# Ankündigungen
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/ankuendigungen

In dem Bereich Ankündigungen kannst Du über Neuheiten informieren.

## Ankündigungen schalten

Veröffentliche Ankündigungen für alle Nutzer in Deiner Plattform. Eine neue Ankündigung wird allen Benutzern angezeigt und eignet sich ideal, um wichtige Informationen, Updates oder Hinweise zentral zu kommunizieren. Füge dafür eine deutsche und eine englische Version aus, die je nach Spracheinstellung den Nutzern angezeigt wird. Optional kannst du einen Link hinterlegen, der zu einer passenden Seite führt.

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  <img alt="Ankündigungen in der AI Suite einstellen." />
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# Agenten
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/assistants

Mit den Agenten-Metriken erhältst Du Informationen über die Nutzung der verschiedenen Assistenten im Unternehmen.

## Agenten-Metriken

Im Bereich **„Agenten“** innerhalb der Administration bekommst Du eine umfassenden Übersicht über alle Agenten Deines Unternehmens. Du siehst auf einen Blick, welche Agenten am meisten genutzt werden, wer sie erstellt hat und für welche Nutzer sie sichtbar sind. Die Ansicht lässt sich individuell anpassen – Du kannst selbst bestimmen, welche der sieben Spalten angezeigt werden und in welcher Reihenfolge die Agenten gelistet sind. So behältst Du immer den Überblick und kannst die Daten nach Deinen Interessen sortieren, zum Beispiel wie im gezeigten Bild nach der Nutzeranzahl.

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  <img alt="Assistentenmetriken Übersicht " />
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# Branding
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/branding

Unter Branding kannst Du die optischen Gestaltung der AI Suite nach der Corporate Identity (CI) Deines Unternehmens konfigurieren.

## **An Corporate Identity (CI) anpassen**

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  <img alt="Übersicht der Branding-Seite in den Systemeinstellungen" />
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Passe die Oberfläche der AI Suite an das Erscheinungsbild Deines Unternehmens an. Dabei hast Du folgende Parameter zur Verfügung, die Du nach Deinen Vorstellungen individualisieren kannst:

* **Name**: Ändere den Namen der Plattform, um ihn an Deine Marke anzupassen. “AI Suite” ist unser Anwendungsname der Software, aber Dir sind keine Grenzen gesetzt, einen eigenen und für Dein Unternehmen passenden Namen zu wählen.
* **Farben**: Du kannst die Farbpalette der Benutzeroberfläche so einstellen, dass sie mit Deinem Corporate Design übereinstimmt. Sämtliche Felder und Buttons erscheinen dann in Deinem gewählten Farbschema.
* **Logo**: Indem Du Dein Unternehmenslogo in der Software hochlädst, kannst Du die Software noch weitreichender branden.


# Chats
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/chats-metrics

Mit den Metriken erhältst Du umfassende Statistiken zum Nutzungsverhalten in der AI Suite. Durch visuelle Grafiken und tagesaktuelle Daten kannst Du auf einen Blick sehen, wie häufig die AI Suite verwendet wird und wie sich die KI-Adoption in Deinem Unternehmen entwickelt. Metriken gliedern sich in die **Übersicht** und die **Assistenten**.

## Nutzungsstatistiken im Zeitverlauf

In der Übersicht werden alle relevanten Nutzungsdaten anschaulich visualisiert. Das Balkendiagramm zeigt die Entwicklung verschiedener Kennzahlen auf einer Zeitachse. Rechts oben kannst Du den betrachteten Zeitraum flexibel bis zu 365 Tage in die Vergangenheit konfigurieren, sowie die zeitliche Aggregation der Daten auswählen- täglich, monatlich oder jährlich. Standardmäßig werden Gesamteingabe- und Ausgabetokens, hochgeladene Dateien, Nachrichtenanzahl, erstellte Chats, eingesparte Zeit (Stunden) und eindeutige Nutzer für **alle Assistenten** Deines Unternehmens angezeigt. Über die Filterfunktion kannst Du einzelne Assistenten auswählen und die Daten gezielt für diese analysieren.

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  <img alt="Metriken Übersicht Gesamtansicht" />
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# Unternehmen
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/company

In dem Bereich Unternehmen kannst Du Dein Unternehmen beschreiben und so den Kontext für KI-Antworten definieren.

## Verhalten der KI anpassen

Du kannst das Chat-Verhalten der KI steuern, indem Du einen globalen System-Prompt hinterlegst. Dieser gibt Kontext über Dein Unternehmen und definiert, wie die KI auf Anfragen reagieren soll, damit Du die Kommunikation an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen kannst. So stellst Du ein allgemein gültiges Verhaltensmuster sicher, das die Normen und Werte Deines Unternehmens berücksichtigt und unpassende Antworten verhindert.

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  <img alt="Unternehmes-Prompt hinterlegen." />
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# Datenverwaltung
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/datamanagement

In dem Bereich Datenverwaltung kannst Du die Speicherdauer der Daten verwalten.

## Datenverwaltung und Chat-Speicherung

Du entscheidest, wie lange die Chat-Historie gespeichert wird – wähle zwischen 4 Wochen und 48 Monaten. So behältst Du als Administrator die volle Kontrolle. Im Sinne der DSGVO werden Daten nur so lange aufbewahrt, wie nötig. Es werden ausschließlich Chats gelöscht, die innerhalb des festgelegten Zeitraums nicht genutzt wurden. Chats, die vom Nutzer wiederverwendet werden, bleiben bestehen. Ausgenommen davon sind favorisierte und geteilte Chats, die dauerhaft erhalten bleiben.

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  <img alt="Datenverwaltung konfigurieren in der AI Suite." />
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# Glossar
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/glossary

In dem Bereich Glossar kannst Du ein Unternehmensweites Glossar pflegen, welches über alle Chat-Interaktionen hinweg berücksichtigt wird.

## Glossar erstellen

Ein globales Glossar in der AI Suite sorgt dafür, dass alle Assistenten zentrale Fachbegriffe einheitlich verstehen und verwenden. So lassen sich z.B. Produktnamen, juristische Begriffe oder interne Abkürzungen zentral pflegen und Missverständnisse vermeiden. Mit dem Feature „Aus Datei generieren“ kannst Du dazu einfach Dokumente hochladen, die KI extrahiert automatisch relevante Begriffe und Definitionen und erstellt daraus Glossareinträge.

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  <img alt="Glossar Erstellen" title="Glossar Erstellen" />
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# Gruppen
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/gruppen

In dem Bereich Gruppen kannst Du Nutzergruppen erstellen und verwalten.

## Nutzergruppen

In der Gruppenverwaltung kannst Du Gruppen zum strukturierten Teilen von Ressourcen erstellen und verwalten. Im oberen Bereich legst Du neue Gruppen an, indem Du einen Gruppennamen vergibst und optional direkt Mitglieder hinzufügst. Leere Gruppen sind ebenfalls möglich und können später jederzeit ergänzt werden. Im unteren Bereich siehst Du alle bereits vorhandenen Gruppen im System inklusive ihrer Mitglieder. Über das Aktionsmenü kannst Du Nutzer bestehenden Gruppen hinzufügen oder wieder entfernen.

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  <img alt="Nutzergruppen erstellen und verwalten." />
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# Microsoft SQL-Server
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/integrations/microsoft-SQL-server

Binde MSSQL-Datenbanken an Deine AI Suite an und erweitere so den Datenzugriff.

Durch die Integration erhält die AI Suite Zugriff auf die Datenbankinhalte, kann Abfragen durchführen und die Daten weiterverarbeiten.

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  <img alt="Integration eines Microsoft SQL-Servers." />
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* **Integrationsname:** Wähle einen Name für Deine Integration
* **Host:** Der Hostname oder IP Adresse des SQL Server Rechners
* **Benutzername:** Name des Datenbankbenutzers
* **Passwort:** Passwort des Datenbankbenutzers
* **Datenbank:** Name der Datenbank
* **Port:** Der Port, über den die Datenbank erreichbar ist (Standardwert für MSSQL-Datenbanken: 1433). Dieser greift nur, sofern kein Instanzname gesetzt ist.
* **Instanzname:** Bezeichnet eine benannte SQL Server-Instanz auf einem Host-Rechner
* **Verbindung testen:** Bei erfolgreichem Test werden die verfügbaren Tools der Integration angezeigt. Die Integration kann nur verwendet werden, wenn der Test erfolgreich abgeschlossen wurde.


# Overview
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/integrations/overview

Binde deine IT-Systeme an die AI Suite an und greife in Echtzeit auf Deine Daten zu. Verbinde hierfür Datenbanken, Wikis mit der AI Suite oder crawle Website und lade diese Daten in eine Wissensdatenbank.

Unter **Integrationen** kannst Du externe IT-Systeme, Wikis und Datenbanken mit der AI Suite verbinden, Daten aus verschiedenen Quellen nutzen und KI tief in Deine Geschäftsprozesse integrieren. An dieser Stelle lassen sich bestehende Integrationen verwalten und neue hinzufügen.

## Übersicht aller aktiven Integrationen

In diesem Bereich siehst Du alle Integrationen, die bereits aktiviert sind. Hier kannst Du bestehende Integrationen bearbeiten oder entfernen.

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  <img alt="Intergationen Übersicht aller aktiven Integrationen" />
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## Neue Integration hinzufügen

Um eine Integration hinzuzufügen, klicke auf **Integration hinzufügen** und folge den Anweisungen für die Einrichtung.

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  <img alt="Neue Integration hinzufügen" />
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### Integration über Model Context Protokoll (MCP)

Dank dem Model Contect Protokoll kannst Du eine Vielzahl externer Tools in der AI Suite nutzen und Deinen KI-Assistenten als Tool zur Verfügung stellen. Sofern eine Applikation einen MCP-Server als Schnittstelle anbietet, kannst Du diese mit der AI Suite verbinden und auf diese Daten zugreifen. Mittlerweile bieten zahlreiche Softwareunternehmen MCP-Server an, z.B. Hubspot, Linear, Jira, und viele mehr.

Darüber hinaus entwickeln und hosten wir auch eigene MCP-Server. In Zukunft ermöglichen wir die Integration beliebiger MCP-Server, ohne dass diese von uns vorgegeben werden. Dadurch kannst Du beliebige Tools mit der AI Suite verbinden.


# Postgres Datenbank
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/integrations/postgres-database

Binde Postgres-Datenbanken an Deine AI Suite an und erweitere so den Datezugriff.

Durch die Integration erhält die AI Suite Zugriff auf die Datenbankinhalte, kann Abfragen durchführen und die Daten weiterverarbeiten.

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  <img alt="Integration einer Postgres-Datenbank." />
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* **Integrationsname:** Wähle einen Name für Deine Integration
* **Host:** Die URL, unter der die Datenbank erreichbar ist
* **Benutzername:** Name des Datenbankbenutzers
* **Passwort:** Passwort des Datenbankbenutzers
* **Datenbank:** Name der Postgres-Datenbank
* **Zusätzliche URL-Parameter:** Parameter, die an die Host-URL angehängt werden. Der Query String Separator muss dabei nicht hinzugefügt werden (Beispielswert: sslmode=require).
* **Verbindung testen:** Bei erfolgreichem Test werden die verfügbaren Tools der Integration angezeigt. Die Integration kann nur verwendet werden, wenn der Test erfolgreich abgeschlossen wurde.


# Sharepoint
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/integrations/sharepoint

Durch die Integration von SharePoint werden die Daten auf unserem Server dupliziert und in einer Wissensdatenbank zusammengeführt. Diese steht den Assistenten als Datenbasis zur Verfügung.

Dies geschieht, indem die Inhalte automatisch in kleinere Abschnitte (Chunks) unterteilt werden, sodass sie mittels Retrieval-Augmented-Generation (RAG) effizient von Large Language Models (LLMs) verarbeitet werden können. Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du Deinen Sharepoint anbindest.

## Schritt 1: AI Suite als Application in Azure Entra ID anlegen

Navigiere zunächst innerhalb des Azure-Portals zu **Microsoft Entra ID**. Dies ist der zentrale Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst von Microsoft. Jede sichere Interaktion, sei es durch einen Benutzer oder eine Anwendung, wird hier verifiziert.

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  <img alt="Sharepoint Entra-ID." />
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### Neue App registrieren

Innerhalb von Entra ID wählst Du den Bereich **"App registrations" (Anwendungsregistrierungen)**. Mit einem Klick auf **"+ New registration" (Neue Registrierung)** initiierst Du formal die Erstellung einer neuen Identität.

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  <img alt="Sharepoint New-Application." />
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  <img alt="Sharepoint New-Registration." />
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### Die Attribute der neuen App definieren

Dies ist der entscheidende Schritt der Konfiguration, bei dem Du die fundamentalen Eigenschaften der Anwendungsidentität festlegst:

* **Name:** Gebe der Anwendung einen eindeutigen Namen bspw.: `synsugar AI Suite`.
* **Supported account types (Unterstützte Kontotypen):** Hier definierst Du den Geltungsbereich der Zugriffsberechtigung. Die Auswahl "Accounts in any organizational directory (Any Microsoft Entra ID tenant - Multitenant)" \*\*\*\*ermöglicht es, dass sich neben internen Mitarbeitern auch Benutzer aus anderen Unternehmen mit ihrem eigenen Firmen-Login an dieser Anwendung anmelden können. So kann beispielsweise Kunden, IT-Freelancern oder externen Beratern Zugriff gewährt werden.
* **Redirect URI (Umleitungs-URI):** Dies ist eine entscheidende Sicherheitsmaßnahme. Nachdem der Authentifizierungsprozess erfolgreich war, leitet das System den Benutzer (und den kryptografischen Beweis der erfolgreichen Anmeldung) an diese exakte Adresse weiter. Dies stellt sicher, dass die "Login-Bestätigung" nicht an eine falsche Entität gesendet wird.

Mit dem Klick auf **"Register"** wird diese Konfiguration bestätigt und die digitale Identität formal geschaffen.

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  <img alt="Sharepoint App-Registration." />
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### Zugriff auf die neue App über App ID und Directory ID

Nach der Registrierung stellt Dir Azure die essenziellen Identifikatoren zur Verfügung. Hierbei handelt es sich sozusagen um die Ausweisnummern Deiner Anwendung:

* **Application (client) ID:** Dies ist die öffentliche, eindeutige Kennung der Anwendung. Wenn Deine Anwendung eine Anfrage an SharePoint stellt, wird diese anhand der ID identifiziert.
* **Directory (tenant) ID:** Dies ist die eindeutige Kennung Deiner Organisation (Deines "Mandanten") in Azure.

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  <img alt="Sharepoint Application-ID." />
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## Schritt 2: API Permissions für die neue App geben

Innerhalb der App Registration (Anwendungsregistrierung) navigierst Du nun zum Menüpunkt **"API permissions" (API-Berechtigungen)** um die damit verbundenen Rechte festzulegen.

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  <img alt="Sharepoint API-Permissions." />
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### Spezifische Rechte und Berechtigungen der neuen App zuweisen

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  <img alt="Sharepoint Rights and Permissions." />
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1. **`Die Anfrage (Add a permission):`** Du hast eine neue Berechtigung für die Anwendung angefordert. Konkret hast Du für die **Microsoft Graph API**– die zentrale programmatische Schnittstelle zu allen Microsoft 365-Daten – eine Berechtigung beantragt.
2. **`Die spezifische Berechtigung (Sites.Read.All):`**
   * **Sites:** Der Geltungsbereich ist SharePoint-Websitesammlungen ("Site Collections").
   * **Read:** Die erlaubte Operation ist ausschließlich lesender Zugriff. Die Anwendung kann Daten abrufen, aber nicht verändern, erstellen oder löschen.
   * **All:** Der Umfang ist global. Die Anwendung darf auf *alle* Websitesammlungen innerhalb des Mandanten zugreifen. Dies ist eine sehr weitreichende Berechtigung.
3. **`Der Berechtigungstyp (Type: Application):`** Dies ist eine der wichtigsten logischen Unterscheidungen.
   * **Application-Permission (Anwendungsberechtigung):** Die Anwendung agiert mit ihrer eigenen Identität, unabhängig von einem angemeldeten Benutzer. Sie funktioniert wie ein Dienst oder ein automatisierter Prozess im Hintergrund. Die Berechtigung `Sites.Read.All` gilt absolut für die Anwendung selbst. Dies ist typisch für eine KI-Suite, die beispielsweise Inhalte für eine unternehmensweite Suche indizieren soll.
   * **Delegated-Permission (Delegierte Berechtigung):** (Hier nicht gewählt) Die Anwendung könnte im Namen eines angemeldeten Benutzers handeln. Ihre effektiven Rechte wären die Schnittmenge aus den Rechten der App und den Rechten des Benutzers.
4. **`Die administrative Zustimmung (Grant admin consent / Status: Granted):`** Aufgrund der Mächtigkeit von Anwendungsberechtigungen (insbesondere `...All`Berechtigungen) ist eine explizite Zustimmung durch einen Administrator erforderlich.
   * Ein normaler Benutzer kann diese Art von Recht nicht erteilen.
   * Der Klick auf **"Grant admin consent for synsugar.com"** ist der formale Akt, bei dem ein Administrator mit entsprechenden Privilegien diese Berechtigung im Namen der gesamten Organisation bestätigt.
   * Der Status **"Granted for synsugar.com"** mit dem grünen Häkchen ist der unwiderrufliche Beweis, dass diese Autorisierung für den gesamten Mandanten erteilt wurde.

## Schritt 3: **Client Secret konfigurieren**

1. **Navigation:** Innerhalb der Anwendungsregistrierung navigierst Du zum Menüpunkt **"Certificates & secrets"**. Dies ist die Sicherheitszentrale für die Anmeldeinformationen Deiner Anwendung.
2. **Aktion:** Klicke auf **"+ New client secret"**. Damit startest Du den Vorgang, um ein neues, geheimes Passwort (einen "Schlüssel") für Deine Anwendung zu erzeugen.

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  <img alt="Neuen Client-Secret erzeugen." />
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Nachdem Du dem Geheimnis eine Beschreibung und eine Gültigkeitsdauer gegeben haben (z.B. 24 Monate), wird es vom System generiert. Das Ergebnis siehst Du in diesem Bild:

* **Description (Beschreibung):** Ein Name zur internen Zuordnung, hier "AI Suite Client".
* **Expires (Läuft ab):** Das Datum, an dem dieses Passwort automatisch ungültig wird. Dies ist eine wichtige Sicherheitsfunktion, die eine regelmäßige Erneuerung der Schlüssel erzwingt.
* **Value (Wert):** **Dies ist die wichtigste Information auf dieser Seite.** Es ist das eigentliche, geheime Passwort, das Deine Anwendung zur Authentifizierung benötigt.
* **Secret ID:** Dies ist nur eine öffentliche Kennung für das Geheimnis selbst (quasi die "Seriennummer des Passworts"), nicht das Passwort.

**WICHTIGER SICHERHEITSHINWEIS:** Der Wert unter **"Value"** wird **nur ein einziges Mal** direkt nach der Erstellung angezeigt. Er muss sofort kopiert und sicher gespeichert werden. Im nächsten Schritt, der Konfiguration Deiner `synsugar AI Suite`, wird genau dieser Wert in das Feld `Secret` eingefügt. Sobald Du diese Seite verlassen, kann der Wert nie wieder eingesehen werden.

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  <img alt="Client-Secret kopieren." />
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## Schritt 4: Sharepoint Integration anlegen

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  <img alt="Einen neuen SharePoint integrieren." />
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**Integrationsname:** Dies ist ein frei wählbarer Name für diese spezifische Verbindung (z.B. "SharePoint Marketing" oder "Unternehmensweites Dokumentenarchiv"). Er dient lediglich der Organisation und Identifikation innerhalb der `synsugar AI Suite`, falls Sie später mehrere unterschiedliche SharePoint-Integrationen einrichten möchten.

**Application-ID:** Hier fügst Du die zuvor erhaltene"Application (client) ID" ein. Dies ist die öffentliche Kennung. Deine Suite teilt damit dem Microsoft-Anmeldesystem mit: "Ich bin die Anwendung mit der ID xyz."

**Secret:** Füge den Wert des "Client Secret" ein, den Du im Azure-Portal unter "Certificates & secrets" für Deine Anwendung generiert hast. Dies ist das geheime Passwort der Anwendung. Nachdem die Suite sich mit ihrer Application-ID identifiziert hat, beweist sie mit diesem Secret kryptografisch, dass sie tatsächlich die legitime Inhaberin dieser ID ist. Dies stellt die Authentizität sicher.

**Tenant-ID:** Hier ergänzt Du die "Directory (tenant) ID”. Diese spezifiziert die exakte Microsoft-Organisation (Dein Unternehmen), bei der sich die Anwendung authentifizieren soll. Sie teilt dem System mit: "Ich möchte mich bei der Organisation mit der Kennung abc anmelden."


# Website-Crawling
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/integrations/website-crawling

Ergänze, durch das Einrichten von Website-Crawling, Deine Wissensdatenbank um gezieltes Wissen. 

Website-Crawling hilft Dir, Informationen strukturiert von einer Website in eine Wissensdatenbank zu übertragen. Die Inhalte werden einmalig von der Website geladen, anschließend in kleinere Abschnitte (Chunks) unterteilt und in der ausgewählten Wissensdatenbank indiziert. Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, kann die KI auf die Inhalte der Wissensdatenbank mittels Retrieval-Augmented-Generation (RAG) zugreifen.

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  <img alt="Website-Daten mit einer Wissensdatenbank verbinden." />
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* **Integrationsname:** Wähle einen Name für diese Integration.
* **URL:** Die Webadresse, die vom System systematisch durchsucht und indiziert werden soll, um die Inhalte in die Wissensdatenbank der AI Suite zu integrieren.
* **Rekursives Crawlen:** Links, die der Cralwer auf der Website findet, werden ebenfalls besucht und gecrawlt. Rekursiv bedeutet, dass der Prozess fortlaufend weitergeht.
* **Crawl-Tiefe:** Bestimmt, wie tief die rekursive Suche durchgeführt wird (10 = 10 Links).
* **Ziel-Wissensdatenbank:** Die Wissensdatenbank, in der die gecrawlten Informationen gespeichert und verwaltet werden. Hier kannst Du entweder eine bereits bestehende Wissensdatenbank wählen oder eine neue erstellen.
* **Ordner-Präfix:** Name des Ordners in der Wissensdatenbank, in dem die gecrawlten Inhalte gespeichert werden.


# Wissen
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/knowledge

Wichtige Unternehmensdaten können in Wissensdatenbanken gespeichert und verwaltet werden. So eine Datenbank kannst Du manuell mit hochgeladenen Dateien oder über die Anbindung eines IT-Systems füllen. Verknüpfe anschließend dieses Wissen mit Deinen Assistenten, damit sie auf Deine Daten zugreifen können.

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  <img alt="Wissensdatenbank Startbildschirm" />
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## Übersicht bestehender Wissensdatenbanken

Im Bereich **Wissen** erhältst Du eine Übersicht aller verfügbaren Wissensdatenbanken. Dazu zählen Deine selbst erstellten, aber auch alle, die mit Dir geteilt wurden. Hier kannst Du bestehende Datenbanken einsehen und deren Details bearbeiten, indem Du darauf klickst.

## Neue Wissensdatenbank anlegen

Oben in der Übersicht findest Du die Option **Wissensdatenbank erstellen**. Dort kannst Du eine neue Datenbank anlegen, die Du zunächst definierst und beschreibst und anschließend mit Daten füllst.

### Wissen einen Namen und Beschreibung geben

Im ersten Schritt gibst Du der Datenbank einen klaren **Namen**, der ihren Zweck beschreibt. Ergänze eine **Beschreibung**, um den Inhalt und die Funktionalität zu erklären. So weißt Du jederzeit, was Du in der Datenbank hinterlegt hast und ermöglichst Anderen, die ebenfalls darauf zugreifen dürfen, das Wissen schnell effizient nutzen zu können. Wenn Du fertig bist, kannst Du die Wissensdatenbank oben rechts erstellen.

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  <img alt="Wissensdatenbank erstellen" />
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### Daten manuell hochladen

Beim Hinzufügen von Dateien zur Wissensdatenbank kannst Du Dateien manuell hochladen und direkt speichern. Ob Du die Dateien allgemein zur Wissensdatenbank hinzufügst oder gezielt in einem bestimmten Unterordner speicherst, bleibt Dir überlassen. Um eine Datei hinzuzufügen, klicke auf **Dateien** und wähle anschließend **Dateien Hochladen** aus.  Diese Funktion erleichtert Dir die Organisation und Verwaltung Deiner Inhalte.

### Daten per API ins Wissen laden

Unter **API** findest Du alle relevanten Informationen, um Daten über eine technische Schnittstelle in Deine Wissensdatenbank zu laden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn du sehr viele Dateien auf einmal in eine Wissensdatenbank importieren willst.

