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Service

Wiederkehrende Fragen wie “Wie funktioniert ein Tarifwechsel?” oder “Wann endet meine Vertragslaufzeit?” überlasten den Kundenservice, führen zu längeren Wartezeiten und steigern die Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern. Ein KI-Assistent beantwortet solche Standardfragen eigenständig, indem er Informationen direkt von der Website oder aus Dokumentationen verarbeitet. Dadurch werden Anfragen schneller bearbeitet, der Kundenservice entlastet und die Kundenzufriedenheit nachhaltig gesteigert. (Use Case Kundensupport )
Das klassische Reklamationsmanagement ist häufig geprägt von langen Bearbeitungszeiten und begrenzter Erreichbarkeit. Zudem treten immer wieder aufgrund von Unzufriedenheit der Kund:innen Konflikte auf, wobei Mitarbeiter:innen verbalen Attacken ausgesetzt sein können.Ein KI-Agent im Reklamationsmanagement kann die Qualität im Reklamationsmanagement erheblich verbessern. Der KI-Agent steht 24/7 als erster Ansprechpartner für die Kunden zur Verfügung. Er strukturiert eingehende Reklamationen, dokumentiert diese und leitet sie an die richtige Stelle im Unternehmen weiter. Die KI kann die Emotionen des Kunden optimal lesen und empathisch auf die Reklamation des Kunden reagieren. Zusätzlich kann der KI-Agent autonom entscheiden, wann weitere Informationen notwendig sind und diese eigenständig beim Kunden erfragen. In Standardfällen kann der KI-Agent sogar eigenständig ein Ersatzteil bestellen oder den Versand eines neuen Produkts an den Kunden veranlassen. Auf diesem Weg werden Reklamationen schneller abgearbeitet und eine zufriedenstellende Lösung für den Kunden gefunden.
Im Kundenservice ist die effiziente und reibungslose Koordination von Terminen ein essenzieller Bestandteil für ein positives Kundenerlebnis. Häufig führen Terminabsprachen jedoch zu Wartezeiten am Telefon und unnötigen administrativen Belastungen für das Team.Mit einem Voice AI-Agenten zur Terminkoordination wird dieser Prozess wesentlich automatisierter und kundenfreundlicher gestaltet. Die natürlich klingende, KI-Stimme nimmt eingehende Anrufe entgegen, erfasst Terminwünsche und beendet das Gespräch mit der Zusicherung, dass sich das Team um alles kümmert und sich melden wird. Nachdem der Termin geprüft wurde, erhält der Kunde bei Annahme eine Bestätigungs-SMS mit allen relevanten Details. Sollte der gewünschte Termin nicht verfügbar sein, wird ein Rückruf durch einen Mitarbeiter initiiert.
Dieser smarte Ansatz gewährleistet die Annahme der Anrufe von Kund:innen , wodurch bei diesen ein professioneller und zuvorkommenden Eindruck hinterlassen wird.

