Sheets

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Was sind Sheets?

Sheets ist ein Tool, mit dem Du aus verschiedenen Dokumenten oder Dateien, Informationen extrahieren und in eine Tabelle übertragen kannst. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Dateiformate und Anwendungsfälle handeln.

Ein typisches Beispiel ist die Extraktion von Informationen aus Rechnungen. Du kannst mit Sheets aber auch Informationen aus verschiedenen Anträgen, Preislisten oder Angebotspräsentationen extrahieren und strukturiert in eine Tabelle übertragen. Durch fest definierte Felder und gezieltes Prompting kann die KI Deine Dokumente analysieren, die richtigen Informationen finden und in die Tabelle übertragen.

Anschließend kannst Du die Informationen in der erstellten Tabelle durchsuchen und manuelle Änderungen vornehmen.

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Alle Funktionen im Überblick

• Neues Sheet anlegen: Erstelle ein neues Sheet, das auf Deinen Anwendungsfall angepasst ist. Definiere ein Datenmodell und wähle ein passendes LLM aus.
• Daten extrahieren: Sobald Du Deine Dokumente in ein Sheet hochgeladen hast, startet die Extraktion der Daten.
• Daten manuell bearbeiten: Bearbeite die Ergebnisse in Deinem Sheet oder lösche ganze Zeilen raus.
• Daten exportieren: Exportiere Deine fertige Tabelle ganz einfach als Excel-Datei.

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Ein neues Sheet erstellen

Um ein neues Sheet zu erstellen, klicke auf “Neues Sheet” und Du gelangst in die Konfiguration. Hier kannst Du in drei Schritten definieren, welche Daten aus Deinen Dokumenten extrahiert werden sollen.

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Allgemeine Informationen

Zunächst gibst Du Deinem Sheet einen Namen und eine passende Beschreibung. So kannst Du festlegen, welchen Zweck Dein Sheet erfüllen soll und kannst es später leichter wiederfinden.

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Modell auswählen

Unter „Modell“ kannst Du ein LLM (Large Language Model) auswählen, mit dem Du später die Daten extrahieren wirst. Alle dort verfügbaren Modelle sind von Deinen Administratoren freigegeben und können von Dir genutzt werden. Grundsätzlich empfehlen wir für Sheets Modelle mit möglichst großem Output-Tokens, wie z.B. gemini-1.5-flash oder gpt-4o.

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Struktur definieren

Unter „Struktur“ definierst Du das Datenmodell, welches Deinem Sheet zugrunde liegt. Hier kannst Du „Felder“ anlegen, die später die Spaltennamen Deiner Tabelle darstellen. Pro Feld musst Du Folgendes definieren:

• Name: Definiere für das Feld einen eindeutigen Namen, z.B. Rechnungsnummer
• Typ: Wähle den passenden Datentyp, der zum Inhalt dieses Felds passt, z.B. Zahl
• Prompt: Beschreibe mit einem Prompt möglichst exakt, welche Information extrahiert werden soll, z.B. Extrahiere die eindeutige Rechnungsnummer

Optional kannst Du einem Feld Validierungsregeln hinzufügen.

• Pflichtfeld: Lege fest, ob es sich bei diesem Feld um ein erforderliches Pflichtfeld handelt, welches immer gefüllt sein muss.
• Minimale und maximale Länge: Definiere Regeln für die minimale und maximale Länge der extrahierten Daten.
• Regex-Muster: Prüfe die extrahierten Daten auf ein bestimmtes Format.
• Standardwerte: Hinterlege einen Standardwert, der eingesetzt wird, falls die KI keinen passenden Wert in den Dokumenten finden kann.

Wenn Du fertig mit der Konfiguration bist, speichere Dein Sheet ab, um es anschließend zu verwenden.

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Dein Sheet nutzen und Daten extrahieren

Um Daten aus Dokumenten zu extrahieren, wähle Dein Sheet aus der Übersicht aus. Wenn Du das Sheet noch nicht benutzt hast, siehst Du zunächst eine leere Tabelle mit den Feldnamen in den Spalten.

Lade jetzt Deine Dokumente hoch oder ziehe sie per Drag-and-Drop in die Tabelle. An dieser Stelle kannst Du gleich mehrere Dateien auswählen und hochladen. Anschließend startet Dein Sheet sofort mit der Extraktion der Daten. Die KI analysiert jedes Dokument einzeln und füllt die definierten Felder nach und nach aus. Das kann durchaus mal ein paar Sekunden dauern.

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Fehlende Daten werden rot hervorgehoben

Daten, die in den hochgeladenen Dokumenten nicht gefunden werden können, werden in den entsprechenden Zellen farblich rot hervorgehoben. Dies ist besonders nützlich, um schnell einen Überblick zu bekommen, wo Daten entweder falsch ausgelesen wurden oder gar nicht in einem Dokument vorhanden sind.

Eine Zelle wird ebenfalls rot markiert, wenn die extrahierten Daten nicht mit der Validierungsregel überein stimmen. Wenn Du beispielsweise Rechnungen verarbeitest und sicherstellen willst, dass kein Rechnungsdatum vor einem bestimmten Stichtag liegt, kannst Du dies mit einer Validierungsregel prüfen lassen. Sollte doch eine Rechnung mit einem älteren Rechnungsdatum dabei sein, wird die entsprechende Zelle in Deinem Sheet rot markiert.

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Extrahierte Daten manuell anpassen

Die extrahierten Daten kannst Du bei Bedarf manuell anpassen. Besonders die farblichen Markierungen ermöglichen eine schnelle Übersicht, welche Werte Du unter Umständen nochmal prüfen solltest.

Klicke auf “Daten bearbeiten” und anschließend auf die Zelle, die Du ändern willst. Anschließend kannst Du Deine Änderungen speichern.

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Sheet exportieren

Wenn Du fertig bist, kannst Du die Ergebnisse als Excel-Datei exportieren. So kannst Du mit den Daten anschließend weiter arbeiten, oder sie in einer Wissensdatenbank in der AI Suite hochladen.

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Dein Sheet mit Anderen teilen

Optional kannst Du Dein Sheet mit Deinen Kolleg:innen teilen. So könnt ihr das Sheet gemeinsam nutzen. Öffne dafür Dein Sheet und klicke rechts oben auf “Privat”. An dieser Stelle kannst Du Dein Sheet für einzelne Personen freigeben, oder einer ganzen Gruppe Zugriff geben.

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Deine Sheets verwalten

In der Übersicht siehst Du alle Sheets, die entweder Du angelegt hast oder die mit Dir geteilt wurden. Hier kannst Du Deine Sheets verwalten.

• Suchen: Nutze die Suche, um bereits erstellte Sheets schnell zu finden. In der Suche kannst Du einfach nach Stichwörtern suchen und behältst so den Überblick.
• Filtern: Mit “Meine Sheets” findest Du schnell alle Sheets, die Du selbst erstellt hast.
• Ansichten anpassen: Wechsle zwischen Spalten- und Kachelansicht, um schneller einen Überblick über alle vorhandenen Sheets zu bekommen.
• Neues Sheet erstellen: Klicke auf „Neues Sheet“, um ein neues Sheet anzulegen.