Wenn Du eine neue Wissensdatenbank erstellst, wird automatisch eine **Wissens-ID** und ein **API-Schlüssel** angelegt. Kopiere diese beiden Informationen und füge sie in Deinen Programmcode ein. Jetzt bist Du bereit, Deine Wissensdatenbank per API mit Deinen Daten zu befüllen.

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  <img alt="Wissensdatenbank API Anbindung" />
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## Alle vorhandenen Dateien einsehen

Unter **Dateien** siehst du alle Dateien, die in Deiner Wissensdatenbank erfolgreich hochgeladen wurden und Dir nun zur Verfügung stehen. Anhand des Status kannst Du sehen, ob die Indizierung Deiner Dokumente bereits abgeschlossen ist. Dateien, die gerade noch indiziert werden, haben den Status `Pending`. In der Übersicht siehst Du außerdem, wann eine Datei hochgeladen wurde und welche Dateigröße sie hat. Mit Klick auf die drei Punkte kannst Du Dir die ganze Datei anzeigen lassen oder herunterladen.

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  <img alt="In die Wissensdatenbank importierte Dateien überprüfen" />
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Direkt daneben findest Du den Tab **Unvollständige Daten**. Hier werden alle Dateien gelistet, die entweder noch nicht fertig indiziert sind oder, die nicht korrekt verarbeitet werden konnten. Falls Du eine Datei in der Übersicht mit den erfolgreich verknüpften Dokumenten vermisst, findest Du sie möglicherweise hier. Analysiere die fehlerhaften Dateien, um herauszufinden, warum diese nicht ins Wissen indiziert werden konnten. So kannst Du schnell dafür sorgen, dass alle notwendigen Dateien in der Wissensdatenbank landen.

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  <img alt="Überprüfung unvollständiger Dateien" />
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## Dein Wissen mit Anderen teilen

Mit dem integrierten Rechtemanagement kannst Du die Zugriffsrechte Deiner Wissensdatenbank individuell anpassen. Du hast die Möglichkeit, Rechte entweder global für alle Nutzer oder gezielt für einzelne Personen oder Gruppen zu vergeben.

Nachdem Du Deine Wissensdatenbank angelegt hast, erreichst Du über den **„Geteilt“-Button** die Übersicht zur Verwaltung der Freigaben. Dort kannst Du entscheiden, ob die Datenbank global freigegeben werden soll, sodass sie für jeden sichtbar und nutzbar wird, oder ob Du eine gezielte Freigabe wünschst. Bei der gezielten Freigabe kannst Du entweder einzelne Nutzer unter **„Nutzerzugriff“** oder bestimmte Gruppen unter **„Gruppenzugriff“** auswählen.

Nach der Auswahl legst Du die Bearbeitungsrechte fest. Mit der Option **„Betrachter“** erlaubst Du es Nutzern, die Datenbank ausschließlich einzusehen, ohne Änderungen vornehmen zu können. Wählst Du die Option **„Bearbeiter“**, erhalten die Nutzer das Recht, Inhalte hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Mit der Berechtigungsstufe **„Eigentümer“** überträgst Du die vollständige Kontrolle, sodass die Person die Datenbank nicht nur bearbeiten, sondern auch weiter teilen kann, als hätte sie die Datei selbst erstellt.

Mit diesem flexiblen Rechtemanagement stellst Du sicher, dass nur die richtigen Personen den passenden Umfang an Zugriff auf Deine Wissensdatenbank erhalten.

## Assistenten mit Wissen verknüpfen

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  <img alt="Assistenten mit einer Wissensdatenbank verknüpfen." />
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Du kannst Deine Assistenten direkt mit Wissensdatenbanken verbinden, sodass sie diese als Wissensgrundlage nutzen. Die Verknüpfung erfolgt über die Einstellungen des Assistenten und ist in wenigen Schritten abgeschlossen.

Öffne zunächst die **Einstellungen** des Assistenten und navigiere zum Bereich **„Tools“**. Dort findest Du die Option **„Interne Wissensdatenbanken“**. In diesem Abschnitt kannst Du gezielt die Wissensdatenbanken auswählen, die der Assistent nutzen soll. Nach der Verknüpfung greift der Assistent automatisch auf die hinterlegten Informationen zu und integriert sie bei Bedarf in seine Antworten.

[Assistenten](https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants) <Icon icon="bot" />

## Persönliches Wissen

Jeder Nutzer hat außerdem seine persönliche Wissensdatenbank. Diese ist nur für Dich und Du erhältst so maximal personalisierte Antworten der AI Suite. Du entscheidest selbst, auf welche persönlichen Dateien Dein Assistent zugreifen darf.

## Vorteile

Eine korrekte Einrichtung der Wissensdatenbanken ist essentiell für die optimale Funktionsweise Deiner Assistenten. Mithilfe der Schnittstelle kannst Du so jederzeit **aktuelle** und **vollständige Informationen** an Deinen Assistenten weitergeben, auf die dieser sonst keinen Zugriff hätte. Das ermöglicht Dir eine enge und präzise Zusammenarbeit mit der Künstlichen Intelligenz, da Deine spezifischen Daten und Informationen berücksichtigt werden können, ohne dass sie Deine Cloud verlassen.

In der Konfiguration erhältst Du außerdem einen gut strukturierten Überblick, welche Daten erfolgreich in die Wissensdatenbank integriert wurden und wo Probleme aufgetreten sind. So kannst Du **fehlerhafte Daten** schnell **identifizieren** und **beheben**.

Die Wissensdatenbank bietet außerdem mehr **Effizienz** und Zeiteinsparung bei der Beantwortung von Nutzeranfragen, da sie bei jeder Anfrage von der KI berücksichtigt wird.


# Feedback
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/quality-report

Das Bewertungssystem für KI-Antworten hilft Dir, die Qualität der Antworten einfach einzuschätzen. Gefällt Dir eine Antwort besonders gut, kannst Du sie mit einem Daumen hoch bewerten. Findest Du eine Antwort nicht hilfreich, gib einfach einen Daumen runter. So hilfst Du, die KI immer weiter zu verbessern.

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  <img alt="Übersicht der Qualitätsberichte" />
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## Die Schlüssel-Funktion im Qualitätsbericht

Du kannst im Chat ganz einfach jede Antwort direkt bewerten:

* **Daumen hoch** signalisiert Zufriedenheit mit der Antwort. Wenn Du mit einer Antwort besonders zufrieden warst oder die Antwort Dir weiterhelfen konnte, kannst Du diese positiv bewerten.

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    <img alt="Feedback mittels Daumen Hoch" />
  </Frame>
</div>

* **Daumen runter** weist auf Verbesserungspotenzial hin, zum Beispiel wenn die Antwort Deinen Anforderungen nicht entsprochen hat oder die KI halluziniert, d.h. erfundenes Wissen bezieht. Hier kannst Du optional angeben, was Dir an der Antwort nicht gefallen hat und welche Erwartungen Du hattest.

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  <img alt="User Feedback im Verbesserungsfeld" />
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### Feedback bei negativer Bewertung

Mit jeder negativen Bewertung öffnet sich automatisch ein Textfeld. Hier kannst Du angeben, ob die Antwort unklar, unvollständig oder unpassend war, und schildern, wie die Antwort Deiner Meinung nach verbessert werden könnte. So hilfst Du unserem Entwickler-Team, Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten in der Software zu beheben und die Antwortqualität stetig und nachhaltig zu verbessern.

## Was passiert mit Deinem Feedback?

Dein Feedback spielt eine zentrale Rolle bei der Weiterentwicklung unserer Software. Über die Bewertung mit Daumen-hoch oder Daumen-runter kannst Du spontan und direkt im Chat Rückmeldung zu den Antworten geben. So hast Du die Möglichkeit, Einfluss auf die Qualität der Antworten zu nehmen und die Ergebnisse besser an Deine **individuellen Bedürfnisse** anzupassen.

Jedes Feedback wird von den Administratoren regelmäßig überprüft und qualitativ ausgewertet. Dabei geht es nicht um automatisiertes Training der KI, sondern um fundierte Analysen, die gezielte Optimierungen der Software ermöglichen. So wird die Qualität der Antworten durch manuelle Anpassungen stetig verbessert. Dein Feedback leistet somit einen wichtigen Beitrag, um die Nutzererfahrung zu optimieren und die Weiterentwicklung der KI voranzutreiben.

## Bedeutung Deines Feedbacks

Deine Rückmeldungen sind essenziell, um Schwachstellen zu identifizieren und Antworten an Deine Anforderungen anzupassen. Mit Deiner Hilfe verbessern wir die KI kontinuierlich.


# Sheets
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/sheets

Mit den Sheets-Metriken erhältst Du Informationen über die Nutzung von Sheets im Unternehmen.

## Sheets-Metriken

In den Sheets-Metriken werden alle relevanten Nutzungsdaten für Sheets anschaulich visualisiert. Das Balkendiagramm ist aufgebaut wie die Chat-Metriken und zeigt die Entwicklung der Sheet-Aktivität über eine Zeitachse. Rechts oben kannst Du den betrachteten Zeitraum flexibel einstellen und Auswertungen für verschiedene Zeiträume zwischen den letzten 7 und 365 Tagen anzeigen. Standardmäßig werden Eingabetokens, Ausgabetokens, verarbeitete Dateien, extrahierte Zeilen, Fehler, eindeutige Nutzer sowie die insgesamt eingesparte Zeit in Stunden angezeigt. Über die Filterfunktion links oben kannst Du einzelne Sheets auswählen und die Nutzung gezielt pro Sheet analysieren.

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  <img alt="Sheets-Metriken Übersicht Gesamtansicht" />
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# Tools
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/tools

Konfiguriere die global verfügbaren Tools für alle Assistenten.

## Tools hinzufügen

Tools ermöglichen eine globale Datenbasis, auf die alle Assistenten zugreifen. So lassen sich beispielsweise unternehmensweit relevante Firmendaten zentral hinterlegen. Änderungen müssen nur einmal gepflegt werden und reduzieren dadurch Fehler sowie Wartungsaufwand.

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  <img alt="Übersicht der Tools-Seite in den Systemeinstellungen" />
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# Nutzer
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/user

In dem Bereich Nutzer kannst Du Benutzerkonten, Rollen und Zugriff auf den Workspace verwalten.

## Nutzer einladen

Über **„Nutzer einladen“** kannst Du neue Personen schnell in den Workspace aufnehmen. Wähle zunächst die passende Rolle aus und füge anschließend eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die Einladungen werden dann direkt an die angegebenen Empfänger versendet.

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  <img alt="Nutzer einladen in der AI Suite." />
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## Nutzerverwaltung

In der Übersicht siehst Du alle Nutzer Deiner Instanz mit Name, E-Mail-Adresse, zugewiesener Rolle, Gruppen und der letzten Aktivität. Du kannst einzelnen Nutzern direkt Gruppen zuweisen und ihre Rechte über die jeweilige Rollenvergabe anpassen. Über den Gruppenfilter lässt sich die Ansicht gezielt auf bestimmte Nutzergruppen eingrenzen, während die Suche das schnelle Auffinden einzelner Personen ermöglicht. So behältst Du jederzeit den Überblick darüber, wer Zugriff hat, welcher Gruppe ein Nutzer angehört und wann zuletzt Aktivität im Workspace stattgefunden hat.

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  <img alt="Nutzerübersicht in der AI Suite." />
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# Nutzer-Metriken
Source: https://docs.synsugar.ai/administration/user-metrics

In dem Bereich Nutzer-Metriken kannst Du benutzerspezifische Details einsehen.

## Nutzungsbericht pro Nutzer

Unter **Nutzer** findest Du eine tabellarische Darstellung der Verbrauchsdaten jedes einzelnen Nutzers. Du kannst die Liste nach spezifischen Kriterien wie `Eingabetoken`, `Erstellte Chats` oder nach Nutzergruppen filtern. Für weiterführende Analysen oder Berichte kannst Du die gefilterten Daten als CSV-Datei exportieren und in anderen Tools weiter nutzen.

Die detaillierte Nutzeranalyse hilft Dir dabei herauszufinden, welche Personen in Deinem Unternehmen viel mit der KI-Plattform arbeiten. Hierüber kannst Du auch Personen identifizieren, die als wichtige Multiplikatoren die Nutzung von KI in den Fachabteilungen fördern können. Gleichzeitig bietet Dir diese Übersicht die Möglichkeit zur Analyse, welche Personen die Plattform noch sehr wenig nutzen und möglicherweise mehr Unterstützung benötigen.

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  <img alt="Nutzungsbericht pro Nutzer." />
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# Kundensupport
Source: https://docs.synsugar.ai/cases/kundensupport

Wiederkehrende Fragen führen zu längeren Wartezeiten und steigern die Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern. Ein KI-Agent kann schnell und zuverlässig Abhilfe schaffen.

### Welche Herausforderungen gibt es im Kundenservice grundsätzlich?

Repetitive Kundenanfragen wie „Wann endet mein Vertrag?“ oder „Wie funktioniert ein Tarifwechsel?“ stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Sie verursachen lange Wartezeiten, überlasten den Support und führen zu Frust bei Kunden wie Mitarbeitenden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Erreichbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit.

Hier kommen KI-Agenten ins Spiel. Sie übernehmen wiederkehrende oder häufige Anfragen  automatisiert und sind daher rund um die Uhr zuverlässig erreichbar. Wie so ein Agent reagiert bleibt dabei allerdings skalierbar.([1](https://www.uipath.com/de/ai/ai-agents))

### Was sind KI-Agenten und wie unterstützen sie den Kundenservice?

KI-Agenten sind intelligente, dialogbasierte Systeme, die auf modernen Sprachmodellen basieren. Sie verarbeiten häufige Kundenanfragen, etwa zu Vertragslaufzeiten oder Tarifwechseln, und liefern präzise, kontextbezogene Antworten. Dazu greifen sie entweder auf Informationen aus internen Wissensdatenbanken zurück oder nutzen direkt die Unternehmenswebsite als Referenz. Die AI Suite ermöglicht eine komfortable und sichere Anbindung dieses Wissens an die Künstliche Intelligenz. So können die Agenten flexibel und faktenbasiert auf unterschiedlichste Fragen reagieren. Darüber hinaus unterstützen sie Kunden aktiv, indem sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen geben oder bei komplexeren Prozessen helfen. Die Nutzung von KI-Agents ermöglicht es, hohe Anfragevolumina gleichzeitig zu bewältigen, ohne Wartezeiten entstehen zu lassen. Durch die Verfügbarkeit des relevanten Wissens verfügen Agenten über dieselben Kompetenzen wie ein menschlicher Kundenservice, liefern aber gleichzeitig deutlichen Mehrwert.([2](https://www.automationanywhere.com/de/rpa/ai-agents))

### Welche Vorteile haben KI-Agenten für Kunden, Mitarbeitende und Unternehmen?

Für **Kunden** bedeuten KI-Agenten vor allem schnellere Reaktionszeiten und eine verlässliche Erreichbarkeit – auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten. Die Antwortqualität bleibt dabei konstant hoch, unabhängig vom Anfrageaufkommen.

Für **Mitarbeitende** reduzieren KI-Agenten die Belastung durch repetitive Routineanfragen, sodass sie sich auf komplexere Anliegen und individuelle Beratung konzentrieren können. So kann mehr Zeit für individuelle Beratung, Eskalationsthemen oder emotionale Kundengespräche geschaffen werden - Bereiche, in denen menschliche Kompetenz besonders gefragt ist.([3](https://www.zendesk.de/blog/tech-companies-control-costs-ai/))

**Unternehmen** profitieren durch die gesteigerte Effizienz und Skalierbarkeit der Servicekapazitäten, ohne zusätzliche Ressourcen aufbauen zu müssen. Dadurch sinken die Betriebskosten deutlich – Studien der Unternehmensberatung McKinsey zeigen, dass der Einsatz von KI die Betriebskosten im Kundensupport um bis zu 40 % reduzieren kann.([4](https://digitaleweltmagazin.de/kundensupport-mit-ki-effizienz-und-zufriedenheit/))

### Was sind Herausforderungen bei KI-Agenten im Kundenservice?

Trotz vieler Vorteile gibt es bei der Implementierung von KI-Agenten auch typische Herausforderungen, die beachtet werden müssen.

Unklare oder falsche Antworten entstehen besonders dann, wenn die Trainingsdaten unpräzise sind oder die Wissensdatenbank nicht stetig aktualisiert wird. Gängige  Sprachmodelle, wie z. B. ChatGPT, verfügen aufgrund ihrer Größe oftmals nicht über entsprechendes Fachwissen in der nötigen Tiefe, weshalb es schnell zu Komplikationen kommen kann. Auch zu allgemeine oder unklare Instruktionen für den KI-Agenten können die Qualität der Antworten beeinträchtigen. Besonders mehrdeutige oder komplexe Kundenanfragen können einen KI-Agenten vor Herausforderungen stellen, wenn aus der Anfrage nicht klar ersichtlich ist, welches Wissen oder welche Informationen herangezogen werden sollen.

Darüber hinaus sollte ein agentischer Ansatz sowohl von Mitarbeitenden eines Unternehmens als auch dessen Kunden akzeptiert werden, um eine produktive Arbeit mit dem Agenten zu garantieren. Mitarbeitende können Unsicherheiten oder Ängste verspüren, durch KI-Systeme ersetzt zu werden, während Kunden mitunter ein unterschwelliges Misstrauen gegenüber automatisierten Antworten verspüren können und sich eher menschliche Betreuung wünschen.

### Welche Lösungen gibt es?

Aus diesen Gründen bedarf es einer durchdachten Herangehensweise an die Arbeit mit KI-Agenten und Fingerspitzengefühl in der Umsetzung eines solchen Ansatzes.

Zunächst sollte die Wissensdatenbank sorgfältig und kontinuierlich mit aktuellen, relevanten Informationen gepflegt werden. Änderungen in den Daten sind automatisch für den Agenten zugänglich, sofern dieser Zugriff auf die entsprechende Wissensdatenbank erhalten hat. Der Zugriff kann in der Agenten-Konfiguration erteilt werden. Klare und präzise Instruktionen helfen außerdem, den KI-Agenten gezielt auf seine Aufgaben zu fokussieren. Zudem sollten regelmäßige Tests mit typischen Kundenfragen durchgeführt werden, um die Antworten auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit zu prüfen. Fehlerhafte Antworten können so analysiert und die Wissensbasis entsprechend verbessert werden.

Um die möglichen Bedenken der Mitarbeitenden oder Kunden aus dem Weg zu schaffen, ist es ratsam, sich der Existenz und Ernsthaftigkeit dieser bewusst zu sein und möglichst transparent über die unterstützende Funktion der KI zu kommunizieren. Gezielte Schulungen für Mitarbeitende mit dem Ziel, die Zusammenarbeit mit Agenten positiv zu besetzen und das Vertrauen aller Beteiligten zu stärken, können zusätzlich Ängste nehmen.([5](https://www.astera.com/de/type/blog/building-a-knowledge-base-rag/))

### Wie funktioniert die Implementierung eines KI-Agent im Kundenservice?

Wer die typischen Herausforderungen kennt, die sich bei der Arbeit mit KI-Agenten im Kundenservice ergeben, kann beim Aufbau eines solchen gezielt gegensteuern. Die folgende Anleitung zeigt Dir, wie Du strukturiert und zielgerichtet vorgehst.

<Accordion title="Erstelle Deinen KI-Agenten im Kundenservice mit der synsugar AI Suite.">
  ### Schritt 1: Erstelle eine Wissensdatenbank

  Erstelle in der synsugar AI Suite unter „Wissen“ eine neue Datenbank  z. B. **„Kundensupport-Wissen“** ([synsugar AI Suite Dokumentation](https://docs.synsugar.ai/admin/knowledge)). Lade dort relevante Inhalte hoch, z. B. FAQ-Dokumente, Vertragsinfos oder Tarifbeschreibungen. Alternativ kannst Du auch eine Live-Verbindung mit Deinem internen Wiki oder einem CRM-System herstellen.

  ### Schritt 2: Designe Deinen KI-Agenten

  Navigiere in der synsugar AI Suite zum Bereich „Assistenten“ ([synsugar AI Suite Dokumentation](https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants)) und erstelle einen neuen Agenten, z. B. **„Support Agent“**. Beschreibe dann ganz grundlegend den Einsatzzweck: z. B. „Dieser Agent beantwortet Kundenfragen zu Tarifwechseln und Vertragslaufzeiten“.

  ### Schritt 3: Konfiguration und Optimierung

  Hier definierst Du die Rolle, Aufgabe und den gewünschten Outcome des Agenten möglichst genau. Das könnte bspw. so aussehen: „Du bist ein spezialisierter KI-Agent für den Kundenservice. Dein Ziel ist es, Kunden bei wiederkehrenden Fragen zu Tarifwechseln, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen effizient zu unterstützen. Dabei greifst Du auf Informationen aus der Website, PDF-Dokumentationen und internen Datenbanken zu. Dein Fokus liegt auf der Bereitstellung präziser, schneller und verständlicher Antworten, um den Kundenservice zu entlasten und die Zufriedenheit der Kunden sicherzustellen“.

  Optional kannst Du Deinem Agenten auch den Zugriff auf einzelne Webseiten ermöglichen. Wenn Du möchtest, dass Dein KI-Agent auf Informationen von öffentlichen Webseiten zugreifen kann, aktiviere das Web Browsing in der Konfiguration und füge die entsprechenden URLs hinzu.

  Die erweiterten Modellparameter ermöglichen Dir zusätzlich präzisere, bzw. vorhersehbarere Antworten des Agenten. Dazu kannst Du die Temperatur anpassen - wir empfehlen hier einen Wert von (0.2). Auch diese Konfiguration ist optional.

  ### Schritt 4: Wissenverknüpfung mit dem KI-Agent

  Verknüpfe die entsprechende Wissensdatenbank in den Einstellungen des Agenten im Bereich **„Tools“** oder erteilte Deinem KI-Agenten direkt Zugriff auf Dein CRM-Tool, wie z.B. Hubspot, um aktuelle Informationen aus dem IT-System wiederzugeben.

  ### Schritt 5: Teste Deinen Agenten

  Teste beispielhafte Anfragen wie: „Wie kann ich meinen Tarif wechseln?“ oder „Wann endet mein Vertrag?“ und evaluiere so die Performance Deines Agenten. Sind Angaben noch nicht spezifisch genug, ändere die Anweisungen der Rolle am Besten weiter ab oder überprüfe die Wissensdatenbank sowie hinterlegte Links auf Richtigkeit und Präzision.

  ### Schritt 6: Freigabe

  Wenn Du mit Deinem Assistenten zufrieden bist, kannst Du ihn mit dem Kundensupport-Team teilen und entsprechende Bearbeitungsrechte vergeben. Setze den Agenten entweder auf „Privat” oder „Öffentlich” und passe je nach Bedarf an.

  ### Schritt 7: Überwachung und Optimierung:

  Im Bereich „Metriken“ kannst Du Statistiken wie Erfolgsquoten, Häufigkeit der Nutzung oder Antwortzufriedenheit der Nutzer analysieren.

  Wichtig: Aktualisiere die Informationen in der Wissensdatenbank regelmäßig und passe im Zweifel damit einhergehend die Instruktionen an.

  **Du hast Interesse diesen KI-Agent in Aktion zu sehen?** Schreib uns eine Email oder buche Dir hier direkt Deinen Demo Termin. ([Kontakt](https://www.synsugar.ai/de/contact))
</Accordion>

### Wie funktioniert die Einführung des Kundenservice KI-Agenten?

Die erfolgreiche Einführung eines KI-Agenten im Kundenservice erfordert einen strukturierten Roll-out-Prozess. Dieser ist nicht nur rein technisch, sondern auch organisatorisch. Bewährt hat sich ein gestuftes Vorgehen, das mit einer internen Testphase beginnt. In dieser Phase erhalten ausgewählte Support-Mitarbeitende Zugriff auf den Agenten, um typische Anfragen zu simulieren, Feedback zu geben und die Qualität der Antworten zu bewerten. So lassen sich frühzeitig Schwächen erkennen und Optimierungen vornehmen, bevor der Agent für alle nutzbar wird. Nach der Pilotphase erfolgt der Roll-out schrittweise über zentrale Supportkanäle wie Website, App oder Live-Chat. Es muss sichergestellt werden, dass der KI-Agent nach der Testphase für das gesamte Support-Team verfügbar ist. Nichtsdestotrotz können klare Berechtigungen fest gelegt werden, wer den Agenten bearbeiten darf.([6](https://www.pwc.ch/en/publications/2022/Customer_Service_Engagement_Studie_PwC.pdf.)),([7](https://www.tiq-solutions.de/ki-agenten-einfuehren/))

### Wie lässt sich der Erfolg eines Kundenservice KI-Agenten messen?

Die Erfolgsmessung basiert klassischerweise auf wichtigen Kennzahlen wie der durchschnittlichen Bearbeitungszeit (AHT), der Kundenzufriedenheit (CSAT) und der Quote der Problemlösungen beim Erstkontakt (First-Contact-Resolution).