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Vertrieb

Im Vertrieb zählt nicht die Menge der Gespräche, sondern die Qualität. Das Ziel ist, mit den richtigen potenziellen Kunden zu sprechen. Lead-Qualifizierung hilft dabei, festzustellen, ob ein Lead dem idealen Kundenprofil entspricht. Dieser Prozess kann jedoch viel Zeit kosten und den Vertriebsablauf verlangsamen.Mit (Sheets) aus der synsugar AI Suite kannst Du Leads nach festgelegten Kriterien bewerten und die Ergebnisse übersichtlich in eine Tabelle einfügen. Die KI von Sheets extrahiert nicht nur Daten aus Dokumenten, sondern ergänzt auch Informationen, wie zum Beispiel eine allgemeine Bewertung der Leads. Auf Grundlage vorhandener Daten erstellt die KI eine neue Spalte und bewertet, wie gut ein Lead zum idealen Kundenprofil passt.
Vertriebsmitarbeiter fragen sich oft, wie sie den nächsten Schritt im Verkaufsprozess optimal gestalten können. Welcher Kunde ist jetzt am wichtigsten? Welche Aktion bringt mich näher ans Ziel? Und welche Botschaft erzielt die gewünschte Wirkung? Ohne klare Struktur oder bei Unsicherheiten kann es passieren, dass ein Lead nicht optimal angesprochen wird und es dadurch nicht zum Abschluss kommt.Ein KI-Sales Coach in der synsugar AI Suite erstellt in Echtzeit gezielte Empfehlungen und fungiert als kluger Sparringspartner. Die KI analysiert unternehmensspezifische Daten aus dem angebundenen CRM-Tool, z.B. den aktuellen Status im Vertriebsprozess und bisherige Kundeninteraktionen. Darauf basierend schlägt die KI die passenden nächsten Schritte vor, wie zum Beispiel einen Anruf, ein individuelles Angebot oder eine erneute E-Mail zum nachfassen und unterstützt bei der entsprechenden Ansprache.
Viele Mitarbeiter im Vertrieb fangen bei der Angebotserstellung immer wieder bei null an. Obwohl bereits zahlreiche ähnliche Angebote in der Vergangenheit erstellt wurden, werden diese oft nicht erneut genutzt oder sind schwer auffindbar. Das führt zu doppelter Arbeit, verschenkter Zeit und einer inkonsistenten Struktur in den erstellten Dokumenten.Mit der synsugar AI Suite und dem Feature (Canvas) gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Canvas ermöglicht es, bestehende Templates und frühere Angebote schnell zu finden und als Grundlage zu nutzen. Die KI erkennt relevante Inhalte aus der Datenbank und schlägt passende Bausteine vor. So können Vertriebsmitarbeiter Angebote effizient erstellen, die auf bewährten Vorlagen basieren, und sich darauf verlassen, dass sie professionell und vollständig sind. Das spart Zeit und sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität der Angebote.
Das Entscheidende im Vertrieb ist das tiefe Verständnis des Kunden. Doch oft fehlen Vertriebsmitarbeitern alle relevanten Informationen, um schnell Entscheidungen zu treffen. Das liegt daran, dass Kundendaten fragmentiert oder schwer zugänglich sind. Die Suche nach der Historie, offenen Deals oder ausstehenden Angeboten kostet zusätzlich wertvolle Zeit.Mit einem KI-Assistenten in der synsugar AI Suite können alle wichtigen Kundeninformationen in Sekundenschnelle abgerufen werden. Die KI sammelt Daten aus verschiedenen angebundenen Systemen, wie dem CRM, E-Mails oder anderen internen Datenbanken, und stellt diese in einer verständlichen Form dem Nutzer zur Verfügung. Dadurch wird ein schneller Überblick über Bestellhistorien, aktuelle Leads oder potenzielle Abwanderungsrisiken ermöglicht. Verkaufschancen können so besser priorisiert und Kundenbeziehungen gezielt ausgebaut werden.

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Personalabteilung

Die Erstellung von einer Vielzahl an Stellenanzeigen ist aufwendig und zeitintensiv vor allem dann, wenn unterschiedliche Abteilungen individuelle Anforderungen haben. Neue Anzeigen müssen regelmäßig von Grund auf formuliert werden, was zu einem hohen Arbeitsaufwand und einer uneinheitlichen Außenwirkung führt.Ein KI-Assistent in der synsugar AI Suite kann hier Abhilfe schaffen. Dieser ist an die interne HR-Software angebunden und kann so auf bereits erstellte Stellenanzeigen der jeweiligen Abteilung zugreifen. Im Stil der entsprechenden Abteilung generiert die KI neue Ausschreibungen, die zudem auf die Spezifikationen der neuen Position zugeschnitten sind. Zusätzlich erleichtert die Canvas Funktion die Überarbeitung, indem sie es ermöglich direkt Anpassungen im Text vorzunehmen. So sparen HR-Teams wertvolle Zeit und stellen sicher, dass Stellenanzeigen professionell, konsistent und zielgerichtet erstellt werden.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist entscheidend für einen erfolgreichen Einstieg, aber auch oft mit vielen Fragen verbunden. Mitarbeiter wollen wissen, welche Dokumente sie einreichen müssen, wie Prozesse ablaufen oder wo sie bestimmte Informationen finden können. Dieses Hin und Her kostet Zeit und belastet die Personalabteilung.Ein KI-Assistent in der synsugar AI Suite macht das Onboarding kurzweilig und personalisiert möglich. Der Assistent beantwortet typische Fragen zu Prozessen, Aufgaben und benötigten Dokumenten direkt – basierend auf einer integrierten Wissensdatenbank und FAQ-Liste und stellt zudem noch Querverweise zu verwandten Themen und Fragestellungen her. So werden neue Kollegen optimal auf ihre neue Rolle im Unternehmen vorbereitet, sie können eigenständig auf die für sie relevanten Ressourcen zugreifen und das ganze macht auch noch viel Spaß. Das sorgt für einen reibungslosen Start ins Unternehmen.

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Controlling & Finance

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Marketing & Kommunikation

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IT

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Management

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Prozessmanagement

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Produktion