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Wissensdatenbank Startbildschirm

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Übersicht bestehender Wissensdatenbanken

Im Bereich Wissen erhältst Du eine Übersicht aller verfügbaren Wissensdatenbanken. Dazu zählen Deine selbst erstellten, aber auch alle, die mit Dir geteilt wurden. Hier kannst Du bestehende Datenbanken einsehen und deren Details bearbeiten, indem Du darauf klickst.

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Neue Wissensdatenbank anlegen

Oben in der Übersicht findest Du die Option Wissensdatenbank erstellen. Dort kannst Du eine neue Datenbank anlegen, die Du zunächst definierst und beschreibst und anschließend mit Daten füllst.

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Wissen einen Namen und Beschreibung geben

Im ersten Schritt gibst Du der Datenbank einen klaren Namen, der ihren Zweck beschreibt. Ergänze eine Beschreibung, um den Inhalt und die Funktionalität zu erklären. So weißt Du jederzeit, was Du in der Datenbank hinterlegt hast und ermöglichst Anderen, die ebenfalls darauf zugreifen dürfen, das Wissen schnell effizient nutzen zu können. Wenn Du fertig bist, kannst Du die Wissensdatenbank oben rechts erstellen.
Wissensdatenbank erstellen

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Daten manuell hochladen

Beim Hinzufügen von Dateien zur Wissensdatenbank kannst Du Dateien manuell hochladen und direkt speichern. Ob Du die Dateien allgemein zur Wissensdatenbank hinzufügst oder gezielt in einem bestimmten Unterordner speicherst, bleibt Dir überlassen. Um eine Datei hinzuzufügen, klicke auf Dateien und wähle anschließend Dateien Hochladen aus. Diese Funktion erleichtert Dir die Organisation und Verwaltung Deiner Inhalte.

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Daten per API ins Wissen laden

Unter API findest Du alle relevanten Informationen, um Daten über eine technische Schnittstelle in Deine Wissensdatenbank zu laden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn du sehr viele Dateien auf einmal in eine Wissensdatenbank importieren willst. Wenn Du eine neue Wissensdatenbank erstellst, wird automatisch eine Wissens-ID und ein API-Schlüssel angelegt. Kopiere diese beiden Informationen und füge sie in Deinen Programmcode ein. Jetzt bist Du bereit, Deine Wissensdatenbank per API mit Deinen Daten zu befüllen.
Wissensdatenbank API Anbindung

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Alle vorhandenen Dateien einsehen

Unter Dateien siehst du alle Dateien, die in Deiner Wissensdatenbank erfolgreich hochgeladen wurden und Dir nun zur Verfügung stehen. Anhand des Status kannst Du sehen, ob die Indizierung Deiner Dokumente bereits abgeschlossen ist. Dateien, die gerade noch indiziert werden, haben den Status Pending. In der Übersicht siehst Du außerdem, wann eine Datei hochgeladen wurde und welche Dateigröße sie hat. Mit Klick auf die drei Punkte kannst Du Dir die ganze Datei anzeigen lassen oder herunterladen.
In die Wissensdatenbank importierte Dateien überprüfen

Direkt daneben findest Du den Tab Unvollständige Daten. Hier werden alle Dateien gelistet, die entweder noch nicht fertig indiziert sind oder, die nicht korrekt verarbeitet werden konnten. Falls Du eine Datei in der Übersicht mit den erfolgreich verknüpften Dokumenten vermisst, findest Du sie möglicherweise hier. Analysiere die fehlerhaften Dateien, um herauszufinden, warum diese nicht ins Wissen indiziert werden konnten. So kannst Du schnell dafür sorgen, dass alle notwendigen Dateien in der Wissensdatenbank landen.
Überprüfung unvollständiger Dateien

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Dein Wissen mit Anderen teilen

Mit dem integrierten Rechtemanagement kannst Du die Zugriffsrechte Deiner Wissensdatenbank individuell anpassen. Du hast die Möglichkeit, Rechte entweder global für alle Nutzer oder gezielt für einzelne Personen oder Gruppen zu vergeben. Nachdem Du Deine Wissensdatenbank angelegt hast, erreichst Du über den „Geteilt“-Button die Übersicht zur Verwaltung der Freigaben. Dort kannst Du entscheiden, ob die Datenbank global freigegeben werden soll, sodass sie für jeden sichtbar und nutzbar wird, oder ob Du eine gezielte Freigabe wünschst. Bei der gezielten Freigabe kannst Du entweder einzelne Nutzer unter „Nutzerzugriff“ oder bestimmte Gruppen unter „Gruppenzugriff“ auswählen. Nach der Auswahl legst Du die Bearbeitungsrechte fest. Mit der Option „Betrachter“ erlaubst Du es Nutzern, die Datenbank ausschließlich einzusehen, ohne Änderungen vornehmen zu können. Wählst Du die Option „Bearbeiter“, erhalten die Nutzer das Recht, Inhalte hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Mit der Berechtigungsstufe „Eigentümer“ überträgst Du die vollständige Kontrolle, sodass die Person die Datenbank nicht nur bearbeiten, sondern auch weiter teilen kann, als hätte sie die Datei selbst erstellt. Mit diesem flexiblen Rechtemanagement stellst Du sicher, dass nur die richtigen Personen den passenden Umfang an Zugriff auf Deine Wissensdatenbank erhalten.

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Assistenten mit Wissen verknüpfen

Assistenten mit einer Wissensdatenbank verknüpfen.
Du kannst Deine Assistenten direkt mit Wissensdatenbanken verbinden, sodass sie diese als Wissensgrundlage nutzen. Die Verknüpfung erfolgt über die Einstellungen des Assistenten und ist in wenigen Schritten abgeschlossen. Öffne zunächst die Einstellungen des Assistenten und navigiere zum Bereich „Tools“. Dort findest Du die Option „Interne Wissensdatenbanken“. In diesem Abschnitt kannst Du gezielt die Wissensdatenbanken auswählen, die der Assistent nutzen soll. Nach der Verknüpfung greift der Assistent automatisch auf die hinterlegten Informationen zu und integriert sie bei Bedarf in seine Antworten. Assistenten

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Persönliches Wissen

Jeder Nutzer hat außerdem seine persönliche Wissensdatenbank. Diese ist nur für Dich und Du erhältst so maximal personalisierte Antworten der AI Suite. Du entscheidest selbst, auf welche persönlichen Dateien Dein Assistent zugreifen darf.

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Vorteile

Eine korrekte Einrichtung der Wissensdatenbanken ist essentiell für die optimale Funktionsweise Deiner Assistenten. Mithilfe der Schnittstelle kannst Du so jederzeit aktuelle und vollständige Informationen an Deinen Assistenten weitergeben, auf die dieser sonst keinen Zugriff hätte. Das ermöglicht Dir eine enge und präzise Zusammenarbeit mit der Künstlichen Intelligenz, da Deine spezifischen Daten und Informationen berücksichtigt werden können, ohne dass sie Deine Cloud verlassen. In der Konfiguration erhältst Du außerdem einen gut strukturierten Überblick, welche Daten erfolgreich in die Wissensdatenbank integriert wurden und wo Probleme aufgetreten sind. So kannst Du fehlerhafte Daten schnell identifizieren und beheben. Die Wissensdatenbank bietet außerdem mehr Effizienz und Zeiteinsparung bei der Beantwortung von Nutzeranfragen, da sie bei jeder Anfrage von der KI berücksichtigt wird.