Besonders wichtig ist die **durchschnittliche Bearbeitungszeit (Average Handling Time, AHT)**, da sie zeigt, wie effizient der Agent Anfragen beantwortet. Eine kurze Bearbeitungszeit deutet in der Regel auf optimierte Prozesse und eine effektive Automatisierung hin.

Ebenfalls zentral ist die **Kundenzufriedenheit (Customer Satisfaction Score, CSAT)**, die sich durch kurze Feedback-Abfragen messen lässt. Sie liefert Hinweise darauf, wie gut die Antworten des Agenten angenommen werden –z. B. in Bezug auf Verständlichkeit, Relevanz und Nutzerfreundlichkeit.

Die **First-Contact-Resolution (FCR)** gibt Auskunft darüber, wie oft Anliegen bereits beim ersten Kontakt vollständig gelöst werden. Eine hohe FCR-Quote spricht für gut strukturierte Inhalte und eine leistungsfähige Wissensbasis.

Nutze außerdem **Metriken**, um die Leistung des KI-Agenten zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern und beobachte die **Nutzungsrate** des KI-Agenten. Diese sollte auch im Verhältnis zu anderen Support-Kanälen analysiert werden. Eine geringe Nutzung kann auf Integrationsprobleme, geringe Sichtbarkeit oder Akzeptanzhürden hinweisen.

Solche Kennzahlen helfen, Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen – sei es durch die gezielte Weiterentwicklung der Wissensbasis, eine Überarbeitung des Agenten und dessen Instruktionen oder Anpassungen in der Nutzerführung.([8](https://www.eesel.ai/blog/ai-powered-customer-service-metrics-how-to-optimize-efficiency-satisfaction-and-loyalty?utm_source=chatgpt.com))

### Wie können KI-Agenten den Kundenservice revolutionieren ?

KI-Agenten sind heute weit mehr als einfache FAQ-Bots. Moderne Systeme liefern bereits heute personalisierte Antworten und passen sich – basierend auf Nutzerkontext und Interaktionshistorie – dynamisch an individuelle Kundensituationen an.([9](https://www.markopolo.ai/post/how-ai-powered-whatsapp-chatbots-enhance-customer-experience?))

Ein bedeutender Entwicklungsschritt ist die **proaktive Kundenansprache**: KI-Agenten erkennen mögliche Anliegen, bevor Kund:innen überhaupt aktiv werden und senden eigenständig passende Hinweise oder Hinweise auf Angebote. So eine proaktive Kundenansprache könnte bspw. bei Vertragsfristen oder potenziellen Problemen greifen.([10](https://www.kommunicate.io/blog/predictive-analytics-proactive-customer-support/?))

Mit Blick auf die **kanalübergreifende Nutzererfahrung** tauchen KI-Agenten heute bereits in beliebten Messaging-Diensten wie WhatsApp auf. Dort nutzen sie Predictive Analytics, um proaktiv auf Lieferverzögerungen oder Bestell-Updates hinzuweisen. So entsteht ein nahtloses Kundenerlebnis über alle Touchpoints hinweg.([11](https://mimin.io/whatsapp-chatbot-customer-journey/?))

Durch den Einsatz dieser Technologien entwickeln sich KI-Agenten zu einem integralen Bestandteil des Kundenservice-Ökosystems: Sie gestalten nicht nur moderne Interaktionen mit, sondern helfen auch, Supportkosten zu senken und Serviceprozesse effizienter zu handhaben.([12](https://blog.webex.com/customer-experience/ten-ways-ai-is-revolutionizing-customer-service-in-2025/?)),([13](https://blog.omnichat.ai/predictive-customer-service-anticipating-needs-with-ai/?))

**Du möchtest erfahren, wie Du mit der AI Suite Deinen Kundenservice optimieren kannst?** Dann buche Dir hier direkt Deinen Demo Termin. ([Kontakt](https://www.synsugar.ai/de/contact))


# Überblick
Source: https://docs.synsugar.ai/cases/ueberblick

Wie lässt sich KI in verschiedenen Abteilungen effektiv anwenden? Hier erhätst Du einen Überblick über mögliche Use Cases.

## Service

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kundensupport" icon="hand-heart">
    Wiederkehrende Fragen wie "Wie funktioniert ein Tarifwechsel?" oder "Wann endet  meine Vertragslaufzeit?" überlasten den Kundenservice, führen zu längeren Wartezeiten und steigern die Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern. Ein KI-Assistent beantwortet solche Standardfragen eigenständig, indem er Informationen direkt von der Website oder aus Dokumentationen verarbeitet. Dadurch werden Anfragen schneller bearbeitet, der Kundenservice entlastet und die Kundenzufriedenheit nachhaltig gesteigert. ([Use Case Kundensupport ](https://docs.synsugar.ai/cases/kundensupport))
  </Accordion>

  <Accordion title="Lieferantenauskunft" icon="truck" />

  <Accordion title="Reklamationsmanagement" icon="package-x">
    Das klassische Reklamationsmanagement ist häufig geprägt von langen Bearbeitungszeiten und begrenzter Erreichbarkeit. Zudem treten immer wieder aufgrund von Unzufriedenheit der Kund:innen Konflikte auf, wobei Mitarbeiter:innen verbalen Attacken ausgesetzt sein können.

    Ein KI-Agent im Reklamationsmanagement kann die Qualität im Reklamationsmanagement erheblich verbessern. Der KI-Agent steht 24/7 als erster Ansprechpartner für die Kunden zur Verfügung. Er strukturiert eingehende Reklamationen, dokumentiert diese und leitet sie an die richtige Stelle im Unternehmen weiter. Die KI kann die Emotionen des Kunden optimal lesen und empathisch auf die Reklamation des Kunden reagieren. Zusätzlich kann der KI-Agent autonom entscheiden, wann weitere Informationen notwendig sind und diese eigenständig beim Kunden erfragen. In Standardfällen kann der KI-Agent sogar eigenständig ein Ersatzteil bestellen oder den Versand eines neuen Produkts an den Kunden veranlassen. Auf diesem Weg werden Reklamationen schneller abgearbeitet und eine zufriedenstellende Lösung für den Kunden gefunden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Terminkoordination" icon="calendar-clock">
    Im Kundenservice ist die effiziente und reibungslose Koordination von Terminen ein essenzieller Bestandteil für ein positives Kundenerlebnis. Häufig führen Terminabsprachen jedoch zu Wartezeiten am Telefon und unnötigen administrativen Belastungen für das Team.

    Mit einem **Voice AI-Agenten zur Terminkoordination** wird dieser Prozess wesentlich automatisierter und kundenfreundlicher gestaltet. Die natürlich klingende, KI-Stimme nimmt eingehende Anrufe entgegen, erfasst Terminwünsche und beendet das Gespräch mit der Zusicherung, dass sich das Team um alles kümmert und sich melden wird. Nachdem der Termin geprüft wurde, erhält der Kunde bei Annahme eine Bestätigungs-SMS mit allen relevanten Details. Sollte der gewünschte Termin nicht verfügbar sein, wird ein Rückruf durch einen Mitarbeiter initiiert.\
    Dieser smarte Ansatz gewährleistet die Annahme der Anrufe von Kund:innen , wodurch bei diesen ein professioneller und zuvorkommenden Eindruck hinterlassen wird.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Vertrieb

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Lead Qualifizierung" icon="target">
    Im Vertrieb zählt nicht die Menge der Gespräche, sondern die Qualität. Das Ziel ist, mit den richtigen potenziellen Kunden zu sprechen. Lead-Qualifizierung hilft dabei, festzustellen, ob ein Lead dem idealen Kundenprofil entspricht. Dieser Prozess kann jedoch viel Zeit kosten und den Vertriebsablauf verlangsamen.

    Mit ([**Sheets**](https://docs.synsugar.ai/essentials/sheets)) aus der **synsugar AI Suite** kannst Du Leads nach festgelegten Kriterien bewerten und die Ergebnisse übersichtlich in eine Tabelle einfügen. Die KI von Sheets extrahiert nicht nur Daten aus Dokumenten, sondern ergänzt auch Informationen, wie zum Beispiel eine allgemeine Bewertung der Leads. Auf Grundlage vorhandener Daten erstellt die KI eine neue Spalte und bewertet, wie gut ein Lead zum idealen Kundenprofil passt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Sales Coach" icon="rocket">
    Vertriebsmitarbeiter fragen sich oft, wie sie den nächsten Schritt im Verkaufsprozess optimal gestalten können. Welcher Kunde ist jetzt am wichtigsten? Welche Aktion bringt mich näher ans Ziel? Und welche Botschaft erzielt die gewünschte Wirkung? Ohne klare Struktur oder bei Unsicherheiten kann es passieren, dass ein Lead nicht optimal angesprochen wird und es dadurch nicht zum Abschluss kommt.

    Ein KI-Sales Coach in der **synsugar AI Suite** erstellt in Echtzeit gezielte Empfehlungen und fungiert als kluger Sparringspartner. Die KI analysiert unternehmensspezifische Daten aus dem angebundenen CRM-Tool, z.B. den aktuellen Status im Vertriebsprozess und bisherige Kundeninteraktionen. Darauf basierend schlägt die KI die passenden nächsten Schritte vor, wie zum Beispiel einen Anruf, ein individuelles Angebot oder eine erneute E-Mail zum nachfassen und unterstützt bei der entsprechenden Ansprache.
  </Accordion>

  <Accordion title="Angebotserstellung" icon="file-pen">
    Viele Mitarbeiter im Vertrieb fangen bei der Angebotserstellung immer wieder bei null an. Obwohl bereits zahlreiche ähnliche Angebote in der Vergangenheit erstellt wurden, werden diese oft nicht erneut genutzt oder sind schwer auffindbar. Das führt zu doppelter Arbeit, verschenkter Zeit und einer inkonsistenten Struktur in den erstellten Dokumenten.

    Mit der **synsugar AI Suite** und dem Feature ([**Canvas**](https://docs.synsugar.ai/essentials/canvas)) gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Canvas ermöglicht es, bestehende Templates und frühere Angebote schnell zu finden und als Grundlage zu nutzen. Die KI erkennt relevante Inhalte aus der Datenbank und schlägt passende Bausteine vor. So können Vertriebsmitarbeiter Angebote effizient erstellen, die auf bewährten Vorlagen basieren, und sich darauf verlassen, dass sie professionell und vollständig sind. Das spart Zeit und sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität der Angebote.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kundendatenanalyse" icon="book-user">
    Das Entscheidende im Vertrieb ist das tiefe Verständnis des Kunden. Doch oft fehlen Vertriebsmitarbeitern alle relevanten Informationen, um schnell Entscheidungen zu treffen. Das liegt daran, dass Kundendaten fragmentiert oder schwer zugänglich sind. Die Suche nach der Historie, offenen Deals oder ausstehenden Angeboten kostet zusätzlich wertvolle Zeit.

    Mit einem KI-Assistenten in der **synsugar AI Suite** können alle wichtigen Kundeninformationen in Sekundenschnelle abgerufen werden. Die KI sammelt Daten aus verschiedenen angebundenen Systemen, wie dem CRM, E-Mails oder anderen internen Datenbanken, und stellt diese in einer verständlichen Form dem Nutzer zur Verfügung. Dadurch wird ein schneller Überblick über Bestellhistorien, aktuelle Leads oder potenzielle Abwanderungsrisiken ermöglicht. Verkaufschancen können so besser priorisiert und Kundenbeziehungen gezielt ausgebaut werden.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Personalabteilung

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Recruiting" icon="user-round-search">
    Die Erstellung von einer Vielzahl an Stellenanzeigen ist aufwendig und zeitintensiv vor allem dann, wenn unterschiedliche Abteilungen individuelle Anforderungen haben. Neue Anzeigen müssen regelmäßig von Grund auf formuliert werden, was zu einem hohen Arbeitsaufwand und einer uneinheitlichen Außenwirkung führt.

    Ein KI-Assistent in der **synsugar AI Suite** kann hier Abhilfe schaffen. Dieser ist an die interne HR-Software angebunden und kann so auf bereits erstellte Stellenanzeigen der jeweiligen Abteilung zugreifen. Im Stil der entsprechenden Abteilung generiert die KI neue Ausschreibungen, die zudem auf die Spezifikationen der neuen Position zugeschnitten sind. Zusätzlich erleichtert die Canvas Funktion die Überarbeitung, indem sie es ermöglich direkt Anpassungen im Text vorzunehmen. So sparen HR-Teams wertvolle Zeit und stellen sicher, dass Stellenanzeigen professionell, konsistent und zielgerichtet erstellt werden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Arbeitsverträge" icon="file-user" />

  <Accordion title="Onboarding" icon="heart-handshake">
    Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist entscheidend für einen erfolgreichen Einstieg, aber auch oft mit vielen Fragen verbunden. Mitarbeiter wollen wissen, welche Dokumente sie einreichen müssen, wie Prozesse ablaufen oder wo sie bestimmte Informationen finden können. Dieses Hin und Her kostet Zeit und belastet die Personalabteilung.

    Ein KI-Assistent in der **synsugar AI Suite** macht das Onboarding kurzweilig und personalisiert möglich. Der Assistent beantwortet typische Fragen zu Prozessen, Aufgaben und benötigten Dokumenten direkt – basierend auf einer integrierten Wissensdatenbank und FAQ-Liste und stellt zudem noch Querverweise zu verwandten Themen und Fragestellungen her. So werden neue Kollegen optimal auf ihre neue Rolle im Unternehmen vorbereitet, sie können eigenständig auf die für sie relevanten Ressourcen zugreifen und das ganze macht auch noch viel Spaß. Das sorgt für einen reibungslosen Start ins Unternehmen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Reisekostenabrechnung" icon="tickets-plane" />
</AccordionGroup>

## Controlling & Finance

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Rechungsprüfung" icon="receipt-euro" />

  <Accordion title="Erstellung von Finanzreports" icon="chart-no-axes-combined" />

  <Accordion title="Compliance Check" icon="file-check-2" />
</AccordionGroup>

## Marketing & Kommunikation

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Social Media Content" icon="film" />

  <Accordion title="Medien Monitoring" icon="scan-eye" />

  <Accordion title="Prüfung auf Corporate Identitiy" icon="badge-check" />
</AccordionGroup>

## IT

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Self-Service Helpdesk" icon="briefcase-medical" />

  <Accordion title="FAQ-Bot für Softwaretools: Usern Schritt-für-Schritt-Hilfen bieten" icon="bot-message-square" />
</AccordionGroup>

## Management

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Entscheidungsvorlagen aufbereiten " icon="file-chart-column" />

  <Accordion title="Protokolle & To-dos " icon="list-todo" />
</AccordionGroup>

## Prozessmanagement

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wissensmanagement " icon="brain-circuit" />
</AccordionGroup>

## Produktion

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Arbeitsanweisungen " icon="clipboard-list" />

  <Accordion title="Qualitätsmanagement " icon="shield-check" />

  <Accordion title="Schichtübergaben " icon="arrow-down-up" />

  <Accordion title="Automatisierte Dokumentation " icon="list-restart" />

  <Accordion title="Erstellung automatisierter Übergaberapporte " icon="folder-sync" />
</AccordionGroup>


# Changelog
Source: https://docs.synsugar.ai/changelog

Entdecke alle neuen Funktionen in unserem Changelog.

<Update label="v2.34.0" description="2026-05-07">
  ## Neue Features

  ### Mistral-small-latest für semantisches Routing

  Für das semantische Routing von bspw. der Ausgabesprache, Agent und Reasoning-Level, wird jetzt mistral-small-latest verwendet.

  ### Vereinfachen der Modelkonfiguration

  Die Modellkonfiguration für Admins wurde vereinfacht. „Auto Best“ verwendet jetzt standardmäßig GPT 5.4 und GPT 5.5 steht neu in der Modellauswahl zur Verfügung. In Cloud-Tenants wird die Modellkonfiguration zentral verwaltet, während sie in Single-Tenant-Setups weiterhin durch Admins gesteuert werden kann. Werden Modelle deaktiviert, werden betroffene Assistenten und Sheets automatisch einem passenden Auto-Modus zugeordnet. Zusätzlich weisen Warnungen auf noch verwendete Modelle hin. Darüber hinaus werden Modellkosten jetzt in Dollar angezeigt. In der Modellübersicht wurde Filtern und zusätzlichen Informationen reduziert.
</Update>

<Update label="v2.33.0" description="2026-05-05">
  ## Neue Features

  ### Neue Anmeldung und Passwortwiederherstellung

  System-E-Mails wurden angepasst und die Authentifizierungsprozesse verbessert.  One-Time-Tokens werden für Invites, Password-Recovery und Magic Links verwendet. Dadurch werden ungültige oder fehlerhafte Links verhindert und der Login- bzw. Einladungsprozess funktioniert zuverlässiger.

  ### Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA)

  Die Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) wurde aktiviert. Dadurch wird der Anmeldeprozess zusätzlich abgesichert und der Schutz von Benutzerkonten erhöht.
</Update>

<Update label="v2.32.1" description="2026-05-04">
  ## Neue Features

  ### Umbennenung der Assistenten

  Assistenten werden in der AI Suite nun als Agenten bezeichnet.

  ### KI-Konversationsstarter in Chats hinzugefügt

  In Chats stehen jetzt KI-Konversationsstarter zur Verfügung. Nutzende können eigene Konversationsstarter anlegen und verwenden, um den Einstieg in typische Aufgaben gezielt an ihre Bedürfnisse anzupassen. Wenn keine Eingabe gemacht wird, werden automatisch passende Vorschläge für Einstiegsfragen und nächste Schritte angezeigt, um schneller und gezielter mit der AI Suite zu arbeiten.

  <Frame>
    <img alt="Konversationsstarter in der AI Suite v2.32.1" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.32.0" description="2026-04-29">
  ## Neue Features

  ### Entfernen der Websuche Konfigurationsmöglichkeiten

  Statt frei zwischen Serper, Exa oder Google Custom Search zu wählen, wird der verwendete Websuchdienst nun zentral vorgegeben.

  ### Default Assistent Fixierung

  Der Standardassistent wird in der Assistentenübersicht jetzt immer an erster Stelle angezeigt. So ist der wichtigste Assistent schneller sichtbar und leichter zugänglich.
</Update>

<Update label="v2.31.0" description="2026-04-28">
  ## Neue Features

  ### Glossarüberarbeitung

  Die Verwaltung längerer Glossare wurde deutlich vereinfacht. Einträge können jetzt sowohl in den Assistenten-Glossaren als auch in globalen Admin-Glossaren per Checkbox in einem Schritt gesammelt gelöscht werden.

  <Frame>
    <img alt="Vereinfachte Glossarnutzung in der AI Suite v2.31.0" />
  </Frame>

  ### Einführung von Gruppenverwaltung

  In der AI Suite steht jetzt eine Gruppenverwaltung zur Verfügung. Administratoren können Gruppen anlegen, verwalten und Nutzende diesen Gruppen zuordnen. Über Gruppen lassen sich Ressourcen wie Assistants, Prompts, Sheets oder Knowledges gezielt mit mehreren Personen teilen, was Kollaboration und Zugriffssteuerung deutlich vereinfacht.

  <Frame>
    <img alt="Vereinfachte Glossarnutzung in der AI Suite v2.31.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.30.0" description="2026-04-23">
  ## Neue Features

  ### Assistentenwechsel innerhalb eines Chats

  Es ist nun möglich, innerhalb eines laufenden Chats zwischen verschiedenen Assistenten zu wechseln. Nutzer können im Gespräch nahtlos auf einen anderen Assistenten umstellen, ohne einen neuen Chat starten zu müssen. Das sorgt für mehr Flexibilität, bessere Spezialisierung und eine effizientere Zusammenarbeit.

  <Frame>
    <img alt="Assistentenwechsel in einem Chat der AI Suite v2.30.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.29.0" description="2026-04-22">
  ## Neue Features

  ### Update der Modellauswahl

  Sonnet 4.5 wurde in der Modellauswahl durch die neue Version Sonnet 4.6 ersetzt, um von verbesserten Modellfähigkeiten zu profitieren.
</Update>

<Update label="v2.28.0" description="2026-04-21">
  ## Neue Features

  ### Überarbeite ModelLauswahl

  Der Dialog zur Modellauswahl wurde überarbeitet und auf eine kuratierte Auswahl weniger, schneller und leistungsstarker Frontier-Modelle reduziert. Zusätzlich stehen nun Auto-Modelle („fast“ oder „best“) zur Verfügung, sodass bei Bedarf keine manuelle Modellwahl mehr nötig ist.

  <Frame>
    <img alt="Neue Modellauswahl in der AI Suite v2.28.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.27.0" description="2026-04-20">
  ## Neue Features

  ### Wissen zeigt verknüpfte Assistenten

  In Wissensbasen werden nun alle verknüpften Assistenten angezeigt. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Assistenten eine bestimmte Wissensbasis verwenden und wo Änderungen an Inhalten Auswirkungen haben.

  <Frame>
    <img alt="Assistentenverknüfung in Wissen angezeigt in der AI Suite v2.27.0" />
  </Frame>

  ### Sicherheitsupdate

  Die AI Suite Version 2.27 kommt mit einem neuen Sicherheitsupdate. (CVE-2026-41242)
</Update>

<Update label="v2.26.0" description="2026-04-16">
  ## Neue Features

  ### Passwortänderung

  Benutzerpasswörter lassen sich jetzt direkt aktualisieren, ohne Wiederherstellungs-E-Mail zu verwenden.
</Update>

<Update label="v2.25.0" description="2026-04-15">
  ## Neue Features

  ### Bilder hochladen in Sheets

  In Sheets können nun auch Bilder hochgeladen werden, zum Beispiel abfotografierte Dokumente. Die KI extrahiert daraus die relevanten Inhalte und gibt sie strukturiert in der Tabelle aus.

  <Frame>
    <img alt="Bilder in Sheets hochladen in der AI Suite v2.25.0" />
  </Frame>

  ### Modell zur Glossar Erstellung entkoppelt

  Die Glossar-Generierung wurde verbessert: Statt das jeweils konfigurierete Assistentenmodell zu verwende, kommt nun einheitlich für die Funktion "Glossar aus Dateien generieren", GPT-5-mini zum Einsatz. So bleiben Geschwindigkeit und Qualität der Glossare konsistent und sind nicht mehr von der konkreten Aufgabe des Assistenten abhängig.

  ### Neue Vertex Claude Modelle

  Neue Vertex AI Claude-Modelle wurden angebunden: Opus-4.6 und Sonnet-4.6  stehen nun in der synsugar AI Suite als weitere Modelloptionen zur Verfügung.

  ### Verbesserung der Administration Sidebar

  Die Administrations-Sidebar wurde neu strukturiert und übersichtlicher gegliedert. Die Einstellungen sind jetzt in klar getrennte Bereiche unterteilt: Zugriff (z. B. Nutzer), Anpassungen (Branding, Unternehmen, Glossar, Tools, Wissensbasen), Nutzung (Chats, Assistenten, Sheets, Nutzer-Metriken, Integrationen, Feedback) und Einstellungen (Modelle, Web Search, Übersetzung, Datenverwaltung). Dadurch lassen sich administrative Aufgaben schneller finden und verwalten.

  <Frame>
    <img alt="Neue Administration sidebar in der AI Suite v2.25.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.24.0" description="2026-04-13">
  ## Neue Features

  ### Sicherheitsupdate

  Die AI Suite Version 2.24 kommt mit zahlreichen Sicherheitsupdates.(CVE-2026-40175), (CVE-2026-39364), (CVE-2026-1528), (GHSA-q4gf-8mx6-v5v3), (CVE-2026-39356), (CVE-2026-39356), (CVE-2026-35209)
</Update>

<Update label="v2.21.0" description="2026-04-09">
  ## Neue Features

  ### Chat starten aus persönlichem Wissen

  Dokumente aus dem persönlichen Wissensbereich können nun direkt ausgewählt und als Grundlage für einen neuen Chat verwendet werden. So lassen sich Unterhaltungen noch effizienter auf eigene Inhalte fokussieren.

  <Frame>
    <img alt="Chat aus persönlichem Knowledge erstellen in der AI Suite v2.21.0" />
  </Frame>

  ### Assistenten Routing

  Standardmäßig ist nun das automatische Assistenten Routing aktiviert und wählt je nach Prompt den passenden Assistenten. Außerdem wurde die Ausrichtung des Assistenten-Pickers angepasst, sodass Auswahl und Darstellung besser mit dem übrigen Interface harmonieren.

  <Frame>
    <img alt="Automatisches Assistent Routing in der AI Suite v2.21.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.20.0" description="2026-04-07">
  ## Neue Features

  ### Neue Landingpage

  Die bisherige Landingpage wurde entfernt. Nutzer landen nun direkt auf einer neuen Ansicht mit fokussierter Prompt-Eingabe und können ohne Umwege einen neuen Chat beginnen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Landingpage in der AI Suite v2.20.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.19.0" description="2026-03-24">
  ## Neue Features

  ### Neuer Admin-Bereich

  Der Admin-Bereich wurde in einen eigenen Abschnitt ausgelagert und lässt sich über die Kommando-Palette öffnen: `Cmd/Ctrl` + `K` drücken und „Administration“ eingeben, um direkt dorthin zu wechseln.

  <Frame>
    <img alt="Neuer abgegrenzter Adminbereich in der AI Suite v2.19.0" />
  </Frame>

  ### Akustisches Signal bei fertiger Chat-Antwort

  Nach vollständiger Generierung einer Chat-Antwort wird ein kurzer Signalton abgespielt. So lässt sich das Ende der Antwort auch dann erkennen, wenn gerade in einem anderen Tab oder Programm gearbeitet wird.

  ### Selektive KI-Edits im Canvas

  Im Canvas können KI-gestützte Änderungen nun direkt auf ausgewählten Text angewendet werden. Zum markierten Inhalt lassen sich Fragen an die KI stellen, die auf Wunsch gezielt Anpassungen wie Umformulieren, Kürzen oder Erweitern vornimmt, ohne das gesamte Canvas zu verändern.

  <Frame>
    <img alt="Neue selektive AI-Bearbeitung in der AI Suite v2.19.0" />
  </Frame>

  ### Entfernung der gedoppelten Canvas-Ausgabe im Chat

  Prompt-Instruktionen wurden angepasst, sodass Canvas-Ausgaben nicht mehr im Chat dupliziert werden. Dadurch bleibt der Chatverlauf übersichtlicher und frei von redundanten Inhalten.

  ### Wertberechnung für Assistenten und Sheets

  Für Assistenten und Sheets wird nun eine Wertberechnung in Form geschätzter eingesparter Stunden angezeigt. So wird sichtbar, welchen zeitlichen Nutzen der Einsatz eines Assistenten oder Sheets gebracht hat.

  <Frame>
    <img alt="Neue Wertschätzung für Assistenten und Sheets in der AI Suite v2.19.0" />
  </Frame>

  ### Read-only für Canvas geteilte Chats

  In geteilten Chats werden Canvases jetzt schreibgeschützt angezeigt. Inhalte können weiterhin eingesehen, aber nicht mehr versehentlich verändert oder überschrieben werden.

  ### Validierung URL Weiterleitungen

  Weiterleitungs-URLs werden nun validiert, sodass nur noch zulässige Zieladressen für Redirects verwendet werden. Dies erhöht die Sicherheit beim Umgang mit externen Links und Weiterleitungen.

  ### Sicherheitsupdate

  Ebenfalls kommt die AI Suite Version 2.19 mit zahlreichen Sicherheitsupdates. (CVE-2026-26801, CVE-2026-26801, CVE-2026-29063, CVE-2026-27606, CVE-2026-29063, CVE-2026-27606, CVE-2023-30533)
</Update>

<Update label="v2.18.0" description="2026-03-10">
  ## Neue Features

  ### Erweiterung Dokumentenextraktion

  Die Dokumentenextraktion wurde erweitert und unterstützt nun zusätzlich die Office-Dateiformate DOCM, XLSM, PPTM, POTX und POTM. Außerdem werden bei PPTX-Dateien jetzt auch Inhalte aus dem Slide Master extrahiert und in die Verarbeitung einbezogen.

  ### Dokumentenextraktion mit Mistral

  Die Dokumentenextraktion kann jetzt auch über Mistral AI erfolgen. Dadurch stehen zusätzliche, in der EU gehostete Modelle zur Verfügung, um Inhalte aus Dokumenten zu analysieren und in strukturierte Daten zu überführen.

  ### PDF Export for Canvases

  Zusätzlich zu den bestehenden Word Exporten (DOCX) und der Sicherung in den eignen Dateien, sind Canvases nun direkt als PDF exportierbar, und sind so noch einfacher formatgetreu teil- und archivierbar.

  <Frame>
    <img alt="Neuer Canvas pdf Export in der AI Suite v2.18.0" />
  </Frame>

  ### Sicherheitsupdate

  Ebenfalls kommt die AI Suite Version 2.18 mit neuen Sicherheitsupdates.
</Update>

<Update label="v2.17.0" description="2026-03-05">
  ## Neue Features

  ### Mistral-Key integriert

  Absofort nutzen wir unseren eigenen Mistral-Key, um Modellaufrufe zentral und kontrolliert über unsere Infrastruktur abzuwickeln.

  ### Verbesserung Reasoning

  Ein erweiterter Reasoning-Modus wurde aktiviert. Dadurch werden zusätzliche Reasoning-Tokens protokolliert, was eine detailliertere Datengrundlage für Analyse und Optimierung schafft.
</Update>

<Update label="v2.16.0" description="2026-02-25">
  ## Neue Features

  ### Verbesserung Metriken

  In den Metriken können Auswertungen jetzt nach Tag (Standard), Woche oder Monat aggregiert werden. So lassen sich Nutzungsmuster und Trends deutlich besser erkennen und vergleichen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Metrikenfilter in der AI Suite v2.16.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.15.0" description="2026-02-18">
  ## Neue Features

  ### Sheets Analytics Tracking

  Zusätzlich zu den bestehenden Chat-Analytics stehen neue Sheet-Analytics zur Verfügung. Damit können Nutzung und Performance der Sheets detailliert ausgewertet werden.

  <Frame>
    <img alt="Neues Sheets Analytics in der AI Suite v2.15.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.14.0" description="2026-02-18">
  ## Neue Features

  ### Reasoning Token Tracking

  Bisher wurden Reasoning Tokens nicht in der Tokenstatistik berücksichtigt. Ab sofort werden Reasoning Tokens als Teil der Output-Tokens mitgezählt. Dadurch entspricht die ausgewiesene Tokenanzahl genauer der tatsächlichen Modellnutzung und ermöglicht eine transparentere Kosten- und Nutzungsanalyse.
</Update>

<Update label="v2.13.0" description="2026-02-16">
  ## Neue Features

  ### Globales CSV-Daten-Tool

  Administratoren können über Tools im Bereich System global CSV-Dateien hinterlegen. Diese tabellarischen Daten - etwa Kundenlisten oder Teamübersichten - stehen anschließend allen Assistenten als Informationsquelle zur Verfügung und können von ihnen automatisch nach relevanten Begriffen, Namen und Werten durchsucht werden.

  <Frame>
    <img alt="Neues globales CSV-Daten-Tool in der AI Suite v2.13.0" />
  </Frame>

  ### RAG Hybride Suche

  RAG verwendet jetzt standardmäßig die Hybride Suche (Vektor plus Volltext) und benötigt somit keine manuelle Konfiguration mehr.
</Update>

<Update label="v2.12.0" description="2026-02-04">
  ## Neue Features

  ### Verbesserte Performance des Datenanalyse Tools

  Das Datenanalyse Tool wurde deutlich beschleunigt und liefert Auswertungen jetzt spürbar schneller.

  ### Dynamische Reasoning Einschätzung (experimentell)

  Vor jeder Chat Anfrage schätzt nun ein leichtgewichtiges Mistral Modell das benötigte Reasoning Level und kann bei komplexen Fragen automatisch mehr Rechenleistung aktivieren. Für das Feature werden derzeit Latenz und Einsatzszenarien (z. B. zukünftiges Model Routing) evaluiert.
</Update>

<Update label="v2.11.0" description="2026-01-27">
  ## Neue Features

  ### Verbesserte Metriken Übersicht

  Die Metrik Übersicht ist jetzt deutlich kompakter. Sie verbindet zentrale Kennzahlen mit der Metrik Auswahl und führt Einblicke zu einzelnen Assistenten und die Gesamtübersicht in einem gemeinsamen Diagramm zusammen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Metriken-Übersicht in der AI Suite v2.11.0" />
  </Frame>

  ### Standardmodell für Sheets

  Das Standardmodell für Sheets wurde auf GPT-5 aktualisiert.

  ## Eingestellte Features

  ### Änderung der AI-Provider Einstellungen

  Die bisherigen AI-Provider Einstellungen im Models Tab wurden entfernt. Statt eigener Anbindungen per API-Key sehen Admins dort nur noch, welche Provider bereits verfügbar sind. Zukünftig erfolgt die Anbindung und Verwaltung der Provider zentral durch synsugar.
</Update>

<Update label="v2.10.0" description="2026-01-21">
  ## Neue Features

  ### Neue Modelle (Antrophic, OpenAI)

  Die AI Suite unterstützt jetzt mit Claude-4.5-Opus und GPT-5.1 die aktuellsten Modelle, die den Anforderungen des EU Data Zone Standards entsprechen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Modelle Claude-Opus-4.5 und GPT-5.1 in der AI Suite v2.10.0" />
  </Frame>

  ### Verbesserte Canvas Textbearbeitung

  Mit dem neuen Update kannst Du Texte im Canvas jetzt noch effizienter bearbeiten. Markierst Du eine Textstelle oder einzelne Wörter, erscheinen die wichtigsten Formatierungsoptionen nun direkt darüber.

  <Frame>
    <img alt="Fließende Textbearbeitung im Canvas AI Suite v2.10.0" />
  </Frame>

  Diese Funktion kannst Du auch für Tabellen im Canvas nutzen. Markiere einfach eine Stelle in der Tabelle und klicke dann auf das Tabellensymbol in der Leiste, die erscheint.

  <Frame>
    <img alt="Fließende Textbearbeitung in Tabellen im Canvas AI Suite v2.10.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.9.0" description="2026-01-14">
  ## Neue Features

  ### Webzugriff

  Websuche und Webbrowsing wurden zu „Webzugriff“ zusammengeführt. Du findest beide Funktionen jetzt übersichtlich in einem Tool. Die UI ist damit einfacher und klarer, wobei die Funktionalitäten erhalten bleiben, ohne dass Du Dich um die Unterschiede kümmern musst.

  <Frame>
    <img alt="Websuche und Webbrowsing zu Webzugriff zusammengeführt in der synsugar AI Suite v2.9.0" />
  </Frame>

  ### Zitation für hochgeladene Dateien im Chat

  Dateien, die du direkt im Chat hochlädst, werden nun genauso wie Dateien, die einem Assistenten angehängt sind, oder in einem Knowledge liegen zitiert. So behältst Du jederzeit den Überblick darüber, auf welche Abschnitte einer Datei sich eine Antwort bezieht.

  <Frame>
    <img alt="Zitation von im Chat hochgeladenen Dateien in der synsugar AI Suite v2.9.0" />
  </Frame>

  ### Neues Design für das Prompt-Feld

  Auch das Prompt-Feld hat ein Update erhalten, um die Bedienung klarer und noch intuitiver zu gestalten. Die Text-zu-Sprache-Funktion wurde ganz an den rechten Rand verschoben und ist dadurch schneller erreichbar. Das Laden von Prompts findest du jetzt im Dropdown-Menü beim Plus-Symbol. Außerdem wurde der Shortcut **@websearch** entfernt, um Verwechslungen mit **@Datei** zu vermeiden.

  <Frame>
    <img alt="Zitation von im Chat hochgeladenen Dateien in der synsugar AI Suite v2.9.0" />
  </Frame>

  ### Globales Glossar

  Mit dem globalen Glossar können Administratoren zentrale Begriffserklärungen in den Systemeinstellungen hinterlegen. Das globale Glossar steht allen Assistenten zur Verfügung und sorgt so für einheitliche Definitionen im gesamten System. Falls es für einen Begriff sowohl einen Eintrag im globalen als auch im lokalen Assistenten-Glossar gibt, hat die lokale Einstellung Vorrang.

  <Frame>
    <img alt="Globales firmeninternes Glossar in der synsugar AI Suite v2.9.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.8.0" description="2025-12-19">
  ## Neue Features

  ### Canvas-Tabellen Editor

  Mit dem neuen Canvas-Editor können Tabellen im Canvas intuitiv und schnell bearbeitet werden. Sobald die Tabelle im Canvas angeklickt wird, erscheint in der Bearbeitungsleiste ein neues Tabellensymbol. Über dieses Symbol öffnet sich ein übersichtliches Menü mit allen wichtigen Tabellenfunktionen. Dieses Update macht das Arbeiten im Canvas noch effizienter und komfortabler.

  <Frame>
    <img alt="Bearbeite Deine mit Canvas erstellten Tabellen in der synsugar AI Suite v2.8.0" />
  </Frame>

  ### Canvas-Dokumente in Dateien speichern

  Ab sofort kannst Du Canvas-Dokumente direkt in Deinen persönlichen Dateien speichern. Dadurch lassen sich erstellte Canvas-Dateien einfach wiederverwenden. Wähle in einem beliebigen Chat aus Deinen gespeicherten Dokumenten das gespeicherte Canvas Dokument aus und lade es direkt in den aktuellen Chat hoch.

  <Frame>
    <img alt="Speichern eines Canvas in Deinen persönlichen Dateien in der synsugar AI Suite v2.8.0" />
  </Frame>

  ### Assistenten Metriken

  Unter **Metriken** gibt es jetzt einen neuen Bereich **Assistenten**. Dort kannst Du auf einen Blick sehen, wie oft einzelne Assistenten verwendet wurden. Zusätzlich werden für jeden Assistenten folgende Informationen angezeigt: Besitzer, Sichtbarkeit, Anzahl der Nachrichten und Zahl der Nutzer. Dies gibt wertvolle Einblicke in die unternehmensweite Nutzung der Assistenten.

  <Frame>
    <img alt="Assistent Nutzung im Unternehmen einsehen in den Assistenten Metriken in der synsugar AI Suite v2.8.0" />
  </Frame>

  ## Eingestellte Features

  ### Support für Legacy-Office-Dateien

  Mit dem diesem Update wurde die Unterstützung für alte Office-Dateiformate (.doc, .ppt, .xls) entfernt.
</Update>

<Update label="v2.7.0" description="2025-12-09">
  ## Neue Features

  ### Prompt-Formular Icons

  Das Promptfeld bietet jetzt drei neue Icons, die die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit wichtiger Tools erhöhen und damit die Nutzerfreundlichkeit deutlich verbessern. Mit dem Slash-Command-Button können verschiedene Chat-Tools direkt genutzt werden, über das @-Symbol lassen sich Dateien hinzufügen, und mit dem Canvas-Symbol kann das Canvas-Tool aktiviert werden.

  <Frame>
    <img alt="Neue Icons im Promptformular der synsugar AI Suite v2.7.0" />
  </Frame>

  ### Canvas aus Chat-Nachricht

  Mit dieser neuen Funktion kannst Du direkt aus einer Nachricht eines Chats, in dem das Canvas-Tool bisher nicht aktiviert war, ein Canvas mit dem Kontext des Chats erstellen. So kannst Du nahtlos in die kollaborative Arbeit mit der KI einsteigen.

  <Frame>
    <img alt="Erstellen eines Canvas aus einer Chatnachricht in der synsugar AI Suite v2.7.0" />
  </Frame>

  ### Entfernen von veralteten LLMs

  Aufgrund der schnellen Weiterentwicklung der KI-Modelle wurden Gemini-1.5 und Gemini-2.0 entfernt, da ihre Nachfolgermodelle sie in Bezug auf Funktionalität deutlich übertreffen.

  ### Reasoning Output

  Ab sofort bieten die Gemini-Modelle von Google sowie Claude von Anthropic „Reasoning Outputs“. Diese ermöglichen es Dir, den Gedankengang der KI transparent nachzuvollziehen. So kannst Du gezielt Deine Prompts verfeinern, falls die KI beispielsweise aufgrund eines zu allgemeinen Prompts noch nicht das gewünschte Ergebnis liefert.

  <Frame>
    <img alt="Reasoning Output Beispiel in der synsugar AI Suite v2.7.0" />
  </Frame>

  ### Neuer Dateien Bereich

  Mit der Datei-Funktion kannst Du alle Deine in die AI Suite hochgeladenen Dateien zentral einsehen und verwalten.

  <Frame>
    <img alt="Dateien Bereich Ansicht in der synsugar AI Suite v2.7.0" />
  </Frame>

  ### Sicherheitsupdate

  Ebenfalls kommt die AI Suite Version 2.7 mit einem neuen Sicherheitsupdate.
</Update>

<Update label="v2.6.0" description="2025-10-22">
  ## Neue Features

  ### Verbesserte Dateiauswahl

  Durch das Einfügen eines **@** in einen Prompt können Dateien, die bereits einmal in die AI Suite geladen wurden, an dieser Stelle direkt eingebunden werden.

  <Frame>
    <img alt="Dateiauswahl durch @ in dem Textfeld in der synsugar AI Suite v2.6.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.5.0" description="2025-10-15">
  ## Neue Features

  ### Code-Interpreter \[Beta]

  Der Code-Interpreter ermöglicht die Analyse von CSV- und Excel-Dateien. So können Diagramme auf Basis der Daten erstellt und als Bild ausgegeben werden. Zusätzlich sind Datentransformationen möglich, beispielsweise das Erzeugen und Herunterladen neuer CSV-Dateien.

  <Frame>
    <img alt="Code Interpreter in der synsugar AI Suite v2.5.0" />
  </Frame>

  ### Dateien im Chat anzeigen und downloaden

  Durch das Klicken auf eine im Chat angefügte PDF- oder ein Bild-Datei (png,jpg) kann diese angezeigt oder direkt heruntergeladen werden.

  <Frame>
    <img alt="Bilder und PDF Download im Chat in der synsugar AI Suite v2.5.0" />
  </Frame>

  ### Datei-Upload Vereinfachung

  Über das Büroklammersymbol im Textfeld kann nun gewählt werden, ob eine Datei hochgeladen werden soll, die bereits in der Vergangenheit einmal verwendet wurde, oder ob es sich um eine neue Datei handelt.

  <Frame>
    <img alt="Upload von bereits verhandenen oder neuen Daten im Chat in der synsugar AI Suite v2.5.0" />
  </Frame>

  Ebenfalls kann diese Auswahl durch das Einfügen eines Slash-Commands `/`im Textfeld aufgerufen werden.

  <Frame>
    <img alt="Upload von bereits verhandenen oder neuen Daten über Slash-command im Chat in der synsugar AI Suite v2.5.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.4.0" description="2025-10-13">
  ## Neue Features

  ### Assistenten-Instruktionen mit KI optimieren

  In der Assistenten-Konfiguration können die Instruktionen jetzt per KI optimiert werden. Über den neuen Button  `„Mit KI optimieren”` rechts oberhalb der Anweisungen werden diese automatisch überarbeitet und direkt ins Textfeld eingefügt.

  <Frame>
    <img alt="KI optimierte Instruktionen in der synsugar AI Suite v2.4.0" />
  </Frame>

  ### Assistenten-Glossar mit KI aus Datei

  Mit Hilfe von KI ist es absofort möglich ein Glossar für Assistenten aus beliebigen Dateien zu generieren. Einfach auf `„Aus Datei generieren“` klicken, die gewünschte Datei auswählen und die KI übernimmt das Ausfüllen des Glossars.

  <Frame>
    <img alt="Assistenten Glossar durch Dateiupload mit KI füllen in der synsugar AI Suite v2.4.0" />
  </Frame>

  ### Ankündigungsbanner für Admins

  Admins haben jetzt die Möglichkeit über den Bereich **System**, allen Nutzer\*innen über einen Ankündigungsbanner wichtige Informationen mitzuteilen. Der Banner wird oben in der AI Suite angezeigt, lässt sich ausblenden und erscheint dann nicht mehr für die jeweilige Person.

  <Frame>
    <img alt="Kurze Admin-Ankündigungen über einen Banner in der synsugar AI Suite v2.4.0" />
  </Frame>

  <br />

  <Frame>
    <img alt="Ankündigunngsbanner in der synsugar AI Suite v2.4.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.3.0" description="2025-09-22">
  ## Neue Features

  ### GPT-5-Modelle

  Absofort werden auch alle GPT-5-Modelle unterstützt. Für die Assistenten sind GPT-5-nano, -mini und -chat verfügbar, für Sheets können GPT-5-nano und -mini genutzt werden.

  <Frame>
    <img alt="Neue GPT 5 Modelle in der synsugar AI Suite v2.3.0" />
  </Frame>

  ### Bild-Upload im Chat

  In Chats wird jetzt der Upload von PNG- und JPG-Dateien ermöglicht, wodurch Bilder direkt in Unterhaltungen eingebunden werden können.

  <Frame>
    <img alt="Bilder-Upload in Chats wird untertützt in der synsugar AI Suite v2.3.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.2.0" description="2025-08-19">
  ## Neue Features

  ### Tabellen-Export

  Beim Export tabellarischer Daten aus Chat-Tabellen, Sheets oder den Nuzungmetriken, kann nun das Format genau bestimmt werden. Die KOnfiguration umfasst Dateinamen, Dateiformat (Excel oder CSV) sowie das CSV-Trennzeichen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Command Prompt der synsugar AI Suite v2.1.0" />
  </Frame>

  ### Datei-Icons

  Der Dateityp von hochgeladenen oder im Chat referenzierten Dateien ist jetzt deutlich einfacher zu erkennen. Alle unterstützten Dateiformate inkl. Icon sind in folgender Grafik aufgelistet:

  <Frame>
    <img alt="Neue Command Prompt der synsugar AI Suite v2.1.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.1.0" description="2025-08-06">
  ## Neue Features

  ### Command Prompt

  Unsere neue Command Prompt erlaubt den schnellsten Zugriff auf alle Bereiche der AI Suite. Über das Tastenkürzel Strg+K (Cmd+K) auf macOS öffnet sich die Command Prompt, über die man Chats durchsuchen, navigieren und Einstellungen anpassen kann.

  <Frame>
    <img alt="Neue Command Prompt der synsugar AI Suite v2.1.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v2.0.0" description="2025-07-28">
  ## Neue Features

  ### Komplettes Redesign

  Alle Bereiche der AI Suite wurden überarbeitet, vereinfacht und modernisiert. Das Layout und die Sidebar wurden dabei von Grund auf erneuert. Durch die neue Breadcrumb-Navigation ist jetzt immer klar, wo man sich in der App befindet. Die Konfiguration von Assistenten, Promps, Sheets und Knowledges wurde deutlich vereinfacht.

  <Frame>
    <img alt="Neue Design der synsugar AI Suite v2.0.0" />
  </Frame>

  ### Dark Mode

  Der neue Dunkelmodus (Dark Mode) erlaubt eine komplett neue Erfahrung der AI Suite (inbs. Nachts oder in dunklen Umgebungen). Nutzer können das Design individuell anpassen. Standardmäßig wird das Design des Betriebssystems bzw. Browsers übernommen.

  <Frame>
    <img alt="Neuer Dunkelmodus der synsugar AI Suite v2.0.0" />
  </Frame>

  ### Canvas Formatierung + Word-Export

  Um die Ko-Kreation mit KI im Canvas weiter zu vereinfachen, können Nutzer nun umfangreche Textformatierungen nutzen. Zu den Optionen gehören Textgröße, Formatierung (fett, kursiv und unterstrichen), Listen (Stichpunkte und Aufzählungen), Zitate, Codeblöcke und Links. Darüber hinaus gibt es nun auch einen Word-Export im Canvas.

  <Frame>
    <img alt="Neue Canvas-Formatierung und Word-Export der synsugar AI Suite v2.0.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.14.0" description="2025-07-08">
  ## Neue Features

  ### Gemini- und Claude-Modelle in der EU

  Ab sofort können viele neue Modelle über Vertex AI von Google Cloud angebunden werden. Das umfasst sowohl Gemini-Modelle von Google sowie Claude-Modelle von Anthropic. Mit diesem Update können all diese Modelle sicher innerhalb der Europäischen Union betrieben und genutzt werden.

  <Frame>
    <img alt="Unterstützung für Vertex AI in der synsugar AI Suite v1.14.0" />
  </Frame>

  ### Neue Modellauswahl

  Um die Auswahl des richtigen Modells für alle Nutzer einfacher zu gestalten, haben wir die Modellauswahl umfassend überarbeitet:

  * Modelle erhaltem Beschreibungen und umfassendere Informationen.
  * Modelle lassen sich nach Namen, Anbieter, Größe und Fähigkeiten filtern.

  <Frame>
    <img alt="Neue Modellauswahl der synsugar AI Suite v1.14.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.13.0" description="2025-06-30">
  ## Neue Features

  ### Neue Quellen-Seitenleiste

  Alle extern referenzierten Quellen (Websuche, SharePoint, Wissensdatenbank / RAG) werden nun übersichtlich in der neuen Seitenleiste angezeigt. Die Seitenleiste öffnet sich, sobald man auf eine Referenz klickt oder unterhalb der Antwort auf "Quellen anzeigen". Die Quellen sind gruppiert nach "zitierten Quellen" und "weiteren Quellen". Über die Einträge in der Seitenleiste lässt sich direkt zur Quelle springen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Quellen-Seitenleiste der synsugar AI Suite v1.13.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.12.0" description="2025-07-24">
  ## Neue Features

  ### Neue Websuche

  Unsere neue Websuche wurde vollumfänglich verbessert.

  * Es werden deutlich mehr Ergebnisse für die KI-Antwort berücksichtigt.
  * Suchergebnisse und Referenzen werden übersichtlich im Chat angezeigt.
  * Die Suche basiert nicht mehr auf Bing, sondern auf Google, Serper oder Exa.

  <Frame>
    <img alt="Neue Websuche der synsugar AI Suite v1.12.0" />
  </Frame>

  <Frame>
    <img alt="Neue Websuche der synsugar AI Suite v1.12.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.11.0" description="2025-06-16">
  ## Neue Features

  ### Personalisierung / User Memory

  Alle Nutzer können ab sofort individuelle Informationen über sich in den Einstellungen speichern. Dise Informationen dienen dazu, die KI-Antworten so personalisiert wie möglich zu machen. Alle Nutzer können dieses User Memory komplett eigenständig pflegen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Personalisierung / User Memory der synsugar AI Suite v1.11.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.10.0" description="2025-06-11">
  ## Neue Features

  ### Maximale Individualisierung mit unserer neuen System-Ansicht

  Unser Adminbereich erlaubt nun die einfache und schnelle Anpassung an die Corporate Identity (CI) Deines Unternehmens. Passe Logos, Farben, Texte, Wilkommensnachrichten und System Prompts jederzeit einfach über unsere System-Ansicht an.

  <Frame>
    <img alt="Neue System-Ansicht der synsugar AI Suite v1.10.0" />
  </Frame>

  ### Verbesserte Indizierung von SharePoint-Seiten

  Mit einem Update unserer SharePoint-Integration kann die AI Suite nun SharePoint-Seiten im ASPX-Format deutlich besser indizieren. KI-Abfragen die Retrieval-Augmented Generation (RAG) verwenden, werden dadurch erheblich präziser. Zudem verbessert sich die Vorschau der SharePoint-Seiten in der AI Suite.
</Update>

<Update label="v1.9.0" description="2025-06-05">
  ## Neue Features

  ### Multi-Tenant Deployment

  Mit dem neuen Multi-Tenant Deployment kann eine AI Suite Installation mehrere Kunden auf einmal bedienen. Das spart wertvolle Ressourcen wie CPU-Leistung, Arbeitsspeicher und vor allem Strom. 🌱 Das Multi-Tenant Deployment wird ausschließlich für gehostete Instanzen der AI Suite verwendet.
</Update>

<Update label="v1.8.0" description="2025-05-26">
  ## Neue Features

  ### Neue Sidebar

  Unsere Sidebar hat ein umfangreiches Update erhalten: Chats sind jetzt nach letzter Interaktion gruppiert. Die Gruppen lassen sich individuell einklappen. Zudem lassen sich die administrativen Bereiche nun ebenfalls ausblenden.

  <Frame>
    <img alt="Neue Sidebar in der synsugar AI Suite v1.8.0" />
  </Frame>

  ### Web Crawling (beta)

  Mit unser neuen Web Crawling Integration können Crawling Jobs super einfach konfiguriert und gestartet werden. Die gecrawlten Seiten werden im Hintergrund komplett automatisch in eine Wissensdatenbank importiert und für spätere KI-Anfragen indiziert.
</Update>

<Update label="v1.7.0" description="2025-05-16">
  ## Neue Features

  ### Zugriffsrechte für Wissensdatenbanken

  All unsere Wissensdatenbanken können nun ebenso fein-granular mit ausgewählten Nutzern oder Gruppen geteilt werden, wie Prompts, Assistenten und Sheets.

  <Frame>
    <img alt="Neue Zugriffsrechte für Wissensdatenbanken in der synsugar AI Suite v1.7.0" />
  </Frame>

  ### Deutsche Lokalisierung 🇩🇪

  Ab sofort gibt es die synsugar AI Suite auch mit deutscher Lokalisierung. Über das Menü oben rechts kannst Du jederzeit ganz einfach die Sprache zwischen Deutsch und Englisch wechseln.

  <Frame>
    <img alt="Deutsche Lokalisierung in der synsugar AI Suite v1.7.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.6.0" description="2025-05-13">
  ## Neue Features

  ### Canvases

  Unsere Canvases erlauben dir eine einfache und komfortable Bearbeitung von Texten und Code mit KI. Erstelle und Überarbeite Texte in Ko-Kreation. Stelle gezielte Anfragen zur Umformulierung oder nimm selbstständig Änderungen vor. Im Canvas ist eine Versionierung und ein Versionsvergleich der Dokumente integriert.

  <Frame>
    <img alt="Neue Canvases in der synsugar AI Suite v1.6.0" />
  </Frame>

  ### Hybride Suche

  Die hybride Suche erlaubt neben der Suche nach ähnlichen Dokumenten (über Vektor-Distanzen) nun gleichzeitig die Suche nach Schlüsselwörtern. Die KI-Antworten mit Ratrieval-Augmented Generation (RAG) werden dadurch deutlich präziser. Die hybride Suche kann pro Assistent individuell ein- bzw. ausgeschaltet werden.

  <Frame>
    <img alt="Neue hybride Suche in der synsugar AI Suite v1.6.0" />
  </Frame>

  ### Slash Commands

  In der Prompt-Eingabe gibt es nun einen Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen. Hierzu musst Du einfach `/` eingeben. Darauf hin öffnet sich ein Popup mit verschiedene Funktionen wie Canvas, Websearch, Prompt laden und Datei anhängen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Slash Commands in der synsugar AI Suite v1.6.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.5.0" description="2025-05-07">
  ## Neue Features

  ### Neues Analytics-System

  Das neue Analytics-System erlaubt eine einfachere und intuitivere Analyse der Adaption und Nutzung. Es gibt einige neue Metriken, eine Visualisierung als Balkendiagram sowie eine Möglichkeit den Zeitraum der Metriken individuell zu bestimmen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Analytics in der synsugar AI Suite v1.5.0" />
  </Frame>

  ### Dateiauswahl in SharePoint-Integration

  Unsere SharePoint-Integration bietet nun die Möglichkeit, nur ausgewählte Dateien und Verzeichnisse mit unseren Wissensdatenbanken zu synchronsieren. Alle Administratoren können für jede SharePoint-Verbindung nun alle Dateien einsehen und diese einzeln für die Synchronisation (de)aktivieren.

  <Frame>
    <img alt="Neue Dateiauswahl in SharePoint-Integration in synsugar AI Suite v1.5.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.4.0" description="2025-05-05">
  ## Neue Features

  ### Neues Inhaber-Zugriffsrecht

  Neben den bestehenden Rollen Betrachter (Viewer) und Bearbeiter (Editor) lassen sich nun auch sog. Inhaber (Owner) definieren. Inhaber können die Rechte einer Resource verwalten und die Resource zudem löschen.

  <Frame>
    <img alt="Neue Inhaber-Rolle in der synsugar AI Suite v1.4.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.3.0" description="2025-05-05">
  ## Neue Features

  ### Neue Gemini-Modelle

  Ab sofort sind die Gemin-Modelle 2.5 Flash und 2.5 Pro verfügbar.

  <Frame>
    <img alt="Neue Assistenten-Auseahl in der synsugar AI Suite v1.3.0" />
  </Frame>

  ### Neue Assistenten-Übersicht

  Die neue Assistenten-Übersicht macht das Suchen, Filtern und Auswählen des gewünschten KI-Assistenten einfacher und schneller.

  <Frame>
    <img alt="Neue Assistenten-Auswahl in der synsugar AI Suite v1.3.0" />
  </Frame>

  ### Error Reporting und Performance Monitoring

  Die AI Suite sammelt nun Laufzeitfehler und wichtige Performance-Metriken. Wir können Fehler und Defekte dadurch direkt identifizieren und noch schneller fixen.
</Update>

<Update label="v1.2.0" description="2025-04-24">
  ## Neue Features

  ### Zero-Downtime Deployment

  Ab sofort können wir die synsugar AI Suite ohne Unterbrechung upgraden. Mit dem neuen Blue-Green-Deployment wird die AI Suite im Hintergrund aktualisiert, wodurch ein unterbrechungsfreier Betrieb ermöglicht wird.

  ### Neue Provider- und Modell-Auswahl

  Unsere neue Provider- und Modell-Auswahl hat nochmal ein Upgrade erhalten: Alle verfügbaren Modelle können nun auf einen Blick eingesehen und verglichen werden ‒ unabhängig davon ob diese bereits aktiviert sind oder nicht.

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    <img alt="Neue Modellauswahl in der synsugar AI Suite v1.2.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.1.0" description="2025-04-07">
  ## Neue Features

  ### Neue Provider- und Modell-Auswahl

  Ab sofort können Administratoren die Sprachmodelle selbstständig verwalten. Neben den Azure OpenAI-Modellen gibt es jetzt auch Unterstützung für OpenAI, Google Generative AI, Anthropic, Mistral und DeepSeek.

  <Frame>
    <img alt="Neue Modellauswahl in der synsugar AI Suite v1.1.0" />
  </Frame>
</Update>

<Update label="v1.0.0" description="2025-03-26">
  Yay! Nach über 15 Monaten intensiver Entwicklung startet die synsugar AI Suite in die Version 1.0.0. 🥳

  ## Features

  * Privater Chat Workspace für alle Nutzer.
  * Unterstützung aller bekanter Dateiformate (PDF, Word, Excel, Emails, etc.)
  * Individuelle KI-Assistenten für alle Nutzer mit Web Browsing und Web Search.
  * Sheets zur Extraktion strukturierter Daten aus unterschiedlichen Dokumenten.
  * Flexible Wissensdatenbanken für Retrieval Augmented Generation (RAG).
  * Fortschrittliches Loading für PDF- und Word-Dokumente (Semantisches OCR).
  * Zugriffsmanagement für Chats, Prompts, Assistenten und Sheets.
  * Qualitätsbericht zur Bewetung und Verbesserung der KI-Antworten.
  * Analytics zur Messung der Adaption und Nutzung.

  ## Infrastruktur und Administration

  * Hosting auf unserer Cloud-Infrastuktur oder dediziert im Azure-Tenant des Kunden.
  * Anbindung an 60+ Identity Provider (z.B. Entra ID) für Single-Sign-On (SSO).
  * Umfanfreiches Zugriffsmanagement mit Freigaben für ausgewählte Nutzer, Gruppen oder alle.
  * Individualisierung an eigene Corporate Identity (CI) durch Anpassung von Namen, Farben, Domain, Logo.
</Update>


# Agenten
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants

Agenten sind persönliche digitale Helfer, die speziell dafür da sind, wiederkehrende Aufgaben genau nach Deinen Vorgaben auszuführen. Agenten helfen Dir, Deinen Arbeitsalltag zu meisten und Routinearbeiten zu automatisieren. Dadurch gewinnst Du wertvolle Zeit, die Du für andere, relevante Tätigkeiten gut gebrauchen kannst. Hier erfährst Du, wie Du Agenten anlegst und diese effizient verwaltest.

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  <img alt="Seitenleiste mit Assistenten-feature" />
</Frame>

## Einen neuen Agenten erstellen

Oben in der Übersicht kannst Du einen neuen Agenten erstellen.

<Frame>
  <img alt="Assistenten Übersicht Grundansicht" />
</Frame>

## Allgemeine Einstellungen Deines Agenten

Als erstes gibst Du Deinem Agenten einen Namen. Wähle einen Namen aus, der die Aufgabe Deines Agenten am besten beschreibt. Beispielsweise könntest Du Deinen Agenten “Vertragsprüfer” nennen, wenn Du einen Agenten hast, der auf die Prüfung von Verträgen spezialisiert ist.

Oder **“Sales Coach”** wie in diesem Beispiel, wenn Dein Agenten Dich bei Verkaufsthemen beraten soll.

Idealerweise gibst Du Deinem Agenten auch eine kurze Beschreibung, welche konkrete Aufgabe er erfüllt. Diese Beschreibung ist besonders hilfreich, wenn Du mehrere Agenten hast oder Deinen Agenten mit anderen Personen teilen willst.

<Frame>
  <img alt="Assistenten erstellen Allgemein" />
</Frame>

## Konfiguriere Deinen Agenten

Unterhalb der Felder für Namen und Beschreibung des Agenten beginnt die “**Konfiguration**”. Dort legst Du die Funktionalität, das Verhalten und das Wissen Deines Agenten fest. Das beeinflusst, wie sich Dein Agenten später verhält.

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  <img alt="Agenten Konfiguration" />
</Frame>

### Auswahl des passenden LLMs (Large Language Model)

Im nächsten Schritt kannst Du entscheiden, auf welches Modell und von welchem Anbieter Dein Agent zurückgreifen soll. Die Modellauswahl wird durch Deine Administratoren zentral verwaltet. Du musst Dir also keine Gedanken machen, welches Modell in Deinem Unternehmen erlaubt ist.

Jedes LLM hat unterschiedliche Stärken. Welches am sinnvollsten ist, hängt von Deiner konkreten Aufgabe ab. Die Funktion Auto wählt automatisch das derzeit Beste oder Schnellste, in der AI Suite verfügbare, LLM aus. Wenn Du selbst Dein favorisiertes Modell wählen möchtest, findest Du darunter noch eine ergänzende kuratierte Auswahl an schnellen und leistungsstarken Modellen. Du kannst das Modell jederzeit wechseln und dadurch auch einfach ausprobieren, mit welcher Konfiguration Dein Agent die Aufgabe am besten meistert.

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  <img alt="Assistenten Erstellen Modellauswahl" />
</Frame>

### Agenten-Instruktion definieren

Unter Instruktionen definierst Du, wie sich Dein Agent im Chat verhalten soll. Um die Instruktionen möglichst präzise zu formulieren, kannst Du Dich an den folgenden Kriterien orientieren:

1. **Rolle festlegen**: Beschreibe, wer oder was der Agent ist.
   > *Beispiel*: „Du bist der Sales Coach für synsugar. ”
2. **Zweck definieren**: Erkläre, welche Aufgabe der Agent erfüllen soll.
   > *Beispiel*: „Du sollst in Vertriebsfragen für ein SaaS-Produkt beraten. Denke stets wie ein Experte und recherchiere bei Bedarf, um fundierte Empfehlungen geben zu können.“
3. **Schritt-für-Schritt-Anleitung geben**: Nutze klare und strukturierte Anweisungen, die Dein Assistent immer befolgen soll, sobald Du eine Anfrage stellst. Verwende gerne Markdown-Formatierungen (z. B. Listen oder Überschriften), um die Instruktionen übersichtlich zu gestalten.
4. **Erklärung hinzufügen**: Gib zusätzliche Hinweise, um die Funktion des Assistenten zu verdeutlichen oder zu begründen.

<Frame>
  <img alt="Assistenten erstellen Instruktion" />
</Frame>

<Tip>
  Tipp<br />Wenn Du die Instruktion fertiggestellt hast oder unsicher über die Qualität dieser bist, kannst Du den Button **„Mit KI optimieren“** klicken. Deine Instruktion wird dann von der KI gezielt nach Best Practices überarbeitet.
</Tip>

**Glossar erstellen**

Definiere spezifische Begriffe oder Abkürzungen, die der Agent kennen sollte. So vermeidest Du Missverständnisse und kannst firmeninterne Kürzel problemlos in Deinen Prompts verwenden.

<Frame>
  <img alt="Ein Glossar für den Assistenten erstellen" />
</Frame>

<Tip>
  Tipp<br />Nutze die Funktion **„Aus Datei generieren”** und die KI erstellt Dir automatisch Glossareinträge basierenden auf dem Dateiinhalt.
</Tip>

<br />

**URLs hinterlegen**

Gib Links zu Webseiten an, aus denen der Agent Informationen beziehen darf. Für Antworten werden dann zunächst Deine gewünschten Websites abgefragt.

<Frame>
  <img alt="URLs für den Assistenten hinterlegen" />
</Frame>

### Einstellung der erweiterten Parameter

Unter “Erweiterte Parameter” findest Du vier wichtige Parameter, die Du zur Feinabstimmung Deines Agenten nutzen kannst:

* **Temperatur**: Steuere die Vorhersagbarkeit der Ausgabe. Je niedriger der Wert, desto vorhersehbarer ist die Antwort. Je höher, desto zufälliger und kreativer.
* **Maximale Tokens**: Bestimme die maximale Antwortlänge. 100 Tokens entsprechen ungefähr 75 Wörtern. Wenn der Regler auf null gesetzt ist, gibt es keine Beschränkung der Antworttokens.
* **Top p**: Steuere die Vielfalt des generierten Textes. Ein hoher Wert berücksichtigt mehr Wörter, ein niedriger Wert berücksichtigt weniger Wörter.
* **Top n Dokumente**: Definiere die maximale Anzahl an Dokumente, die für die Erstellung der Antwort aus dem Wissensbereich verwendet werden soll.

<Frame>
  <img alt="Parameter von dem Assistenten anpassen" />
</Frame>

## Agenten um Wissen erweitern

### Allgemeine Wissensdatenbanken

Falls Dein Agent auf Unternehmensdaten zugreifen soll, wähle hier die passende Wissensdatenbank aus. Die Wissensdatenbanken werden von Deinen Administratoren verwaltet. Du entscheidet für Deinen Agenten, ob dieser auf bestimmte Informationen zugreifen darf. Wählst Du die Wissendatenbank aus die Deine E-Mail als Namen hat, gibst Du dem Agentenzugriff auf die Dateien, die du unter **"Dateien"** gespeichert hast.

<Frame>
  <img alt="Eine Wissensdatenbank an den Assistenten anbinden" />
</Frame>

<Tip>
  Tipp<br />Für umfangreiche Wissenssammlungen empfiehlt sich, eine Wissensdatenbank anzulegen. Sprich dazu am besten mit Deinen Administratoren.
</Tip>

### Agentenwissen

Du kannst beim Erstellen oder Bearbeiten Deines Agenten Dateien (PDF, Word, Emails, Powerpoint, Excel, Text, Markdown, etc.) hochladen, die speziell zu diesem Agenten gehören. Diese Dateien bilden das agentenspezifische Wissen. Der Agent durchsucht dieses Wissen bei Bedarf per RAG, um nur die für die Anfrage relevanten Inhalte zu verwenden. Das macht Antworten effizienter und besser skalierbar. Dies ist zuzusagen Deine eigene Wissensdatenbank für den Agenten.

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  <img alt="Einem Agenten Dateien anhängen" />
</Frame>

<Tip>
  Tipp<br /> Soll Dein Agent den gesamten Inhalt einer Datei kennen, erwähne sie mit **@** im Chat.
</Tip>

## Agenten-Tools

Aktiviere zusätzliche Funktionen, um die Fähigkeiten Deines Agenten zu erweitern:

### Webzugriff

Mit der Websuche erlaubst Du Deinem Agenten, frei im Internet zu recherchieren. Das ist besonders hilfreich, wenn Du regelmäßig tagesaktuelle Informationen beziehen möchtest. Außerdem ermöglicht es dem Agenten, auf die in den Konfigurationen hinterlegten URLs zuzugreifen.

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  <img alt="Agenten Webzugriff" />
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### Datenanalyse

Durch das Aktivieren des Datenanalyse-Tools kann Dein Agent komplexe CSV- und Excel-Dateien einschließlich mehrerer Tabellenblätter und Formeln zuverlässig analysieren und verarbeiten. Zusätzlich lassen sich an Datensätzen Berechnungen durchführen, aussagekräftige Visualisierungen (Diagramme und Grafiken) erstellen oder aus den Ergebnissen neue Dateien generieren.

<Frame>
  <img alt="Das Datenanalyse-Tool aktivieren" />
</Frame>

### Dateierstellung

Durch die Dateierstellungsfuntkion erlaubst Du dem Agenten PowerPoint-, Excel- und PDF-Dateien zu erstellen.

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  <img alt="Die Funktion Dateierstellung aktivieren" />
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### MCP-Anbindungsmöglichkeiten

Außerdem kannst Du Deinen Agenten mit weiteren externen Tools per MCP-Anbindung verknüpfen. Zukünftig werden neben noch dutzende weitere Tools verfügbar sein und Du wirst Deine eigenen MCP-Server mit der AI Suite verbinden können.

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  <img alt="MCP-Anbindungen im Assistenten aktivieren" />
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## Erleichtere den Einstieg mit Gesprächsanfängen

Gesprächsanfänge bieten hilfreiche Einstiegspunkte für Dich und Andere, die den Agenten nutzen, um eine erfolgreiche Interaktion zu beginnen. Wenn Du hier selbst keine festlegst,übernimmt die KI das im Hintergrund für Dich. Sie erstellt auf Basis deines Prompts passende Gesrpächsanfänge.

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  <img alt="Gesprächsanfänge im Assistenten hinterlegen" />
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**Starter-Prompts hinterlegen:** Benenne in der Überschrift kurz welchen Zweck der Gesprächsanfang verfolgt. Im Nachrichten-Feld kannst Du dann den Prompt verfassen, den der Agent automatisch beantwortet, sobald Du im Chat auf den Gesprächsanfang klickst.

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  <img alt="Beispiel eines Gesprächsanfangs im Assistenten" />
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## Erstelle und speichere Deinen Agenten

Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicke auf „**Agenten erstellen**“, um Deinen Agenten zu speichern. Du kannst Deinen Agenten auch zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten oder anpassen.

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  <img alt="Assistentenerstellung abschließen" />
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## Nutze Deinen Agenten

Öffne ein neues Chat-Fenster und wähle Deinen Agenten oben links im Chat-Fenster aus. Verwende die Gesprächsstarter, um direkt mit Deinem Agenten zu kommunizieren.

### Agenten aus Übersicht starten

Du kannst einen neuen Chat mit Deinem Agenten direkt aus der Agenten-Übersicht starten.

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  <img alt="Assistenten aus Übersicht starten" />
</Frame>

### Agenten direkt im Chat auswählen

Alternativ kannst Du Deinen Agenten auch direkt beim Start eines neuen Chats auswählen und loslegen.

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  <Frame>
    <img alt="Assistenten im Chat auswählen" />
  </Frame>
</div>

## Teile Deinen Agenten mit Anderen

Optional kannst Du Deinen Agenten mit Deinen Kolleg:innen teilen. So könnt ihr den Agenten gemeinsam nutzen und alle von der Unterstützung profitieren. Gehe hierfür in den Bearbeitungsmodus Deines Agenten und klicke rechts oben auf **“Privat”**.

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  <Frame>
    <img alt="Assistenten mit Anderen teilen" />
  </Frame>
</div>

## Agenten suchen, filtern und verwalten

In der Agenten-Übersicht kannst Du nicht nur einen Agenten anlegen, sondern auch nach Agenten suchen, filtern und diese verwalten.

**Was kannst Du alles machen?**

* Hier siehst Du sowohl Deine eigenen als auch die mit Dir geteilten Agenten.
* Suche nach einem Agenten oder nutze die Filteroptionen “Meine Agenten”.
* Wähle zwischen Kachel- und Spaltenansicht für Deine bevorzugte Ansicht.
* Starte Chats oder bearbeite Agenten direkt aus der Übersicht.

### Agenten durchsuchen

Oben rechts kannst Du in der Suchleiste den Namen des gewünschten Agenten eingeben und ihn Dir direkt anzeigen lassen. So sparst Du Zeit, wenn Du viele Agenten verwaltest.

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  <img alt="Nach Assistenten in der Suchleiste suchen" />
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### Agenten filtern

Klicke auf das Feld **"Meine Agenten"**, um nur die von Dir selbst erstellten Agenten anzuzeigen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Du zwischen eigenen und geteilten Agenten unterscheiden möchtest.

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  <img alt="Nach meinen Assistenten filtern" />
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### Ansicht der Agenten anpassen

Du kannst Dir Deine Agenten auf zwei Varianten anzeigen lassen.

**Kachelansicht:** Zeigt die Agenten in einer visuellen, kachelartigen Darstellung. Ideal, wenn Du eine grafische Übersicht bevorzugst.

**Spaltenansicht**: Listet die Agenten in einer tabellarischen Form auf. Perfekt für eine kompakte und strukturierte Darstellung.

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  <img alt="Ansicht der Assistenten anpassen" />
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### Details zu einem Agenten

Wenn Du einen Agenten auswählst, siehst Du den Namen des Agenten, den Ersteller (falls der Agenten mit Dir geteilt wurde) und eine kurze Beschreibung, die erklärt, welchen Zweck der Agenten verfolgt.

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  <img alt="Details zu einem Assistenten ansehen" />
</Frame>


# Canvas
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/canvas

Canvas funktioniert wie ein kollaboratives Word-Dokument. Das Canvas gibt Dir die Möglichkeit, Hand in Hand mit Deinem KI-Assistenten zu arbeiten. Nimm manuelle Änderungen am KI-generierten Text vor oder nutze den Chat, um Deine Änderungswünsche von KI umsetzen zu lassen.

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  <img alt="Chat mit geöffnetem Canvas Layout" />
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## Nutzung des Canvas

Ein Canvas-Dokument lässt sich über drei Arten aktivieren: Entweder über einen Slash-Command oder das Canvas-Symbol im Promptfeld sowie unterhalb eines Chat-Outputs. Durch das Canvas-Tool verlässt Du den ursprünglichen Chat und es öffnet sich die Canvas-Ansicht - ein interaktives und kollaboratives Word-Dokument innerhalb der AI Suite.

### Canvas mit Slash-Command aktivieren

Du startest das Canvas über das Slash-Command Symbol im Promptfeld oder über einen Slash-Command `/canvas`  in der Chat-Nachricht und signalisierst so der AI Suite, dass Du in einem Canvas-Dokument arbeiten möchtest.

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  <img alt="Aktivierung des Canvas Tools mit Slash-Command" />
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### Canvas mit Canvas-Symbol aktivieren

#### **Promptfeld**

Ebenfalls kannst Du das Canvas-Tool durch das Klicken von dem Canvas-Symbol im Promptfeld initieren. Durch erneutes Klicken dieses Buttons deaktivierst Du die Funktion wieder.

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  <img alt="Aktivierung des Canvas Tools über das Canvas-Symbol in dem Promptfeld" />
</Frame>

<br />

<Tip>
  Nützliche Prompts um nach Aktivierung, die Verwendung von Canvas im Chat zu triggern

  * *Erstelle ein Canvas-Dokument mit Nutzungsrichtlinien von KI im Unternehmen ...*
  * *Erstelle einen Business Plan für meine neue Geschäftsidee x in einem Canvas ...*
  * *Erstelle ein Angebot an die Firma Muster GmbH, in einem Canvas, mit folgenden Positionen: ...*
</Tip>

#### **KI-Output**

Außerdem findest Du das Canvas-Symbol unter der Antwort eines Assistenten. Dieses ermöglicht es Dir entweder aus der gesamten Unterhaltung oder gezielt aus dieser Antwort ein Canvas erstellen. So kannst Du nahtlos und ohne den Chat wechseln oder den Kontext erneut erklären zu müssen, in die kollaborative Arbeit mit der KI einsteigen.

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  <img alt="Aktivierung des Canvas Tools über das Canvas-Symbol unter eines KI-Outputs." />
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## Text direkt im Canvas bearbeiten

Das Canvas ähnelt einem interaktiven Word-Dokument. Der Chat wandert auf die linke Seite, während rechts die Dokumenten-Ansicht erscheint. In diesem Modus kannst Du den KI-generierten Text direkt nach Deinen Vorstellungen bearbeiten. So hast Du mehr Kontrolle über das gewünschte Ergebnis.

### Text manuell bearbeiten

Auf der rechten Seite befindet sich die Dokumenten-Ansicht. Hier kannst Du Textänderungen an beliebiger Stelle manuell vornehmen. Du kannst einzelne Wörter bis hin zu ganzen Absätzen umschreiben oder entfernen. Das ist oft schnell erledigt und Du musst nicht extra nochmal der KI im Chat beschreiben, wo Du Dir Änderungen wünschst. Wenn Du den Text formatieren möchtest, markiere einfach die entsprechende Textstelle oder einzelne Wörter. Die Formatierungsoptionen erscheinen dann direkt über der Markierung.

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  <img alt="Geöffnetes Canvas im Bearbeitungsmodus" />
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Dies funktioniert ebenfalls für Tabellen. Markiere eine Stelle in der Tabelle und klicke dann auf das Tabellensymbol in den Formatierungsoptionen.

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  <img alt="Canvas Tabelle Manuell Bearbeiten V2" title="Canvas Tabelle Manuell Bearbeiten V2" />
</Frame>

<br />

<Tip>
  Übrigens: Die Dokumenten-Ansicht unterstützt Markdown. Das vereinfacht zusätzlich das strukturierte Arbeiten im Dokument.
</Tip>

### Kollaboratives Arbeiten mit KI

In einem Canvas hast Du zwei Möglichkeiten, wie du gemeinsam mit der KI an Deinem Dokument arbeiten kannst.\
Zum Einen kannst Du auf der linken Seite weiterhin mit Deinem KI-Assistenten kommunizieren, um Änderungen am Dokument vornehmen zu lassen, wie zum Beispiel das Einfügen einer Tabelle. Die Anpassungen kannst Du in Echtzeit auf dem Bildschirm verfolgen.

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  <img alt="Chat mit geöffnetem Canvas im Bearbeitungsmodus" />
</Frame>

Zum anderen verfügt das Floating-Menü über eine KI-Funktion, die es Dir ermöglicht einen spezifischen Textausschnitt zu markieren und Fragen an die KI zustellen. Diese nimmt auf Wunsch gezielt Anpassungen wie beispielsweise Umformulieren, Kürzen oder Erweitern vor.

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  <img alt="Canvas Kollaboratives Arbeiten Ai Edits" title="Canvas Kollaboratives Arbeiten Ai Edits" />
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## Versionierung Deines Dokuments

Alle Änderungen, die Du an Deinem Dokument vornimmst, werden versioniert gespeichert. Somit kannst Du bei Änderungen jederzeit zu einer älteren Version Deines Dokuments zurückspringen.

### Unterschiedliche Versionen des Dokuments vergleichen und wiederherstellen

Mit den Pfeiltasten in der Dokumenten-Ansicht kannst Du jederzeit die verschiedenen Versionen Deines Dokuments einsehen und, falls nötig, eine frühere Version wiederherstellen. So geht nichts verloren.

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  <img alt="Chat mit geöffnetem Canvas und der Möglichkeit eine frühere Version wieder herzustellen." />
</Frame>

<br />

### Änderungen anzeigen und farblich hervorheben

Um verschiedene Versionen eines Dokuments zu vergleichen, kannst Du Dir die Änderungen anzeigen lassen. Klicke dafür auf das Icon "Änderung anzeigen" und die jeweiligen Änderungen zwischen den Versionen werden farblich hervorgehoben. Dies ermöglicht Dir gezielt zu überprüfen, ob Deine Anweisungen korrekt umgesetzt wurden.

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  <img alt="Geöffnetes Canvas mit farblicher Hervorhebung der Versionsänderungen." />
</Frame>

<br />

So sieht die Dokumenten-Ansicht aus, wenn Du Dir die Änderungen farblich hervorheben lässt.

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  <img alt="Chat mit geöffnetem Canvas und mit farblicher Hervorhebung der Versionsänderungen." />
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## Speichern Deines Dokuments

Wenn Du Dein erstelltes Canvas-Dokument später noch einmal verwenden möchtest, hast Du zwei Möglichkeiten dieses zu sichern. Klicke dazu auf das Dateisymbol oben rechts im Canvas. Das Dokument kannst Du entweder als Word-Datei exportieren und auf Deinem Computer speichern oder es direkt in Deinen Dateien auf der AI Suite ablegen. Speicherst Du das Canvas-Dokument in der AI Suite, kannst Du es besonders effizient in anderen Chats wiederverwenden. Wähle dafür in einem beliebigen Chat, aus Deinen gespeicherten Dateien, das gewünschte Canvas-Dokument aus und lade es direkt in diesen hoch.

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  <img alt="Canvas in den eigenen Dateien abspeichern." />
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# Chat Management
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/chat-management

Der Bereich Chats bietet eine zentrale Übersicht, in der Du Deine bisherigen Chats durchsuchen, organisieren, bearbeiten und neue Chats starten kannst. Mithilfe zahlreicher Funktionen wie Favorisieren, Filtern, Teilen oder Umbenennen kannst Du relevante Inhalte schnell wiederfinden. Diese Funktion hilft Dir, den Überblick zu behalten und die Kommunikation mit Deinem Assistenten effizient zu gestalten.

## Chats

Den Chatsbereich erreichst Du, durch einen Klick auf Deinen Nutzer unten links. Wenn Du dann auf **Chats** im Benutzermenü klickst, öffnet sich die Übersicht mit all Deinen Chats. Hier kannst Du verschiedene Aktionen durchführen.

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  <img alt="Chat-feature Übersicht" />
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<br />

## Alle Funktionen im Überblick

* **Chats durchsuchen**: Finde schnell den gewünschten Chat, wenn Du etwas nachschlagen möchtest oder den Kontext noch einmal benötigst.
* **Chats favorisieren**: Markiere wichtige Chats, um sie schneller wiederzufinden.
* **Chats umbenennen**: Gib Deinen Chats aussagekräftige Namen, damit Du sie schneller wiederfindest, wenn der Kontext regelmäßig relevant für Dich ist.
* **Chats teilen**: Teile Inhalte mit anderen Personen, wenn Ihr gemeinsam an einer Aufgabe arbeitet oder einen ähnlichen Use Case bearbeitet.
* **Chats löschen**: Entferne alte oder nicht mehr benötigte Chats, um mehr Übersicht zu schaffen.
* **Neuen Chat starten**: Beginne eine neue Unterhaltung.
* **Mehrere Chats gleichzeitig löschen**: Nutze die Kästchen-Auswahl, um mehrere Chats auf einmal zu löschen.
* **Zwischen geteilten und favorisierten Chats filtern**: Zeige nur die Chats an, die Du gerade benötigst. So kannst Du die nicht zwangsläufig relevanten Chats behalten, aber Deine Chat-Ansicht trotzdem strukturieren.

## Chats durchsuchen

Öffne das Suchfeld oben und gib ein Stichwort aus dem Kontext oder den Namen des Chats ein. Die Ergebnisse werden in Echtzeit gefiltert, sodass Du schnell den richtigen Chat findest.

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  <img alt="Ihre Chats Übersicht" />
</Frame>

<br />

## Einen Chat bearbeiten

Suche in der Chat-Übersicht zunächst nach dem Chat, den Du bearbeiten möchtest.

Klicke auf die drei Punkte (⁝) neben dem Chat. Dort kannst Du zwischen mehreren Bearbeitungsoptionen wählen. Du kannst Deine Chats entweder **umbenennen**, **favorisieren**, **teilen** oder **löschen**.

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  <Frame>
    <img alt="Einen Chat umbennen, favorisieren, teilen, löschen." />
  </Frame>
</div>

<br />

## Mehrere Chats gleichzeitig löschen

Mithilfe der Checkboxen kannst Du gleich mehrere Chats auf einmal löschen. Wähle dazu einfach die entsprechenden Chats aus, die Du löschen möchtest und klicke auf Löschen. Mit dem “Titel”-Kästchens kannst Du alle Chats markieren und auf einmal entfernen.

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  <img alt="Mehrere Chats löschen." />
</Frame>

<br />

## Zwischen geteilten und favorisierten Chats filtern

Neben dem Suchfeld oben in der Chat-Übersicht findest Du Filteroptionen. Wähle entweder "Geteilte Chats" oder "Favorisierte Chats", um nur diese anzuzeigen. Die Ansicht wird entsprechend angepasst.

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  <img alt="Nach geteilten und favorisierten Chats filtern." />
</Frame>

<br />

## Einen neuen Chat starten

Klicke oben auf **Neuer Chat**, um einen neuen Chat zu öffnen und direkt mit der Konversation zu beginnen.

Mit diesen Funktionen kannst Du Deine Chats optimal organisieren und an Deine Bedürfnisse anpassen. So findest Du relevante Kontexte jederzeit und schnell wieder, kannst sie erneut nutzen oder hilfreiche Antworten direkt mit entsprechenden Mitarbeitenden in der AI Suite teilen, damit das gesamte Team effizient von Eurem KI-Assistenten profitiert.


# Chats
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/chats

Chats sind der wichtigste Ausgangspunkt für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Deinem KI-Assistenten. Hier beginnst Du neue Konversationen und optimierst Schritt für Schritt Deine Workflows und täglichen Prozesse. Dabei stehen Dir verschiedene Optionen zur Verfügung, um Deine Eingabe individuell anzupassen und die besten Ergebnisse zu erzielen.

Beginne neue Konversation und bearbeite spezifische Fragen, Aufgaben und Problemstellungen gemeinsam mit der KI.

<Frame>
  <img alt="Übersicht der Startseite im Chatfenster" />
</Frame>

Alternativ kannst Du eine ältere Konversation öffnen und diese Unterhaltung jederzeit fortsetzen. In der Seitenleiste findest Du alle Deine Chats sortiert nach Erstellungsdatum auf einen Blick. Deine Administratoren entscheiden, ab welchem Zeitpunkt alte Chats automatisch gelöscht werden. So bleibt die Benutzeroberfläche immer übersichtlich.

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  <img alt="Übersicht der letzten Chats" />
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Falls Du für Deine Aufgabe bereits einen spezialisierten Assistenten angelegt oder Zugriff auf einen entsprechenden Assistenten erteilt bekommen hast, kannst Du diesen in der Chat-Oberfläche auswählen und direkt loslegen. So sparst Du Zeit und Aufwand, da Dein Assistent bereits mit dem Kontext oder seiner speziellen Aufgabe vertraut ist und Du Deinen Prompt daher immer auf das Wesentliche beschränken kannst. Erfahre unter [**Assistenten**](https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants), wie Du einen solchen Assistenten erstellen kannst.

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  <img alt="Übersicht der Assistenten im Chatfenster" />
</Frame>

## **Neuen Chat starten**

Klicke auf **Neuer Chat**, oder verwende das Tastenkürzel `Strg` + `Shift` + `0`  (`Cmd` + `Shift` + `0`), um eine neue Konversation zu starten. In der Eingabe kannst Du Deinen Prompt formulieren und erhältst nach dem Abschicken schnell eine passende Antwort.

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  <img alt="Übersicht des Prompt Eingabefelds" />
</Frame>

### **Dokumente zum Chat hinzufügen**

Über das `+` Symbol kannst Du zusätzliche Dokumente, direkt im Chat hochladen, auf die die KI andernfalls keinen Zugriff hat. Aktuell kannst Du viele gängige Dateitypen (z.B. .docx, .pdf, .csv, .xlsx, .html, .pptx, .jpg, .png) mit Ausnahme von Video- und Audiodateien (z.B. .mp4, .move) problemlos an Deinen Assistenten weitergeben. Die KI liest diese Dokumente dann aus und bezieht sie auf den Kontext Deiner Eingabe. So bekommst Du ein präziseres und auf Deine Dokumente abgestimmtes Ergebnis.

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  <img alt="Übersicht des Datei Uploads im Prompt Eingabefeld" />
</Frame>

### **Schnellkommandos nutzen**

Über das Slash-Command‑Symbol oder durch Eingabe von `/` im Eingabefeld öffnest Du die Auswahl der Zusatzfunktionen des Chats und kannst schon in Deinem Prompt explizit den Assistenten auffordern, eine bestimmte Funktion zu nutzen - etwa ein neues Canvas zu erstellen, eine Websuche durchzuführen, eine Datei anzuhängen oder einen Prompt aus der Bibliothek zu laden.

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  <img alt="Übersicht des Slash-Comands im Prompt Eingabefeld" />
</Frame>

### **Dateien wiederverwenden**

Das `@` Symbol ermöglicht es Dir Dateien, die bereits einmal von Dir in einen Chat geladen und nicht wieder gelöscht wurden effizient zu referenzieren, sodass der Agent den gesamten Inhalt dieser Datei liest.

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  <img alt="Übersicht des @ im Prompt Eingabefeld" />
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### **Prompt-Bibliothek nutzen**

Wenn du auf das `+` Symbol klickst, hast Du neben den Datei Uploads auch die Möglichkeit auf **Prompt auswählen** zu klicken. So kannst Du aus dem Chat heraus auf die Prompt-Bibliothek zugreifen. Wähle einen vorgefertigten Prompt aus, der für wiederkehrende Aufgaben oder spezifische Anforderungen geeignet ist. Mehr dazu findest Du auch unter [**Prompts**](https://docs.synsugar.ai/essentials/prompts).

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  <img alt="Übersicht der Promptauswahl im Prompt Eingabefeld" />
</Frame>

### **Canvas aktivieren**

Zuletzt in der Reihe findest Du den Button, mit dem Du den Assistenten auffordern kannst, ein Canvas zu öffnen - so kannst Du kollaborativ mit der KI arbeiten und die von der KI generierten Texte direkt bearbeiten, während das Textfeld für Prompts weiterhin wie gewohnt zur Verfügung steht.

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  <img alt="Übersicht Canvas aktivieren im Prompt Eingabefeld" />
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## **Einen Assistenten auswählen**

Über das Dropdown-Menü unten rechts im Promptfeld erhältst Du eine Übersicht mit allen für Dich verfügbaren Assistenten. Wähle dort den Assistenten aus, der am Besten zu Deiner Aufgabe passt.

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  <img alt="Übersicht der Assistenten im Chat-Fenster" />
</Frame>

Im Abschnitt [**Assistenten**](https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants) erfährst Du, wie Du einen Assistenten konfigurieren kannst.

### **Spracheingabe nutzen**

Über das Mikrofon aktivierst Du die "Speech to Text"-Funktion. Sprich Deine Eingabe ein, anstatt sie zu tippen - wie bei einem Diktiergerät. Das spart Zeit und ist besonders praktisch, wenn Du unterwegs bist.

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  <img alt="Übersicht der Spracheingabe im Prompt Eingabefeld" />
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## **Prompt absenden**

Nachdem Du Deinen Prompt verfasst hast, kannst Du ihn mit **Enter** oder Klick auf den Pfeil absenden. Die KI beginnt sofort damit, Deine Anfrage zu beantworten.

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  <img alt="Nachrichten Absenden im Prompt Eingabefeld" />
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## Konversation fortführen

Je nachdem, wie ausführlich und verständlich ein Prompt für Deinen Assistenten ist, kann er Dich auch auffordern, spezifischere Informationen bereitzustellen. Du erhältst bereits eine Übersicht über alle wichtigen Informationen und musst diese nur noch hinzufügen, damit Dein Assistent so präzise wie möglich darauf eingehen kann. Wenn Du mit einer Antwort unzufrieden bist, kannst Du die KI auch auffordern, die Antwort nochmals nach Deinen Vorstellungen zu überarbeiten, bestimmte Punkte mehr in den Fokus zu nehmen oder eine komplett andere Antwort zu generieren.

Wenn Du Dich länger in einem Chat mit der KI austauschst, merkt sie sich automatisch den vorherigen Kontext. Dieser beeinflusst dann ebenfalls die Antworten, die Du erhältst. Das ist besonders hilfreich, damit Du innerhalb eines Chats nicht in jedem Prompt die relevanten Informationen erneut erwähnen musst. Beachte allerdings, dass das Kontextfenster nicht endlos ist. Je länger der Chat insgesamt wird, desto mehr Informationen hat die KI zur Verfügung und kann - ähnlich wie ein Mensch - irgendwann den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, was sich negativ auf die gewünschte Antwortqualität auswirken kann.

<Frame>
  <img alt="Übersicht einer Konversation im Chat-Fenster" />
</Frame>

<Tip>
  Pro Thema / Frage einen neuen Chat wählen, da zu viel Kontext die Ergebnisse verschlechtern kann. Das kann die KI tatsächlich verwirren.
</Tip>

Unterhalb einer generierten Antwort erscheinen immer mehrere Symbole, die Dir neben dem Antworten im Chat weitere Interaktionsmöglichkeiten mit der KI bieten. Du hast folgende Möglichkeiten:

* **Antwort kopieren:** Das Symbol ganz links ermöglicht Dir, die komplette Antwort in Deine Zwischenablage zu kopieren und beliebig weiter zu verwenden.
* **Antwortqualität bewerten:** Mit dem Daumen-hoch und Daumen-runter Symbol kannst Du die Antwort der KI bewerten, je nachdem, ob Dir die Antwort weitergeholfen hat oder noch verbesserungswürdig ist. Bei einer Negativbewertung erscheint automatisch ein Eingabefeld, in dem Du spezifizieren kannst, warum Dir die Antwort nicht gefallen hat. Mit Deinen Bewertungen kannst Du selbst an der stetigen Verbesserung der KI teilnehmen und wertvolles Feedback liefern.
* **Antwort neu generieren lassen:** Wenn Du mit der Struktur oder den Ergebnissen der Antwort gänzlich unzufrieden bist, kannst Du die Antwort außerdem komplett neu generieren lassen.
* **Quick Replies (Schnellantworten):** Mit dem Blitz-Symbol ganz rechts öffnest Du die Quick Replies. Dort kannst Du aus mehreren unterschiedlichen Aktionen entscheiden, was mit der KI-generierten Antwort geschehen soll. Mit nur einem Klick änderst Du die Darstellungsweise oder Formulierung der Antwort. Gestalte die Antwort kürzer oder länger, lasse sie in Stichpunkten oder in Tabellenform anzeigen, formuliere in anonymisierte, formelle oder einfache Sprache um oder übersetze die Antwort. Die unterschiedlichen Optionen sind auf häufig wiederkehrende Bedürfnisse abgestimmt und ermöglichen Dir so eine unkomplizierte und schnelle Überarbeitung der KI-generierten Ergebnisse.

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  <img alt="Übersicht Quick Replies in der AI Suite" />
</Frame>

Neben den Interaktionsmöglichkeiten mit der KI-generierten Antwort kannst Du im Chat außerdem mit Deinen selbst verfassten und abgeschickten Prompts interagieren. Unterhalb Deiner Prompts findest Du drei Symbole:

* **Prompt kopieren:** Über das Symbol ganz links kannst Du, genau wie bei der Antwort der KI, Deinen eigenen Prompt in die Zwischenablage kopieren.
* **Prompt editieren:** Du kannst Deinen Prompt jederzeit nachträglich überarbeiten oder umformulieren. Sobald Du die überarbeitete Version absendest, generiert Dein Assistent eine neue und auf den entsprechenden Inhalt abgestimmte Antwort.

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  <img alt="Editieren eines Prompts" />
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**Prompt in der Prompt-Bibliothek speichern:** Über das Buch-Symbol ganz rechts kannst Du Deinen Prompt außerdem direkt in der Prompt-Bibliothek speichern. Das ist besonders hilfreich, wenn Du den Prompt in dieser oder einer ähnlichen Form regelmäßig benötigst oder ein besonders hilfreiches Ergebnis erzielt hast, um Dich für zukünftige Prompts an einem Best Practice orientieren zu können. Mehr dazu erfährst Du außerdem unter [**Prompts**](https://docs.synsugar.ai/essentials/prompts) <Icon icon="book-open-text" />.

## Chat verwalten

Du kannst außerdem alle Deine Chats jederzeit einfach verwalten. Öffne dazu den entsprechenden Chat. Rechts oben im Chat-Feld findest Du drei Buttons zum Umbenennen, Favorisieren sowie Teilen. Über die drei Punkten, hast Du darüber hinaus die Möglichkeit den Chat zu löschen. Bei einer gezoomten Ansicht, findest Du alle diese Funktionen hinter den drei Punkten.

<Frame>
  <img alt="Verwaltungstools für Chats" />
</Frame>

* **Chat umbenennen:** Der Name des Chats ist zunächst KI-generiert. Wenn Du einen anderen Namen verwenden möchtest, der für Dich übersichtlicher oder intuitiver ist, musst Du ihn manuell umbenennen.

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  <img alt="Umbenennen eines Chats" />
</Frame>

* **Chat favorisieren:** Wenn ein Chat für Dich besonders relevant ist, beispielsweise weil Du regelmäßig Informationen daraus beziehen möchtest oder den Kontext benötigst, kannst Du den entsprechenden Chat favorisieren und so jederzeit schnell wiederfinden. Favorisierte Chats findest Du über die Filteroption in der Chat-Übersicht, die Du über den Reiter "Chats" in deinem Nutzerprofil  öffnest. Genaue Informationen zur Chat-Übersicht findest Du auch unter [**Chat Management**](https://docs.synsugar.ai/essentials/chat-management).
* **Chat teilen:** Du kannst Deinen Chat außerdem mit anderen Teammitgliedern, einzelnen Gruppen oder dem gesamten Unternehmen teilen. Das ist besonders nützlich, wenn auch Andere von Deinen bereits erarbeiteten Ergebnissen profitieren oder mit ähnlichen Use Cases arbeiten. So erhöht Ihr gemeinsam Eure Produktivität und könnt voneinander lernen.
* **Chat löschen:** Wenn Du einen Chat nicht mehr benötigst, kannst Du ihn auch jederzeit endgültig löschen.


# Befehlspalette
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/command-panel

Die Befehlspalette ist die schnellste Möglichkeit zur Navigation, Chatsuche und Anpassung von Einstellungen.

### Schnelle und einfache Navigation per Tastenkombination

Die Befehlsplatte ermöglicht Dir, einzelne Chats oder Features mühelos zu finden und zu öffnen, sowie einige Einstellungen vorzunehmen, ohne dafür die Systemeinstellungen öffnen zu müssen. Über die Tastenkombination  bzw.  auf macOS kannst Du die Befehlsplatte jederzeit erreichen. Je nach Betriebssystem kann die Tastenkombination variieren, aber die für Dich passende wird Dir automatisch angezeigt, wenn Du die Befehlsplatte manuell öffnest.

Alternativ findest Du sie auch manuell über Dein Nutzerprofil unten links. Navigiere dort zu **Befehlsplatte** und finde schnell relevante Chats oder Funktionen.

<Frame>
  <img alt="Befehlsplatte manuell öffnen" />
</Frame>

Sobald Du die Befehlsplatte öffnest, kannst Du entweder in der Suchleiste oben direkt nach der Funktion, Aktion oder dem Chat suchen, den Du benötigst oder durch die verfügbaren Vorschläge scrollen.

### Navigation

Nutze die Befehlsplatte, um die einzelnen Navigations-Features zu nutzen. So gelangst Du jederzeit in die Chat-Übersicht, die Prompt-Bibliothek oder die Assistenten-Auswahl.

<Frame>
  <img alt="Navigations-Features per Befehlsplatte auswählen und öffnen" />
</Frame>

### Administration

Als Admin erreichst Du über die Befehlspalette den Administrationsbereich mit nur wenigen Klicks und kannst dort Deine AI Suite verwalten.

<Frame>
  <img alt="Administrationsbereich über Befehlspalette aufrufen" />
</Frame>

### Aktionen

Unter Aktionen findest Du eine Auswahl an Einstellungen, die Du vornehmen kannst, ohne dafür in den entsprechenden Bereich navigieren zu müssen. Wechsle mühelos zwischen Anzeige-Modi oder ändere die Sprache, in der Dir die Benutzeroberfläche angezeigt wird.

<Frame>
  <img alt="Aktionen per Befehlsplatte auswählen und ausführen" />
</Frame>

### Chats suchen

Zudem kannst Du in der Befehlsplatte nach relevanten Chats suchen und diese sofort öffnen. Die Befehlsplatte zeigt Dir automatisch die aktuellsten Chats an. Nutze die Suchfunktion, um auch auf ältere Chats zuzugreifen und diese innerhalb von Sekunden per Schlüsselbegriff wiederzufinden.

<Frame>
  <img alt="Aktuelle Chats per Befehlsplatte auswählen und öffnen" />
</Frame>


# Dateien
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/files

Im Bereich Dateien kannst Du alle Deine hochgeladenen Dateien verwalten.

Der Bereich **Dateien** ermöglicht Dir eine zentrale Verwaltung Deiner in die AI Suite hochgeladenen Dateien. Über die drei-Punkte auf der rechten Seite können Dateien **angezeigt**, erneut **heruntergeladen** oder **gelöscht** werden. Dateien mit identischem Namen werden automatisch ersetzt, sodass stets nur die neueste Version abrufbar ist. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und verringert die Ansammlung doppelter Dateien.

<Frame>
  <img alt="Verwalten von Dateien im Bereich Dateien" />
</Frame>

<Warning>
  Es ist zu beachten, dass manuell gelöschte Dateien in den jeweiligen Chats nicht mehr abrufbar sind und somit diese Chats nicht mehr funktionieren.
</Warning>


# Prompts
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/prompts

Prompts sind Aufforderungen an die Künstliche Intelligenz, eine konkrete Handlung auszuführen. Diese können zum Beispiel in Form einer Frage, Problemstellung oder Aufforderung erscheinen. Sie benötigen den für das entsprechende Szenario relevanten Kontext, um eine möglichst spezifische Antwort zu erzielen. Wenn Du wenig Erfahrung beim Prompten hast, ist die Prompt-Bibliothek ein idealer Ausgangspunkt, um Dich mit den Funktionsweisen vertraut zu machen. 

## Was ist eine Prompt-Bibliothek?

<Frame>
  <img alt="Prompt-Bibliothek Startbildschirm" />
</Frame>

Unter **Prompts** kannst Du Prompts speichern, organisieren und wiederverwenden. Hier findest Du eine Sammlung von Prompts, die Du direkt verwenden oder als Inspiration nutzen kannst. Diese Prompt-Bibliothek wird Dir helfen, regelmäßige Aufgaben effizienter zu bewältigen, Zeit zu sparen und Deine Arbeit zu erleichtern.

In der Prompt-Bibliothek findest Du sowohl Deine selbst erstellten Prompts als auch solche, die mit Dir geteilt wurden.

<br />

## Alle Funktionen im Überblick

* **Übersicht aller Prompts**: Hier findest Du alle Prompts, die Du entweder selbst erstellt hast oder die mit Dir geteilt wurden.
* **Such- und Filteroptionen**: Suche nach Prompts, wechsle zwischen Kachel- und Spaltenansicht oder filtere nach selbst erstellten und geteilten Prompts.
* **Details**: Klicke auf einen Prompt, um ihn im Detail anzusehen oder zu bearbeiten. Du kannst ihn zum Beispiel als Inspiration für neue Prompts nutzen oder spezifischer anpassen.
* **Neue Prompts erstellen**: Lege manuell eigene Prompts an, die Du individuell anpassen kannst.
* **Effiziente Nutzung**: Wähle Prompts aus der Bibliothek, fülle die Platzhalter aus und wende sie direkt an, um in Sekunden hilfreiche Antworten von Deinem Assistenten zu erhalten.

<br />

## Prompts durchsuchen und organisieren

Klicke links in der Seitenleiste auf den Button **"Prompts"**, um zur Übersicht zu gelangen. Hier siehst Du alle Prompts, die Du erstellt hast oder die mit Dir geteilt wurden.

<Frame>
  <img alt="Prompt-Bibliothek Auschnitt" />
</Frame>

Um eine passende Prompt-Vorlage zu finden, kannst du in der Prompt-Bibliothek nach vorhanden Prompts suchen.

* **Suchen**: Nutze die Suchleiste oben rechts, um nach einem bestimmten Prompt zu suchen.
* **Filtern**: Filtere über “Meine Prompts” nach selbst erstellten oder geteilten Vorlagen.
* **Ansicht wechseln**: Wähle zwischen Kachel- und Spaltenansicht, je nachdem, was für Dich übersichtlicher ist.

<Frame>
  <img alt="Prompt-Bibliothek Ausschnitt: Banner mit Funktionen" />
</Frame>

## Einen bestehenden Prompt nutzen

Wenn Du einen bestehenden Prompt benutzen willst oder Du nicht genau weißt, wie Du einen guten Prompt formulieren sollst, kannst Du direkt im Chat auf die Prompt-Bibliothek zugreifen. Klicke dazu auf das **+** und anschließend auf das **Buch-Symbol**.

<Frame>
  <img alt="Chat-Feld mit Buchsymbol der Prompt-Bibliothek" />
</Frame>

<br />

Wähle den gewünschten Prompt aus der Übersicht aus.

<Frame>
  <img alt="Prompt aus der Prompt-Bibliothek suchen und auswählen" />
</Frame>

<br />

## Prompt mit Platzhalter füllen

Manche Prompts sind mit **Platzhaltern** (z. B. `{{input}}`) versehen. Diese Platzhalter müssen bei der Auswahl des Prompts ausgefüllt werden. Durch das Befüllen der Platzhalter wird der Prompt flexibel an unterschiedliche Kontexte angepasst. Dadurch musst Du die Prompts nicht jedes Mal neu schreiben.

Wenn Du einen Prompt auswählst, wirst Du ggf. nach Input für Deine Platzhalter gefragt. Fülle die Platzhalter, z. B. `{{Name des Empfängers}}` oder `{{Thema}}`, mit den benötigten Informationen aus. Ein beispielhafter Platzhalter wäre `{{Anliegen}}`, wenn es in Deinem Prompt um die Formulierung einer E-Mail geht. Dann kannst Du bei der Nutzung des Prompts individuell in Stichpunkten angeben, welches Anliegen in der E-Mail kommuniziert werden soll. Hier in dem Prompt-Beispiel sind gleich mehrere Platzhalter verwendet worden.

<Frame>
  <img alt="Platzhalter eines Prompt aus der Prompt-Bibliothek" />
</Frame>

<br />

Klicke auf **"Prompt anwenden"**, um den Prompt direkt im Chat zu nutzen. Im Chat können Informationen vor dem finalen Absenden nochmals bearbeitet werden.

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  <img alt="Chat-Feld mit eingefügten Prompt aus der Prompt-Bibliothek mit befüllten Lücken." />
</Frame>

<br />

## Einen neuen Prompt erstellen

Um einen Prompt in der Prompt-Bibliothek abzuspeichern, gibt es zwei Möglichkeiten. Du kannst einen Prompt entweder in der Prompt-Bibliothek anlegen oder aus einer Chat-Konversation heraus speichern.

### **Einen Prompt in der Prompt-Bibliothek anlegen**

Öffne die Prompt-Bibliothek und klicke dort auf **"Prompt erstellen"**. Gib Deinem Prompt zunächst einen aussagekräftigen **Namen**.

Dann kannst Du den Prompt erstellen. Schreibe den Text des Prompts und füge ggf. **Platzhalter** (`{{input}}`) ein, die später individuell ausgefüllt werden können.

<Frame>
  <img alt="Neuen Prompt in der Prompt-Bibliothek abspeichern." />
</Frame>

Unter dem Prompt-Feld kannst Du eine kurze **Beschreibung** hinzufügen, die den Zweck des Prompts erklärt und für Dich oder Andere prägnant zusammenfasst.

Klicke dann auf **"Prompt erstellen"**, um den neuen Prompt in der Bibliothek zu speichern.

<Frame>
  <img alt="Platzhalter in einen Prompt einfügen." />
</Frame>

<br />

### **Einen Prompt im Chat speichern**

Um einen Prompt, der ein sehr gutes Ergebnis geliefert hat, in der Prompt-Bibliothek generalisiert zu speichern, klickst Du auf das **Buch-Symbol** unterhalb dieses Prompts.

<Frame>
  <img alt="Neuen Prompt in der Prompt-Bibliothek aus dem Chat heraus abspeichern." />
</Frame>

<br />

Daraufhin öffnet sich dasselbe Feld wie bei der Erstellung eines Prompts in Variante 1. Der Prompt ist hier bereits aus dem Chat übernommen und muss nicht manuell eingefügt werden. Füge zunächst die Platzhalter ein, um den Prompt zu generalisieren. Ergänze danach einen Namen sowie eine Beschreibung, bevor Du den Prompt speicherst.

<Frame>
  <img alt="Neuen Prompt in der Prompt-Bibliothek abspeichern mit bereits befüllten Prompt-Feld aus dem Chat." />
</Frame>

<br />

## Einen Prompt bearbeiten

Klicke auf einen bestehenden Prompt in der Bibliothek, um ihn im Detail anzuzeigen. Wähle die Option **"Bearbeiten"**, um Änderungen vorzunehmen.

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  <img alt="Prompt in der Prompt-Bibliothek bearbeiten." />
</Frame>

<br />

## Einen Prompt mit Anderen teilen

Das Rechtemanagement der Prompt-Bibliothek ermöglicht Dir zu entscheiden, wer Deine Prompt-Vorlagen nutzen, bearbeiten oder wie ein Eigentümer behandeln darf. Es gibt folgende Möglichkeiten:

1. **Für jeden sichtbar:** Der Prompt ist für alle in der Organisation nutzbar.
2. **Nuterzugriff:** Einzelne Personen erhalten gezielt Zugriff.
   * **Betrachter:** Person darf den Prompt nutzen
   * **Bearbeiter**: Person dar den Prompt nutzen und bearbeiten
   * **Eigentümer**: Person darf den Prompt nutzen, bearbeiten und mit Anderen teilen
3. **Gruppenzugriff:** Einer ganzen Nutzergruppe werden Nutzungsrechte zugeteilt.

<Frame>
  <img alt="Zugriffsrecht verwalten." />
</Frame>


# Profil
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/settings

Das Profil ermöglicht Dir die Anpassung der AI Suite an Deine individuellen Bedürfnisse. Über das Profil kannst Du Sprache, Darstellung und KI-Antworten personalisieren.

## Welche Profileinstellungen gibt es?

<div>
  <Frame>
    <img alt="Einstellungen über das Benutzer-Icon öffnen" />
  </Frame>
</div>

Das Profil öffnest Du, indem Du auf Dein Benutzer-Icon links unten klickst. Navigiere dann zu **Profil**. Dort kannst Du die Benutzeroberfläche nach Deinen Bedürfnissen und Vorstellungen anpassen.

### Nutzerinfo definieren

<Frame>
  <img alt="Einstellungen über das Benutzer-Icon öffnen" />
</Frame>

Im Eingabefeld kannst Du der KI einige Informationen über Deine Person geben, die für Antworten berücksichtigt werden. So erhältst Du an Deine Bedürfnisse und Position angepasste Antworten, was Deine Nutzungserfahrung verbessert.

### Profilbild und Nutzername

Ganz links direkt bei Deiner E-Mail kannst du mit einem Klick auf die Kamera dein Profilbild ändern oder über den Stift Deinen Nutzernamen anpassen.

<Frame>
  <img alt="Profil personalisieren" />
</Frame>

### Sprache einstellen

<Frame>
  <img alt="Sprachauswahl für die Benutzeroberfläche der AI Suite" />
</Frame>

Die AI Suite ist aktuell auf Englisch und Deutsch verfügbar. Du kannst jederzeit zwischen den beiden Sprachen in der Benutzeroberfläche wechseln. Wie genau einzelne Felder übersetzt werden sollen, ist bereits definiert, aber kann zusätzlich von Dir in den System-Einstellungen angepasst oder konfiguriert werden. Genauere Informationen findest Du hier: [**System**](https://docs.synsugar.ai/essentials/system).

<Note>
  Die KI antwortet ungeachtet davon in jeder Sprache, mit der Du Dich an sie richtest.
</Note>

### Darstellung und Dark-Mode

<Frame>
  <img alt="Anzeige für die Benutzeroberfläche der AI Suite auswählen" />
</Frame>

Neben der klassisch weißen Anzeige, die wir auch für die Dokumentation verwendet haben, ist die Software auch im Dark-Mode verfügbar. Switche beliebig zwischen Heller und Dunkler Anzeige.

<Frame>
  <img alt="Anzeige für die Benutzeroberfläche der AI Suite auswählen" />
</Frame>

Über das Feld **System** passt sich die Anzeige automatisch an die Systemeinstellungen Deines Computers an.

## Kontosicherheit

Am Ende der Seite kannst Du Dein Passwort aktualisieren oder für noch mehr Sicherheit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung hinzufügen.

<Frame>
  <img alt="Passwort ändern oder F2A hinzufügen" />
</Frame>


# Sheets
Source: https://docs.synsugar.ai/essentials/sheets

Mit Sheets hast Du die Möglichkeit, aus unterschiedlichen Dokumenten die relevantesten Informationen zu extrahieren und in eine Tabelle zu übertragen. Mit Sheets kannst Du außerdem Deine extrahierten Daten durchsuchen, filtern und abschließend als Excel-Datei exportieren.

## Was sind Sheets?

Sheets ist ein Tool, mit dem Du aus verschiedenen Dokumenten oder Dateien, Informationen extrahieren und in eine Tabelle übertragen kannst. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Dateiformate und Anwendungsfälle handeln.

Ein typisches Beispiel ist die Extraktion von Informationen aus Rechnungen. Du kannst mit Sheets aber auch Informationen aus verschiedenen Anträgen, Preislisten oder Angebotspräsentationen extrahieren und strukturiert in eine Tabelle übertragen. Durch fest definierte Felder und gezieltes Prompting kann die KI Deine Dokumente analysieren, die richtigen Informationen finden und in die Tabelle übertragen.

Anschließend kannst Du die Informationen in der erstellten Tabelle durchsuchen und manuelle Änderungen vornehmen.

### Alle Funktionen im Überblick

* **Neues Sheet anlegen:** Erstelle ein neues Sheet, das auf Deinen Anwendungsfall angepasst ist. Definiere ein Datenmodell und wähle ein passendes LLM aus.
* **Daten extrahieren:** Sobald Du Deine Dokumente in ein Sheet hochgeladen hast, startet die Extraktion der Daten.
* **Daten manuell bearbeiten:** Bearbeite die Ergebnisse in Deinem Sheet oder lösche ganze Zeilen raus.
* **Daten exportieren**: Exportiere Deine fertige Tabelle ganz einfach als Excel-Datei.

<div>
  <Frame>
    <img alt="Seitenleiste mit Sheets-feature" />
  </Frame>
</div>

## Ein neues Sheet erstellen

Um ein neues Sheet zu erstellen, klicke auf “**Neues Sheet**” und Du gelangst in die Konfiguration. Hier kannst Du in drei Schritten definieren, welche Daten aus Deinen Dokumenten extrahiert werden sollen.

### **Allgemeine Informationen**

Zunächst gibst Du Deinem Sheet einen **Namen** und eine passende **Beschreibung**. So kannst Du festlegen, welchen Zweck Dein Sheet erfüllen soll und kannst es später leichter wiederfinden.

<Frame>
  <img alt="Neues Sheet erstellen" />
</Frame>

### **Modell auswählen**

Unter **„Modell Selektion“** kannst Du ein LLM (Large Language Model) auswählen, mit dem Du später die Daten extrahieren wirst. Alle dort verfügbaren Modelle sind von Deinen Administratoren freigegeben und können von Dir genutzt werden. Grundsätzlich empfehlen wir für Sheets Modelle mit möglichst großem Output-Tokens, wie z.B. `gemini-2.5-flash`.

<Frame>
  <img alt="Neues Sheet Sprachmodellauswahl" />
</Frame>

<Tip>
  Tipps\
  Die Autoauswahl wählt automatisch das Modell basierend auf der aktuellen Empfehlung von synsugar aus und erleichtert Dir so die Entscheidung.
</Tip>

### **Struktur definieren**

Unter **„Struktur“** definierst Du das Datenmodell, welches Deinem Sheet zugrunde liegt. Hier kannst Du **„Felder“** anlegen, die später die Spaltennamen Deiner Tabelle darstellen. Pro Feld musst Du Folgendes definieren:

* **Name**: Definiere für das Feld einen eindeutigen Namen, z.B. `Rechnungsnummer`
* **Typ**: Wähle den passenden Datentyp, der zum Inhalt dieses Felds passt, z.B. `Zahl`
* **Prompt**: Beschreibe mit einem Prompt möglichst exakt, welche Information extrahiert werden soll, z.B. `Extrahiere die eindeutige Rechnungsnummer`

<Frame>
  <img alt="Felder in neuem Sheet Felder definieren" />
</Frame>

Optional kannst Du einem Feld **Validierungsregeln** hinzufügen.

* **Pflichtfeld:** Lege fest, ob es sich bei diesem Feld um ein erforderliches Pflichtfeld handelt, welches immer gefüllt sein muss.
* **Minimale und maximale Länge:** Definiere Regeln für die minimale und maximale Länge der extrahierten Daten.
* **Regex-Muster:** Prüfe die extrahierten Daten auf ein bestimmtes Format.
* **Standardwerte:** Hinterlege einen Standardwert, der eingesetzt wird, falls die KI keinen passenden Wert in den Dokumenten finden kann.

<div>
  <Frame>
    <img alt="Validierung zu neuem Sheet hinzufügen" />
  </Frame>
</div>

Wenn Du fertig mit der Konfiguration bist, speichere Dein Sheet ab, um es anschließend zu verwenden.

<Tip>
  Tipps\
  Um gute Ergebnisse zu erhalten, beschreibe die Daten, die Du extrahieren willst, so präzise wie möglich. Gutes Prompting ist hier essenziell. Nutze außerdem die Validierungsoptionen, um die Datenqualität sicherzustellen.
</Tip>

## Dein Sheet nutzen und Daten extrahieren

Um Daten aus Dokumenten zu extrahieren, wähle Dein Sheet aus der Übersicht aus. Wenn Du das Sheet noch nicht benutzt hast, siehst Du zunächst eine leere Tabelle mit den Feldnamen in den Spalten.

<Frame>
  <img alt="Ein leeres Sheet" />
</Frame>

Lade jetzt Deine Dokumente hoch oder ziehe sie per Drag-and-Drop in die Tabelle. An dieser Stelle kannst Du gleich mehrere Dateien auswählen und hochladen. Anschließend startet Dein Sheet sofort mit der Extraktion der Daten. Die KI analysiert jedes Dokument einzeln und füllt die definierten Felder nach und nach aus. Das kann durchaus mal ein paar Sekunden dauern.

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  <img alt="Beispiel mit der Extraktion von Rechnungen" />
</Frame>

### Fehlerhafte Daten werden rot hervorgehoben

1. Daten, die in den hochgeladenen Dokumenten nicht gefunden werden können, werden in den entsprechenden Zellen farblich rot hervorgehoben. Dies ist besonders nützlich, um schnell einen Überblick zu bekommen, wo Daten entweder falsch ausgelesen wurden oder gar nicht in einem Dokument vorhanden sind.
2. Eine Zelle wird ebenfalls rot markiert, wenn die extrahierten Daten nicht mit der Validierungsregel überein stimmen. Wenn Du beispielsweise Rechnungen verarbeitest und sicherstellen willst, dass kein Rechnungsdatum vor einem bestimmten Stichtag liegt, kannst Du dies mit einer Validierungsregel prüfen lassen. Sollte doch eine Rechnung mit einem älteren Rechnungsdatum dabei sein, wird die entsprechende Zelle in Deinem Sheet rot markiert.

### Extrahierte Daten manuell anpassen

Die extrahierten Daten kannst Du bei Bedarf manuell anpassen. Besonders die farblichen Markierungen ermöglichen eine schnelle Übersicht, welche Werte Du unter Umständen nochmal prüfen solltest.

Klicke auf “Daten bearbeiten” und anschließend auf die Zelle, die Du ändern willst. Anschließend kannst Du Deine Änderungen speichern.

### Sheet exportieren

Wenn Du fertig bist, kannst Du die Ergebnisse als **Excel-Datei** exportieren. So kannst Du mit den Daten anschließend weiter arbeiten, oder sie in einer Wissensdatenbank in der AI Suite hochladen.

## Dein Sheet mit Anderen teilen

Optional kannst Du Dein Sheet mit Deinen Kolleg:innen teilen. So könnt ihr das Sheet gemeinsam nutzen. Öffne dafür Dein Sheet und klicke rechts oben auf **“Privat”**. An dieser Stelle kannst Du Dein Sheet für einzelne Personen freigeben, oder einer ganzen Gruppe Zugriff geben.

<Frame>
  <img alt="Teile Dein Sheet mit Anderen" />
</Frame>

## Deine Sheets verwalten

In der Übersicht siehst Du alle Sheets, die entweder Du angelegt hast oder die mit Dir geteilt wurden. Hier kannst Du Deine Sheets verwalten.

<Frame>
  <img alt="Hier kannst Du Dein Sheet verwalten" />
</Frame>

* **Suchen**: Nutze die Suche, um bereits erstellte Sheets schnell zu finden. In der Suche kannst Du einfach nach Stichwörtern suchen und behältst so den Überblick.
* **Filtern:** Mit “**Meine Sheets**” findest Du schnell alle Sheets, die Du selbst erstellt hast.
* **Ansichten anpassen**: Wechsle zwischen Spalten- und Kachelansicht, um schneller einen Überblick über alle vorhandenen Sheets zu bekommen.
* **Neues Sheet erstellen**: Klicke auf **„Neues Sheet“**, um ein neues Sheet anzulegen.


# Einführung
Source: https://docs.synsugar.ai/index

Willkommen zur offiziellen Dokumentation der **synsugar AI Suite** – Deinem Einstieg in die smarte Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

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  <img alt="synsugar AI Suite" />
</Frame>

Hier lernst Du Schritt für Schritt, wie Du die AI Suite optimal nutzt: Von der direkten Kommunikation mit der KI über eigene Assistenten bis hin zur automatisierten Datenverarbeitung und einfachen Anbindung Deiner relevanten Systeme und Daten.

Unsere Software vereint leistungsstarke Tools wie den Chat, eine Prompt-Bibliothek, die spezialisierten Assistenten, Sheets und eine flexible Modellauswahl – alles individuell auf Dein Unternehmen und Deine Bedürfnisse abgestimmt.

Die Dokumentation ist so aufgebaut wie die Software selbst: intuitiv, klar strukturiert und praxisnah. So findest Du Dich schnell zurecht und kannst direkt loslegen.

## Prompting

Hier lernst Du, gute und zielführende Prompts zu verfassen.

<CardGroup>
  <Card title="Prompting Basics" icon="message-square" href="/prompting/essentials">
    Grundlagen des Promptings für Künstliche Intelligenz.
  </Card>

  <Card title="Advanced Prompting" icon="message-square-plus" href="/prompting/advanced">
    Erweitertes Prompting für komplexere Anwendungsfälle.
  </Card>
</CardGroup>

## Grundlagen

<CardGroup>
  <Card title="Chats" icon="message-square-text" href="/essentials/chats">
    Chats sind die einfachste Art der Interaktion mit KI.
  </Card>

  <Card title="Chat Management" icon="messages-square" href="/essentials/chat-management">
    Lerne, Deine Chats optimal zu verwalten und zu bearbeiten.
  </Card>

  <Card title="Dateien" icon="folder" href="/essentials/files">
    Verwalte alle Deine hochgeladenen Dateien.

    <br />
  </Card>

  <Card title="Prompts" icon="book-open-text" href="/essentials/prompts">
    Prompts sind Dein konkreter Auftrag an die KI. Du kannst Prompts speichern und mit Anderen teilen.
  </Card>

  <Card title="Canvas" icon="square-pen" href="/essentials/canvas">
    Canvas ermöglicht Dir die Bearbeitung von Text und Code gemeinsam mit KI.

    <br />
  </Card>

  <Card title="Agenten" icon="bot" href="/essentials/assistants">
    Agenten sind persönliche digitale Helfer, die wiederkehrende Aufgaben genau nach Deinen Vorgaben ausführen.
  </Card>

  <Card title="Sheets" icon="sheet" href="/essentials/sheets">
    Sheets ist ein KI-gestützter Prozess, mit dem Du strukturierte Daten aus Datensätzen effizient verarbeiten kannst.
  </Card>
</CardGroup>

## Administration

Zentrale Konfiguration und Administration der AI Suite. Auf diese kannst Du über das Benutzermenü unten links oder das `Cmd`+ `K`Menü zugreifen.

<CardGroup>
  <Card title="Nutzer" icon="users" href="/administration/user">
    Sehe Benutzer spezifische Details ein.
  </Card>

  <Card title="Gruppen" icon="ungroup" href="/administration/gruppen">
    Sehe gruppen spezifische Details ein.
  </Card>

  <Card title="Branding" icon="palette" href="/administration/branding">
    Gestalte die AI Suite gemäß Deiner Corporate Identity.
  </Card>

  <Card title="Unternehmen" icon="building" href="/administration/company">
    Hinterlege Unternehmensinforamtionen für Kontext.
  </Card>

  <Card title="Glossar" icon="book-a" href="/administration/glossary">
    Erstelle ein Unternehmensweites Glossar.
  </Card>

  <Card title="Tools" icon="wrench" href="administration/tools">
    Definiere Tools für Deine Agenten.
  </Card>

  <Card title="Wissen" icon="database" href="/administration/knowledge">
    Integriere spezifisches Wissen in Deine KI-Assistenten.
  </Card>

  <Card title="Chats" icon="message-square" href="/administration/chats-metrics">
    Sehe Nutzungstatistiken der AI Suite ein.
  </Card>

  <Card title="Agenten" icon="bot" href="/administration/assistants">
    Analysiere die Nutzung der Agenten in AI Suite ein.
  </Card>

  <Card title="Sheets" icon="sheet" href="/administration/sheets">
    Analysiere die Sheet-Nutzung in AI Suite ein.
  </Card>

  <Card title="Nutzer-Metriken" icon="users" href="/administration/user-metrics">
    Prüfe die Nutzeraktivität und Nutzung in der AI Suite.
  </Card>

  <Card title="Feedback" icon="shield-check" href="/administration/quality-report">
    Überprüfe die Qualität der KI-Antworten auf einen Blick.
  </Card>

  <Card title="Ankündigungen" icon="construction" href="/administration/ankuendigungen">
    Veröffentliche Ankündigungen für alle Nutzer.
  </Card>

  <Card title="Integrationen" icon="layout-grid" href="/administration/integrations">
    Verbinde Deine Daten und IT-Systeme mit der AI Suite.
  </Card>

  <Card title="Datenverwaltung" icon="shield-check" href="/administration/datamanagement">
    Verwalte die Datenspeicherung in Deiner AI Suite.
  </Card>
</CardGroup>

### **Vorteile der AI Suite:**

* Höhere Effizienz und Produktivität
* Weniger Zeitaufwand für repetitive Aufgaben
* Bessere Teamkoordination durch smarte Funktionen und Kollaboration

Alle aktuellen Entwicklungen und Updates findest Du außerdem im [Changelog](https://docs.synsugar.ai/changelog) <Icon icon="gift" />. Dieser informiert Dich stets transparent und nachvollziehbar über aktuelle Arbeit und Fortschritte unseres Entwickler-Teams an der Software.


# Fortgeschrittenes Prompting
Source: https://docs.synsugar.ai/prompting/advanced

Lerne fortgeschrittenes Prompting in der synsugar AI Suite.

Ein präziser und strukturierter Prompt ist entscheidend, um zuverlässige Ergebnisse von KI-Modellen zu erhalten. Besonders bei komplexen Aufgaben bieten systematische Ansätze wie **SMART**, **RACI**, **TCR** und weitere Frameworks Unterstützung und einen guten Anhaltspunkt bei der Erstellung wirkungsvoller Prompts.

## Was macht einen komplexen Prompt aus?

Ein komplexer Prompt ist eine detaillierte Anweisung, die nicht nur klare Ziele definiert, sondern auch kontextuelle Informationen und spezifische Anforderungen enthält. Er reduziert Missverständnisse und verbessert die Qualität der Ergebnisse maßgeblich.

## Frameworks zur Erstellung komplexer Prompts

### **SMART-Framework**

Das SMART-Framework hilft dabei, Prompts spezifisch und zielgerichtet zu gestalten:

* **Specific**: Was genau soll die KI tun?
* **Measurable**: Woran lässt sich der Erfolg messen?
* **Achievable**: Ist die Aufgabe realistisch?
* **Relevant**: Passt sie zu den übergeordneten Zielen?
* **Time-bound**: Gibt es zeitliche Einschränkungen?

*Beispiel:*

> „Bitte erstelle innerhalb der nächsten 24 Stunden (time-bound) einen ausführlichen Bericht über die Geschäftsentwicklung unserer Firma im zweiten Quartal 2025 (specific). Der Bericht soll folgende Bereiche abdecken: Umsatz, operative Kosten, Gewinnmargen und Marktanteile (specific). Eine erfolgreiche Umsetzung lässt sich daran messen, dass der Bericht prägnant, frei von Fehlern und in einem professionellen Format präsentiert wird (measurable). Die Anforderung ist realistisch, da alle benötigten Daten vorliegen und der Bericht auf den im CRM-System enthaltenen Statistiken basieren kann (achievable). Ein solcher Bericht ist relevant, da er als Grundlage zur Entscheidungsfindung im nächsten Führungstreffen dient (relevant).“

### **RACI-Framework**

Das RACI-Framework klärt Verantwortlichkeiten und Rollen. Es steht für:

* **Responsible**: Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
* **Accountable**: Wer überprüft das Ergebnis?
* **Consulted**: Welche Informationen oder Kontexte sind notwendig?
* **Informed**: Wer wird über die Ergebnisse informiert?

*Beispiel:*

> „Du bist ein Marketingexperte (Responsible). Entwickle eine Strategie für den Markteintritt eines SaaS-Produkts (Consulted: Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen). Ich werde das Ergebnis überprüfen und freigeben (Accountable).“

### **TCR-Framework**

Das TCR-Framework strukturiert Prompts in klare Abschnitte:

* **Task**: Was soll die KI machen?
* **Context**: Welche spezifischen Informationen oder Einschränkungen gelten?
* **Result**: Wie soll das Ergebnis aussehen?

*Beispiel:*

> „Erstelle einen Bericht zur Performance des Vertriebsteams (Task) im letzten Quartal inklusive Verkaufszahlen, KPI-Analyse und Optimierungsvorschlägen (Context). Der Bericht sollte maximal zwei Seiten umfassen und in professionellem Ton verfasst sein (Result).“

Mehr dazu findest Du außerdem in den Prompting Grundlagen.

### **Chain of Thought (CoT)**

Das CoT-Framework unterstützt Schritt-für-Schritt-Analysen, z. B. für Aufgaben mit logischen oder komplexen Problemstellungen. Du erklärst der KI also strukturiert, wie sie vorgehen soll, um vom Ausgangspunkt zum Ziel zu gelangen und sorgst so dafür, dass selbst definierte Schritte zum Lösungsweg zuverlässig berücksichtigt und abgefragt werden.

*Beispiel:*

> „Analysiere die Rentabilität eines Projekts. Berechne die Einnahmen, ziehe die Kosten ab, berücksichtige mögliche Risiken und erkläre dabei jeden Schritt mit der zugrunde liegenden Logik.“

### **SCQA-Framework**

Das SCQA-Framework eignet sich ideal für erklärende oder narrative Aufgaben:

* **Situation**: Was ist der Kontext?
* **Complication**: Was ist die Herausforderung?
* **Question**: Welche Frage muss beantwortet werden?
* **Answer**: Was ist die Lösung oder der Vorschlag?

*Beispiel:*

> „Unser Unternehmen plant den Eintritt in einen neuen Markt (Situation). Es gibt jedoch lokale Wettbewerber und regulatorische Unsicherheiten (Complication). Welche Schritte sollten wir unternehmen, um erfolgreich zu starten (Question)? Erstelle eine Liste strategischer Maßnahmen basierend auf Marktforschung und Partnerschaften (Answer).“

### **Zero-Shot, One-Shot und Few-Shot Prompting**

Diese Ansätze beziehen sich auf die Anzahl von Beispielen, die der KI zur Verfügung gestellt werden:

* **Zero-Shot**: Die KI erhält nur die Aufgabe ohne konkrete Beispiele.
* **One-Shot**: Der Prompt beinhaltet eine Beispielaufgabe, die von der KI als Orientierung genutzt werden kann.
* **Few-Shot**: Du lieferst mehrere konkrete Beispiele, die das Szenario oder die gewünschte Antwort, die Du von der KI erwartest, vorstellen.

*Beispiel eines Few-Shot Prompts:*

> „Hier sind zwei Beispiele für Geschäftsanfragen. Schreibe basierend darauf eine professionelle E-Mail an einen potenziellen Geschäftspartner im Bereich nachhaltige Verpackungen.“

## Unterstützung durch Kontextdokumente

Indem Du für den Kontext relevante Dokumente hinzufügst, gibst Du der KI konkretere Grundlagen und erhältst so präzisere Ergebnisse. Um sicherzustellen, dass die Dokumente hilfreich sind und optimal von der KI genutzt werden, kannst Du folgendermaßen vorgehen:

1. Prüfe die **Relevanz** der Dokumente, indem Du analysierst, welche Informationen die Aufgabe unterstützen.
2. **Hänge** die zu dieser Aufgabe passenden Dokumente an den **Chat an**. Die AI Suite unterstützt sämtliche gängige Dateitypen, sodass Du problemlos Berichte, Tabellen, Präsentation usw. hochladen kannst.
3. Stelle bei der Formulierung Deines Prompts einen **Dokumentbezug** her, indem Du direkt auf die angehängten Informationen verweist. *Beispiel:*

   > „Erstelle eine SWOT-Analyse basierend auf dem beiliegenden Marktbericht.“

### Vorteile

Durch den Zugriff auf spezifische Daten kannst Du die **Präzision** **der Antwort maßgeblich erhöhen**. Wenn Du beispielsweise eine Formulierungshilfe benötigst, kann sich die KI an von Dir verfassten Texten und somit Deinem Schreibstil orientieren und Dir so ein auf Dich zugeschnittenes Ergebnis liefern. Durch konkrete Daten oder Szenarien kannst Du außerdem das Verständnis der KI für Deine Situation erhöhen und so ein feiner abgestimmtes Resultat erhalten.

Da mit dem Anhängen von Dateien die manuelle Eingabe von Details im Prompt selbst entfällt, profitierst Du zusätzlich von der **eingesparten Zeit**, die Dir für andere relevante Aufgaben zur Verfügung steht.

Durch die Möglichkeit der KI, sich durch individuelle Daten und Informationen stärker an Deine individuellen Anforderungen anzupassen, erzielst Du zudem **bessere und konkretere Ergebnisse**.

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## Tipps für fortgeschrittenes Prompting

* **Beispiele verwenden:** Verdeutliche komplexe Aufgaben, indem Du der KI Beispiele zur Verfügung stellst, die ein Gefühl für die Situation vermitteln.
* **Klarheit und Einschränkungen:** Definiere Ton, Stil und Länge der Antwort und steuere so, wie die Antwort genau aussehen soll. So erhältst Du schnell eine Antwort, die Du direkt weiterverwenden kannst.
* **Iterative Verbesserung:** Optimiere Deine Prompts durch Testen und Feedback. Mit der Zeit bekommst Du ein gutes Gefühl für wirkungsvolle Prompts und verbesserst Deine Fähigkeiten stetig weiter. Die Feedback-Funktion ermöglicht unserem Entwickler-Team zudem, eventuelle Schwächen zu optimieren oder Fehlverhalten zu beheben.
* **Framework-Kombinationen:** Mische unterschiedliche Ansätze, um Flexibilität zu erweitern. Dir sind keine Grenzen gesetzt - für unterschiedliche Kontexte funktionieren unterschiedliche Ansätze besser. Bestimmt findest Du aber auch Deinen ganz eigenen Stil.
* **Chain of Thought nutzen:** Bitte die KI, ihre schrittweisen Überlegungen zu erläutern. So kannst Du nachvollziehen, warum Du ein bestimmtes Ergebnis erhalten hast oder dafür sorgen, dass die KI eine gewünschte Vorgehensweise einhält.

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## Fazit

Durch sorgfältig geplante Prompts kannst Du Deine Arbeit mit KI-Modellen optimieren. Frameworks wie SMART, RACI, TCR, CoT oder SCQA bieten bewährte Strukturen, um Deine Anforderungen präzise umzusetzen. Kontextuelle Informationen, wie Dokumente, verbessern die Ergebnisse zusätzlich. Mit Praxis und Anpassung lernst Du, Deine Prompts gezielt zu verfeinern und die besten Resultate zu erzielen.


# Prompting Grundlagen
Source: https://docs.synsugar.ai/prompting/essentials

Lerne die Grundlagen für effektives Prompting in der synsugar AI Suite.

Ein klar formulierter Prompt ist entscheidend, um von einer KI präzise und hilfreiche Antworten zu erhalten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Du einen guten Prompt erstellen kannst, indem Du ihn strukturiert und zielgerichtet aufbaust.

## Merkmale eines guten Prompts

Ein effektiver Prompt schlägt immer eine klare Richtung vor und setzt sich aus drei Kernkomponenten zusammen:

* **Rolle**: Welche berufliche Rolle, Position oder Charakter soll die KI darstellen oder übernehmen?
* **Kontext**: Welche relevanten Informationen benötigt die KI? Beschreibe die Situation, in die sich die KI hineinversetzen soll - so als würdest Du sie einer Person schildern, für die die Situation unbekannt ist.
* **Ziel**: Welche Art von Antwort erwartest Du von der KI? Welches Ziel verfolgst Du damit? Gib eine konkrete Anweisung, was Du mit dem Prompt erreichen willst.

Im Folgenden findest Du einige Beispiele, wie diese Komponenten in der Umsetzung aussehen können.

### Der KI eine Rolle geben

Lege eine Rolle fest, in die sich die KI hineinversetzen soll. Typischerweise wählt man im geschäftlichen Kontext Berufspositionen. Es können aber auch Charaktereigenschaften sein.

*Beispiele:*

> * „Du bist eine Marketing-Strategin“
> * „Du bist ein Verkaufsberater“
> * „Argumentiere wie ein Visionär“
> * „Agiere wie mein größter Kritiker“

### Vermittle der KI ausreichend Kontext

Hintergrundinformationen sind wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und essentiell, damit die KI möglichst genau versteht, in welcher Situation sie Dich unterstützen soll. Dabei solltest Du Dich auf die wesentlichen Fakten konzentrieren, die für das Verständnis der Situation benötigt werden, aber nicht ausschweifen, um ein präzises Ergebnis zu erhalten.

*Beispiele:*

> * „Wir starten mit der Einführung einer neuen CRM-Software.“
> * „Unser Ziel ist die Akquise von Kunden im Automobilbereich.“
> * „In den vergangenen fünf Jahren haben wir zwei Firmen gekauft, weshalb..."

### Definiere ein klares Ziel

Beschreibe außerdem klar und deutlich, welches Ziel Du mit der Aufgabe verfolgst und was Du von der KI erwartest.

*Beispiele:*

> * „Erstelle Vorschläge für eine LinkedIn-Kampagne.“
> * „Liefere Argumente, die Automobilunternehmen von unserem Produkt überzeugen.“
> * „Wir möchten in den nächsten zwei Monaten mindestens 1000 neue Follower gewinnen.“

### Beispiel eines guten Prompts aus Rolle, Kontext und Ziel

Wenn man die drei Komponenten aus Rolle, Kontext und Ziel in einem Prompt berücksichtigt,  können der Prompt beispielsweise so aussehen:

> „Du bist ein Projektmanager. Unser Unternehmen plant die Einführung eines neuen CRM-Systems. Erstelle eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten, einschließlich der Integration der Teams und Schulung unserer Mitarbeitenden.“

Ein guter Prompt zeichnet sich nicht durch seine Länge oder Details aus, sondern vielmehr durch die Fähigkeit, in möglichst prägnanten Formulierungen eine klare Situation und Zielvorstellung zu definieren. In der Kommunikation mit Deinem Assistenten wirst Du schnell ein gutes Gespür dafür bekommen, wie Dein Assistent auf Deine Prompts reagiert und so Deine Fähigkeiten stetig verbessern.

## Tipps für klare Prompts

* **Präzision vor vagen Formulierungen**: Je spezifischer Du bist, desto besser versteht die KI Deinen Bedarf.
* **Iteratives Vorgehen**: Passe Deinen Prompt an, wenn die Antwort nicht perfekt ist. Wenn Du merkst, dass Dein Prompt nicht das gewünschte Resultat erzielen konnte, kannst Du diesen über das Stift-Symbol unterhalb des abgeschickten Prompts jederzeit überarbeiten und erhältst dementsprechend eine neue Antwort von Deinem Assistenten.

<Frame>
  <img alt="Prompt aus der Prompt-Bibliothek suchen und auswählen" />
</Frame>

* **Beispiele ergänzen**: Füge Deinem Prompt bei Bedarf gute Beispiele hinzu, um der KI zu demonstrieren, woran sie sich orientieren soll.

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Mit einer klaren Struktur und diesen Empfehlungen kannst Du die Kommunikation mit der KI gezielt und effektiv gestalten. Experimentiere ruhig, um die optimalen Ergebnisse zu erzielen!


# Schnellstart
Source: https://docs.synsugar.ai/quickstart

Hier erfährst Du von den wichtigsten Features der AI Suite, um direkt loslegen zu können.

## Willkommen in der synsugar AI Suite!

Die AI Suite ist so gestaltet, dass Du Dich schnell zurechtfindest. Sie bietet Dir eine intuitive Benutzeroberfläche und leistungsstarke Funktionen, die Dir den Einstieg in die KI-gestützte Arbeit erleichtern. Hier erfährst Du, wie Du in wenigen Schritten loslegen kannst.

Im Schnellstart lernst Du die wichtigsten Features der Suite auf einen Blick kennen. Die weiteren Dokumentationsseiten bieten Dir zusätzlich detaillierte Einsichten und Erklärungen zu allen Features der Software.

<Frame>
  <img alt="AI Suite Startbildschirm " />
</Frame>

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## Erste Schritte im Chat

Der Chat ist Dein zentraler Ausgangspunkt. Hier kannst Du direkt eine neue Konversation mit der KI starten, eine konkrete Frage stellen oder Dir bei einer Aufgabe helfen lassen. Formuliere einfach Deine Frage oder Deinen Prompt, und die KI liefert Dir direkt eine Antwort. Du kannst den Dialog fortsetzen, um weitere Details zu klären oder neue Themen anzusprechen. Alternativ kannst Du jederzeit einen neuen Chat beginnen.

[Chats](https://docs.synsugar.ai/essentials/chats) <Icon icon="message-square-text" />

## Organisiere Deine Prompts in der Prompt-Bibliothek

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  <img alt="Prompt-Bibliothek Startseite mit verschiedenen Prompts" />
</Frame>

Mit der **Prompt-Bibliothek** behältst Du jederzeit den Überblick über alle gespeicherten und mit Dir geteilten Prompts. Diese Funktion eignet sich besonders für wiederkehrende Aufgaben und erleichtert Dir die Organisation und Nutzung Deiner Vorlagen.

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  <img alt="Einen Prompt in der Prompt-Bibliothek auswählen." />
</Frame>

In der Bibliothek kannst Du alle Prompts durchsuchen und direkt auswählen. Sobald ein Prompt gefunden ist, den Du nutzen möchtest, kannst Du ihn verwenden.

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  <img alt="Einen Prompt in der Prompt-Bibliothek befüllen." />
</Frame>

Öffne dazu einen neuen Chat und klicke auf das Buch-Symbol. Wähle den gewünschten Prompt aus, fülle gegebenenfalls die enthaltenen Platzhalter aus – und schon kannst Du direkt loslegen!

[Prompts](https://docs.synsugar.ai/essentials/prompts) <Icon icon="book-open-text" />

## Nutzung spezifischer Agenten

Wenn Du eine bestimmte Aufgabe gezielt bearbeiten möchtest, kannst Du Dir einen spezialisierten Agenten anlegen und anschließend mit diesem chatten. Die Agenten sind so gestaltet, dass sie Dich bei spezifischen Aufgaben effizient unterstützen können. Sie sind mit relevanten Daten verknüpft, haben ggf. Zugriff auf interne IT-Systeme aus Deinem Unternehmen oder sind einfach bloß auf Deinen Sprachstil optimiert.

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  <img alt="Assistenten Startseite mit verschiedenen Assistenten" />
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[Agenten](https://docs.synsugar.ai/essentials/assistants) <Icon icon="bot" />

## Extrahiere Daten aus Dokumenten mit Sheets

Sheets ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Du relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenten extrahieren und strukturiert in eine Tabelle übertragen kannst. Es unterstützt unterschiedliche Dateiformate und eignet sich für vielfältige Anwendungsfälle, wie beispielsweise die Verarbeitung von Rechnungen, Anträgen oder Preislisten. Mithilfe von KI und gezieltem Prompting analysiert Sheets Deine hochgeladenen Dateien, identifiziert wichtige Informationen und überträgt sie in fest definierte Felder. Anschließend kannst Du die Tabelle durchsuchen, manuell anpassen und einfach als Excel-Datei exportieren.

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  <img alt="Extraktion von Rechnungen mit Sheets" />
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[Sheets](https://docs.synsugar.ai/essentials/sheets) <Icon icon="sheet" />

## Arbeite zusammen mit KI im Canvas

Mit Canvas schreibst Du nicht allein – Du arbeitest direkt mit einem KI-Assistenten zusammen. Bearbeite Texte nach Deinen Vorstellungen direkt im Dokument oder lasse Dir über die Chat-Oberfläche intelligente Vorschläge und Updates geben. Dank Markdown-Formatierung kannst Du Deine Inhalte einfach strukturieren und optimal gestalten.

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  <img alt="Erstellen einer Stellenausschreibung mit Canvas-Tool." />
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[Canvas](https://docs.synsugar.ai/essentials/canvas) <Icon icon="square-pen" />

## Weitere Funktionen entdecken

Die Suite bietet Dir noch viele weitere Funktionen, die Deinen Arbeitsalltag erleichtern können. Eine detaillierte Beschreibung aller Features findest Du in der vollständigen Dokumentation. Schau dort vorbei, um das volle Potential der Suite auszuschöpfen.

Das war’s schon! Du bist jetzt bereit, die Suite zu nutzen. Viel Erfolg!